Caroline Webb（Webb是咨詢公司Sevenshift的CEO，也是麥肯錫公司之前的合伙人和咨詢師。）在她的書《如何擁有美好一天》中寫道：“‘會議’這個(gè)詞在某種程度上成為一個(gè)不令人愉悅的詞匯了，當(dāng)你聽到有人說‘我一整天都開會’，你會覺得很令人遺憾而不是感到嫉妒。她的書中記錄了從事咨詢工作16年來積累的最佳案例實(shí)踐。她發(fā)現(xiàn)，我們之所以不喜歡開會，是因?yàn)椤拔覀兓颂嗑﹃P(guān)注我們正在討論什么，像是我們正在看的文件，我們需要做的決定，我們要通過的決定等，但是我們花了很少的時(shí)間關(guān)注我們?nèi)绾芜M(jìn)行我們的交流?！?/p>

以下是Webb教給你計(jì)劃和參與會議的步驟，通過這些步驟，你將發(fā)現(xiàn)“會議”將不再是可怕的詞語了。

1. 提前準(zhǔn)備好會議議程

當(dāng)沒有提前安排議程時(shí)，會議就很容易脫離跑道。在你踏進(jìn)會議室或者咖啡店之前，請問一下自己下面的問題：

? 你最重要的要完成的事情是什么？

? 今天，你最關(guān)注的是什么，或者你最想關(guān)注的是什么？

? 哪些事情會阻礙你關(guān)注重要的事情呢，你又打算如何克服呢？

? 你的同事們從這個(gè)會議可以得到一些什么？

如果是你負(fù)責(zé)設(shè)置議程，你要把計(jì)劃安排的稍微寬松一點(diǎn)兒，才能更順暢的回到工作中，而不是利用上所有時(shí)間。要將討論點(diǎn)設(shè)置成問題，讓交流進(jìn)展下去。例如，設(shè)置為“我們怎么才能提高我們的交流水平？”，而不僅僅是“小組討論”。

2. 引導(dǎo)大家積極的探討問題

不管會議的目的是什么，最好都要有一個(gè)積極的開始，像是“目前事情進(jìn)展的如何了？”

Webb在書中寫道：“通過問問題的方式來設(shè)置一些有合作意義的目標(biāo)，比如：“會議結(jié)束時(shí)我們要達(dá)到什么目的？我們要達(dá)到這個(gè)目的，最佳的方式是什么？”

她鼓勵(lì)你多設(shè)置像這樣的問題，即使你并不是會議的主要參與者。如果你是負(fù)責(zé)人，認(rèn)真考慮“無設(shè)備”的會議規(guī)則，以確保會議不會因?yàn)槟銏F(tuán)隊(duì)的成員偷看手機(jī)或者用筆記本電腦記筆記而拖延會議時(shí)間。

3.學(xué)會一些保持會議不那么乏味的招數(shù)

最糟糕的會議狀況是，一個(gè)人接著一個(gè)人發(fā)言，然而沒有一個(gè)人在聽。別忘了，你坐在第一排的原因就是要帶動(dòng)每一個(gè)人的興趣。Webb給了幾個(gè)關(guān)鍵的參考意見：

? Webb寫道：“合適的時(shí)候，你可以通過那些對你的同事或者客戶有影響的現(xiàn)實(shí)生活中的例子來說明你的觀點(diǎn)”。

? 把很長的評述拆解為幾個(gè)簡單理解的部分——例如，有三點(diǎn)原因讓我堅(jiān)持這個(gè)觀點(diǎn)。一是......二是......三是......

? 當(dāng)你覺得有必要不贊同或需要關(guān)注你同事的一個(gè)觀點(diǎn)時(shí)，不要立即打斷發(fā)言，這會使他們有所保留。相反，找到你喜歡的基本想法還是其背后的意圖是什么，然后解釋為什么你認(rèn)為有更好的方法。

? 如果你沒用從你的同事那里獲得你需要的東西時(shí)，別害怕，盡管開口問。

4. 確保討論是有價(jià)值的

真正糟糕的會議會導(dǎo)致兩個(gè)極端：每一個(gè)人都假裝別人的觀點(diǎn)非常棒，另一個(gè)極端就是沒有一個(gè)人認(rèn)同他人的觀點(diǎn)。

Webb表示：“不要培養(yǎng)群體思維的感覺。即使你喜歡你同事的一個(gè)想法，隨意唱唱反調(diào)，看看他們是否能捍衛(wèi)自己的計(jì)劃，展示一下他們是否已經(jīng)認(rèn)為自己的觀點(diǎn)非常牢靠，并準(zhǔn)備應(yīng)對潛在的障礙了?！?/p>

在另一方面，如果每個(gè)人都感到沮喪和爭吵，那么，你需要在每個(gè)人都同意的地方介入和澄清。向著達(dá)成最重要議題的方向工作，并接受有一些事情不是每一方都能認(rèn)同的。很多時(shí)候，Webb指出，會議中的分歧與會議的目的并不相關(guān)，因此，很有必要列出與會議不相關(guān)的問題之后討論，好讓會議繼續(xù)下去。

5. 理智處理會議中的負(fù)面情緒

無論你計(jì)劃得多好，都有人可能帶著壞情緒走進(jìn)會議室，但你不要用壞情緒來應(yīng)對壞情緒。

她還表示：“如果有人正在煩悶，請記住，他們很可能是因?yàn)橐恍┏Ｒ姷恼T因：被排斥，不公平，感覺沒有受到重視，缺乏自主性，缺乏能力，他們的價(jià)值觀構(gòu)成威脅，或不確定性?！?/p>

為了改善這種情況，抵制自己不良情緒的產(chǎn)生，需要理性看待你同事的行為。確定為什么他們在哪些方面感到被威脅，然后冷靜下來，直接解決他們關(guān)注的問題之源。

6. 記得完美的結(jié)束你的會議

如果沒有適當(dāng)?shù)慕Y(jié)論，一個(gè)進(jìn)展良好的、有效率的會議也會有被浪費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。在經(jīng)歷一個(gè)很長時(shí)間的討論后，人們很容易就忘記進(jìn)行“下一步”了。

Webb寫道：“會后用少量的時(shí)間去回顧一下關(guān)鍵的決策或者是一些結(jié)論是非常不錯(cuò)的?！?/p>

7. 當(dāng)然會議數(shù)量越少越好

Webb寫道：“很多人討厭會議是因?yàn)樗麄兊男谐讨杏刑鄷h了。即使有價(jià)值的會議是有益的，但是也不能太多?！?/p>

跟隨上面Webb的一些建議，提高會議效率，然后再看看結(jié)果如何。如果你是剛剛上班的新人，你覺得有太多時(shí)間被浪費(fèi)在開會中了，你可以見一下你的經(jīng)理，看看是否可以通過減少無效會議而使得整個(gè)團(tuán)隊(duì)更有效率。如果你是高層，看看你的時(shí)間表，再看看你的員工中是否有可以代替你參加會議再向你匯報(bào)的人。無論您是精簡會議或從日程中刪除會議，永遠(yuǎn)不要忘記，它不應(yīng)該是一個(gè)痛苦的義務(wù)，而是一個(gè)進(jìn)行工作合作的機(jī)會。

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