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ERP這東西,有國產(chǎn)的、有進口的;有C/S版的、有B/S版的;有幾百萬幾千萬一套的,也有幾萬幾十萬的,據(jù)說還有幾千塊的;有開發(fā)商親自出來吆喝的,也有只通過合作伙伴賣的。CIO們這邊考察完供應商那邊再考察用戶,聽過不少課、也看了很多方案,天天都有供應商追著問,那到底買誰的?
“選型重要啊!”所有人都這么說?;ㄥX的這么說,掙錢的也這么說。
可到底該怎么選型呢?
選型選什么?影響系統(tǒng)的因素
“購買信息技術的唯一原因是為了改進一家公司的業(yè)務運作方式”。實施ERP項目之前的選型就是要確定——誰能夠快捷有效的幫助你改進業(yè)務運作方式,當然,是在你經(jīng)濟承受范圍之內(nèi)。
因此有專家建議,ERP選型不能僅僅選擇軟件、價格,要從整個系統(tǒng)角度考慮。選型需要考慮的因素包括:
1、選公司:選擇商譽卓著,經(jīng)營績效良好,經(jīng)驗豐富的公司;
2、選產(chǎn)品:最好選擇既能滿足企業(yè)長期發(fā)展的需要又能滿足未來多樣化的需求,而且質(zhì)量穩(wěn)定維護容易的產(chǎn)品;
3、選實施:企業(yè)希望能在最短的時間內(nèi)開始使用。實施方法、實施過程與策略、實施所需時間是企業(yè)必須掌握的重要選型因素,方法和策略是降低風險的有效手段;
4、選服務:選擇那些擁有完善的售后服務機制的公司,以便未來選擇其提供的不同類型、多地點及時響應的服務;
5、選價錢:在各方面的條件都一致時,當然應該選擇成本較低廉的解決方案。
選型靠什么?選型組各類人員
為什么大家對ERP不敢輕易投入,選型而不敢定型?除了ERP對企業(yè)發(fā)展的影響太大之外,還由于企業(yè)對ERP的了解不夠而導致的一些擔心:怕時機不當、怕定位不準、怕需求不清、怕投入不定、怕……
其實選型最怕的是選型組的人員不行,這才是選型的關鍵!選型同企業(yè)的其它經(jīng)營活動一樣——以人為本,有了合適的人還有什么可怕的呢?問題是大部分企業(yè)沒有那么合適的一個團隊,這就是我們談ERP選型組、談紅臉黑臉的原因所在。
一般來說,選型組“人員不行”有兩個方面:一是人員班子搭配不合理;二是人員對信息產(chǎn)品的購買技巧不足。
班子問題是大問題。ERP項目關乎企業(yè)的未來,企業(yè)不能把ERP的選型隨隨便便的交給個什么人去辦,即便這個人是老板自己。ERP選型應該由一個通力合作的小組來完成,在這個小組里,人們各司其職,擔當各自的角色,發(fā)揮各自的作用。一個合格的ERP選型組里至少要有這樣一些人:
1、使用人員:可能是銷售、采購、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)的人員,一般是他們最早提出實施ERP并對ERP應該解決什么問題提出要求,因為他們需要利用ERP技術滿足其日常商務活動需要。雖然目前由于種種原因,ERP采購驅(qū)動者的角色往往由高層或信息部門充當,但無論如何,具體使用人員應該參與到選型活動中,隨時提出這樣的問題——“哪種ERP更能夠提供競爭優(yōu)勢、降低成本、或者推進商業(yè)目標的實現(xiàn)?”
2、 IT技術人員:他們來自信息部門,在選型組中扮演技術顧問的角色。他們用技術術語來說明商務需要、進行技術方案交流、決定需要購買哪些支持技術、對產(chǎn)品測試、對新系統(tǒng)進行維護。他們除了考慮對現(xiàn)有系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、硬件的繼承性之外,還要考慮——“ERP在我們的環(huán)境中能夠象預期那樣的運轉(zhuǎn)嗎?”
3、財務人員:來自財務部門,有些公司可能由高層管理者直接充當這個角色。他們需要對項目進行成本收益分析、計算幾個最主要的商務難題的成本、比較各種可選方案對公司財務的影響,同時還要分析項目延期和變動對成本收益的影響。在選型組中,他們的問題是——“這是最具成本效益的選擇嗎?”
4、談判人員:通常來自采購部門、行政管理部門或法律部門。他們參與選型的目的是盡可能獲取最優(yōu)惠的價格和條款、幫助供應商從商業(yè)角度而不是技術的角度來完成交易方案、引導供應商做出靈活的交易和分擔風險的承諾,最后在簽約過程中贏得交易。他們要引導選型組考慮——“怎樣和供應商達成對我們最有利的交易?”
5、高層管理者:ERP是一把手項目,選型組中一定要有可以代表整個企業(yè)的高層管理者,也免得選型組群龍無首、議而不決。高層管理者的任務是制定采購標準、做出采購決策、監(jiān)控雙方遵守合同的情況并執(zhí)行合同。只有他們才可能發(fā)出最深層次的疑問——“值得嗎?做不做?”
ERP選型靠的是整個選型班子,如果選型組里角色不夠,就要好好考慮考慮了,現(xiàn)有的這些人能夠囊括所有這些角度、提出所有這些問題嗎?ERP選型需要考慮使用人員滿意度、重大目標的實現(xiàn)、預期節(jié)約額等眾多因素,沒有上述這些角色,你無法充分了解了成功的定義,因而無法知道如何衡量成功。
選型玩什么?紅臉與黑臉技巧
如同所有的購買活動一樣,ERP選型需要很多技巧。很少有企業(yè)的選型班子對信息產(chǎn)品的采購具有豐富的經(jīng)驗,即便我們配備了上述五個類型的角色。事實上,選型組中每個角色的職責和專業(yè)要求都不易達到,這就要求我們充分發(fā)揮團隊的作用。選型的最終目的是達成一筆合適的采購ERP的交易,而團隊就要在供應商面前唱一出有人扮紅臉有人扮黑臉的選型戲。因此,在這里也把幾個既適合團隊使用、又不需要太多專業(yè)背景的技巧稱為紅臉技巧和黑臉技巧介紹給大家。
紅臉技巧之一:大張旗鼓
既然選型組里已經(jīng)有高層管理者和其他各種角色的參與,就一定要告訴供應商你們對ERP的選型是非常重視的。通過大張旗鼓的表達對ERP項目選型的重視,向供應商傳遞出的潛消息是——項目實施的概率大、項目投入的資金可能比較多。而對于這樣的項目,供應商也會相應的更加重視,在人員安排、方案制作、價格方面的優(yōu)先級都會更高一些。
高層管理者和選型組對項目的重視還可以傳遞出其他方面的信息:企業(yè)對ERP選型是非常嚴肅的,并且選型是由一個班子而非任何一個人來完成的,可以獲得供應商的尊敬,使那些做事不規(guī)范的供應商盡量少做些小動作。
紅臉技巧之二:引魚上鉤
引魚上鉤的主要策略是:通過拋出一些“利好消息”以獲取當前的收益。
例如通過表達對供應商和產(chǎn)品的興趣以獲得對方的投入。在與供應商的接觸中對對方的“產(chǎn)品技術”、“管理思想”、“顧問水平”表示贊賞,使對方感到在這輪競爭中已經(jīng)確立了一些優(yōu)勢,只需“再作一次培訓”、“提交一份更有深度的建議書”“……”就可以落單了,不怕供應商不賣力氣。
不用擔心給對方信心后無法收場,你隨時都可以拋出任何理由打發(fā)走那些被鉤住的供應商。也不用擔心你的關注導致對方不肯在價格上讓步,到時候再拋出一些“特大利好”,比如“我要大量購買使用許可”、“多家分廠一起購買”、“所有產(chǎn)品分期實施一次簽約”,你還怕拿不到折扣?
紅臉技巧之三:守株待兔
ERP供應商在你的項目上投入人力物力越多,你在談判中的主動權就越多。ERP廠商自己有時也會陷入不理性的陷阱,越投入越舍不得撤出,銷售代表希望追回前期的沉沒成本就會不斷追加投入,對你的讓步越來越多。
注意要及時表達自己的誠意,不要拖到對方筋疲力盡,那就不是我們的紅臉技巧了。判斷對方的讓步程度,要選擇適當?shù)膮⒄拯c,不能按照對方最初的報價,不能按照其他公司的報價,同行業(yè)、同規(guī)模公司的投入也不是最適合的參考,還是要和自己的最佳選擇比較。
紅臉技巧之四:“戰(zhàn)略合作”
如果你的手頭有一些可以用來與目標供應商交換的牌,記得及時把它打出來。對雙方來講,最好的辦法是“戰(zhàn)略合作”。例如目標供應商在你所在行業(yè)、所在地區(qū)的成功案例不多,而你在這兩方面恰恰又有相當?shù)挠绊懥?,你就可以以?zhàn)略合作的名義與對方進行談判,這是一個雙贏的策略。
黑臉技巧之一:制造恐懼
所謂“一張一弛文武之道”,有人扮紅臉有人扮黑臉才是一臺戲,因此,通過黑臉技巧直接給供應商打壓也是必要的。其中最有力的手段就是在供應商中制造恐懼,告訴他們“雖然我們不懂ERP,但有很多懂ERP的人在和你競爭?!?/p>
多和供應商談談他們對手的競爭優(yōu)勢,有利于你控制選型的過程。不會在只有一個備選商的情況下簽約,也不會完全按照供應商的時間步驟安排項目進度,或者在供應商的甜言蜜語下忘了ERP的目標是什么。
黑臉技巧之二:分而治之
如果和你打交道的一直是銷售代表,可以肯定,在服務質(zhì)量和價格上你都得不到更多的好處。在你有一個團隊的情況下,你完全可以要求供應商也有一個對應的團隊來配合你的選型。分而治之的目的是從不同的角度獲得不同的承諾。
和顧問對話,落實你的技術問題;和銷售經(jīng)理對話,落實你的價格折扣;和對方高層對話,你可以考慮落實長期合作的問題,畢竟“預測自己對信息技術的需求是很難的。這并不僅僅是因為技術環(huán)境變化之迅速,與技術并無聯(lián)系或只有部分聯(lián)系的商業(yè)事件都會改變這種需求,并對現(xiàn)有的協(xié)議或系統(tǒng)造成壓力?!?/p>
黑臉技巧之三:時間壓迫
如果你對項目有足夠的信心,可以要求供應商在很短的時間內(nèi)拿出項目的投標價格,供應商可能因為對投標信心不足、對項目困難估計不足、或其他原因而報出較低的價格。
如果你對價格如此敏感,你還可以考慮另一種時間壓迫的辦法?!罢勁姓邆儠ㄙM大量時間討論一些可能不會出現(xiàn)的不利情況”,定型之前,選型組永遠有討論不完的問題——即使它們出現(xiàn)的概率極小。用這些小概率問題拷問供應商,直到他們受不了折磨而讓步。
黑臉技巧之四:看緊錢包
這是所有技巧中最基本也是最毒辣的一招。你沒有理由對供應商做最好的假定,設想它們會按你公司的最大利益行事——人家的行動總是最符合其自身的最大利益!怎么保護自己呢?不付錢。
沒看到很多公司打出招牌“免費贈送**軟件”嗎?沒看到很多網(wǎng)站在討論“ERP軟件試用”的可行性嗎?只要你能給供應商足夠的壓力,也許有的供應商肯不簽合同就開始工作。但是,請慎用此招,一般來說,有影響力的供應商是不會同意你這樣做的。如果你堅持,或許會成為某些剛剛進入ERP行業(yè)的廠商的“小白鼠”。
最后的忠告
在這里談了ERP選型中太多有關價格和談判的問題,希望沒有誤導你。選型的目的不是省錢和戰(zhàn)勝供應商,不要忘了大家共同的目標和任務是選好ERP、做好ERP??總淌墙ㄔO不好ERP的,ERP建設中要么雙贏,要么全輸。紅臉黑臉技巧是讓你在眾多供應商和眾多ERP系統(tǒng)中能夠保護自己不隨波逐流的技巧,決不是選型的原則。因為,你們的表演將體現(xiàn)在ERP系統(tǒng)上,不是舞臺。
附錄
ERP選型:如何才能抱得“美人”歸?
俗話說,每個成功的男人背后都有一個成功的女人。ERP選型就好像男人選老婆,老婆選成功了,男人離成功也就不遠了??梢?,選型對于ERP項目成功的重要性。
但是,從現(xiàn)在的ERP選型現(xiàn)狀來看,大部分企業(yè)還是被顧問公司牽著鼻子走,在選型過程中,缺乏獨立性。如此選型,其最后的效果可想而知。
在這里,筆者將結(jié)合具體案例,來分析一下在選型過程中常用的方法及技巧,以供大家參考。
從一個案例說起
該客戶是一家歐美企業(yè),主要從事五金手動工具與電動工具的生產(chǎn)與銷售,其產(chǎn)品全部用于出口。該公司的貿(mào)易與生產(chǎn)是集與一體,也就是說,其實有兩個公司,一是貿(mào)易公司,一個是生產(chǎn)企業(yè),年銷售額達4000萬美元。
這家公司有獨立的IT部門,可以說 ,信息化已經(jīng)發(fā)展到了一定的程度,有自己的郵件服務器、文件服務器,財務還有財務管理系統(tǒng),并且自己還開發(fā)了一個簡單的進銷存系統(tǒng)。由此,可見IT部門在公司里的重要性。自然而然,公司就把ERP選型的任務交給了IT部門,以IT部門為主導,開始了選型的工作。
在選型過程中,IT部門偏重于技術的先進性,首先考慮的是其開發(fā)的平臺、采用的技術等等,而忽視了技術的成熟性。另外,由于原有的財務管理系統(tǒng)已經(jīng)應用的非常熟悉,財務部門不想更換現(xiàn)有系統(tǒng)。因此,如何跟現(xiàn)有的財務系統(tǒng)結(jié)合,也成為了選型的標準之一。
該公司的投資者雖然是歐美人,但由于生產(chǎn)企業(yè)是由內(nèi)地的管理者管理,其管理方式非常有“中國特色”,如供應商進貨時,不能確認為應付帳款,只有企業(yè)用掉后,才能確認為應付帳款,在此之前,只能作為企業(yè)代為保管的貨物。IT部門以前自行設計過一個進銷存系統(tǒng),因此對這些特殊的需求也有一定的了解。后來,IT部門通過各種渠道總結(jié)了企業(yè)管理中,異于常規(guī)的管理方法,將此也作為選擇ERP的一個標準。
該公司一開始,只想在生產(chǎn)企業(yè)上ERP,而不考慮外貿(mào)企業(yè)。所以,選型中并沒有考慮外貿(mào)企業(yè)的功能。但是,隨著ERP后續(xù)的深入,外貿(mào)企業(yè)也要用ERP管理系統(tǒng),才發(fā)現(xiàn)以現(xiàn)在選的ERP系統(tǒng),根本沒有外貿(mào)管理功能。
同時,由于客戶以前上過進銷存系統(tǒng),對于系統(tǒng)測試的重要性非常的了解。在IT部門的協(xié)調(diào)下,各個部門拿出了一份用于測試的數(shù)據(jù),包括產(chǎn)品基本資料、銷售定單數(shù)據(jù)、生產(chǎn)定單數(shù)據(jù)、生產(chǎn)計劃(包括預計開工時間、完工時間、生產(chǎn)數(shù)量)、庫存情況、工序工時數(shù)據(jù)、成本資料等。這一套完成的測試數(shù)據(jù),為選型起了不小的作用。
筆者分析:選型成敗各半
筆者看來,這家公司的選型可以說是成敗各半。
成功之處:
1、在選型時,IT部門重視系統(tǒng)的集成,沒有換掉已經(jīng)運行非常成功的財務管理系統(tǒng),而要求系統(tǒng)供應商給出跟現(xiàn)有財務管理系統(tǒng)集成的方案,這是非常明智的選擇。既節(jié)省了項目支出,又縮短了項目周期,何樂而不為?
2、公司有些個性化管理方式,雖然看起來有點不合情理,但的確給企業(yè)帶來不少的效益。如企業(yè)的應付帳款以企業(yè)用掉存貨為準,這節(jié)省了企業(yè)庫存資金的占用問題,最大限度了減少了企業(yè)的庫存。但是,這個流程在管理大師眼中,是不符合常觀的。所以,一些國外的管理軟件,都不提供這個功能的支持;國內(nèi)的軟件,支持這個功能的也比較少。
該客戶在選型時,能夠把這些特殊的需求整理出來,然后作為其選型的標準之一也是非??扇〉?。雖然最后選擇的ERP軟件并不包含這個功能,但供應商答應給客戶進行免費的二次開發(fā)來實現(xiàn),這為企業(yè)減少了一筆不小的開支。不過,筆者強調(diào)一點,這里的特殊需求是確認給企業(yè)帶來效益的需求,而不是那些即不合理又沒有什么價值可言的需求。
3、采用企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù),在選型初期,給企業(yè)剔除了許多濫竽充數(shù)的ERP廠商。在ERP行業(yè),有些不負責任的公司,把有些原先沒有的功能,如提前期,用預先手工算好的數(shù)據(jù),展示個客戶看,妄圖蒙混過關。該客戶要求企業(yè)演示時,用公司提供的數(shù)據(jù)進行演示,一方面,可以讓這些濫竽充數(shù)的系統(tǒng)無用武之地;另一方面,因為都是企業(yè)自己的真實數(shù)據(jù),在演示時,客戶更加感同身受,更加容易看清楚這個系統(tǒng)的本質(zhì)。
失敗之處:
1、選型以IT部門為主導,而不是以業(yè)務部門為主導。
IT部門雖然在前期的信息化工作中,起到了舉足輕重的作用,但仍不能取代業(yè)務部門。因為IT部門對企業(yè)的生產(chǎn)管理了解的不是很透徹。如知道進貨時,要有采購單,但是,不清楚是否要進行超收控制,是否要進行交期管理,對備品又如何進行管理控制。面對咨詢顧問一一詢問,不知道如何回答。顧問一看就知道他是菜鳥一只,心里就松了一口氣,暗暗竊喜,這個客戶容易搞定。
2、追求技術的先進性,是搞IT技術的一個通病。
IT部門在選型時,片面追求技術的先進性,即要求其能夠支持WEB,又對其擴展性等方面,提出了苛刻的要求。這就把有些走穩(wěn)定路線的廠商拒之門外。最后,使用效果發(fā)現(xiàn),大部分用戶還是喜歡使用C/S模式,即客戶端;只有IT部門的人員在維護ERP系統(tǒng)時,采用B/S模式,即瀏覽器模式,這與先前的打算背道而馳。
3、在選型時,沒有考慮未來的發(fā)展規(guī)劃。
其實,該公司是由一個外貿(mào)企業(yè)與生產(chǎn)企業(yè)組成的一個實體,在選型時,應該可以預見到在不遠的將來,外貿(mào)企業(yè)也必定要上ERP系統(tǒng)。但是,企業(yè)高層管理者沒有考慮到這個方面,沒有把貿(mào)易企業(yè)的ERP需求考慮進來。最后,到ERP開始使用了,才發(fā)覺,如果外貿(mào)企業(yè)不上ERP,就會跟生產(chǎn)企業(yè)脫節(jié)了,但已經(jīng)為時已晚。因為現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)不支持外貿(mào)管理的功能,如報關等作業(yè)。客戶最終只能選擇了另一家外貿(mào)管理系統(tǒng),在IT部門的努力下,把兩者進行了集成。
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