專家表示，谷歌套件（G Suite）、Microsoft Office和辦公套件中新的和即將出現(xiàn)的人工智能功能可以提高工作人員的工作效率并帶來業(yè)務(wù)洞察，但它們也可能產(chǎn)生看不見的成本。
撰寫電子郵件時(shí)，你會(huì)看到與你的書寫風(fēng)格相符的自動(dòng)填充建議。將圖像插入演示文稿時(shí)，軟件會(huì)提出裁剪和布局方面的建議。如果你忘了回復(fù)重要郵件，軟件則會(huì)在收件箱頂部重新顯示提醒信息。
谷歌的谷歌套件，Microsoft Office和其他生產(chǎn)力套件漸漸增加了機(jī)器學(xué)習(xí)和人工智能功能，從而對(duì)重復(fù)性任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化和個(gè)性化，例如回復(fù)電子郵件或安排會(huì)議。更廣泛地說，由人工智能驅(qū)動(dòng)的辦公軟件有助于用戶在不同平臺(tái)上就項(xiàng)目展開協(xié)作，同時(shí)獲取洞察以做出更好的業(yè)務(wù)決策。
普華永道2017年的一項(xiàng)研究稱，人工智能在辦公套件中的應(yīng)用是大趨勢(shì)的一小部分，預(yù)計(jì)在不久的將來可以大幅提高生產(chǎn)率。報(bào)告指出：“根據(jù)我們的分析，由于人工智能的發(fā)展越來越快，采用率越來越高，全球GDP在2030年將增長(zhǎng)14％，相當(dāng)于增加了15．7萬億美元?！?/p>
研究表明，隨著更多人工智能增強(qiáng)型產(chǎn)品的出現(xiàn)，隨著人們開始依賴自動(dòng)化和個(gè)性化，消費(fèi)者對(duì)該技術(shù)的需求將會(huì)增長(zhǎng)。當(dāng)然，微軟、谷歌等辦公套件制造商正在將人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)功能加進(jìn)自身的產(chǎn)品中，以便成為這些整體收益的一部分。
Gmail的智能撰寫功能可以自動(dòng)填充常用短語，包括問候語和地址
但這些額外的功能是否真的有用？Gartner研究副總裁Jeffrey Mann說：“當(dāng)你第一次開始使用這樣的功能時(shí)，人工智能幾乎沒有什么數(shù)據(jù)可用，不足以了解你的偏好。如果只有一小部分?jǐn)?shù)據(jù)可供分析，建議的效果也并不理想”。隨著時(shí)間的推移，數(shù)據(jù)集越來越多，建議也越來越準(zhǔn)確，Mann說，“我們已經(jīng)習(xí)慣了，沒有這些功能反而覺得不知所措。這就好像我離開車子時(shí)，它會(huì)自動(dòng)上鎖。如今，如果碰到租來的車輛不會(huì)自動(dòng)上鎖，我會(huì)感到困惑。”
與此同時(shí)，有些行業(yè)觀察家想知道，人工智能驅(qū)動(dòng)的功能是否會(huì)帶來意料之外的成本，就像之前的技術(shù)一樣，為了獲得便利而犧牲隱私和安全性。例如，將個(gè)人數(shù)據(jù)保存在云端確實(shí)方便，但你的電子郵件、照片和財(cái)務(wù)身份就會(huì)暴露給能找出你的用戶名和密碼的人。分析師和技術(shù)高管表示，因?yàn)槲覀冞€未能深入挖掘人工智能在日常商業(yè)軟件中力所能及的事情，所以人工智能的便利性必須與數(shù)據(jù)安全性相結(jié)合。
人工智能自適應(yīng)辦公環(huán)境
你可能已經(jīng)在使用一些人工智能驅(qū)動(dòng)的功能，例如，Gmail的智能回復(fù)功能，只要點(diǎn)一下鼠標(biāo)就可以創(chuàng)建即時(shí)回復(fù)，或者其智能撰寫功能，它可以在你輸入內(nèi)容時(shí)用你的想法來自行編寫句子。這兩個(gè)功能都基于你之前發(fā)送的消息和回復(fù)。谷歌發(fā)言人稱，Gmail的“nudge”功能可以提醒用戶回復(fù)電子郵件或跟蹤已發(fā)送但尚未收到回復(fù)的電子郵件，企業(yè)用戶每月使用該功能達(dá)160萬次之多。
Gartner的Mann說：“谷歌的谷歌套件增加了幾個(gè)小小的改動(dòng)，我們稱之為‘日常人工智能’。這些增強(qiáng)功能可以幫你根據(jù)參與者的位置和人數(shù)找到會(huì)議室”。當(dāng)你使用Google Docs時(shí)，人工智能驅(qū)動(dòng)的文檔快速訪問功能會(huì)顯示一個(gè)面板，其中包含可能與你相關(guān)的文檔，根據(jù)你的文檔內(nèi)容和你在Google Drive中使用的文件進(jìn)行操作。
谷歌套件的Cloud Search可以讓同事搜索組織的文件并利用機(jī)器學(xué)習(xí)使搜索變得更簡(jiǎn)單。例如，你可以輸入“Dave上個(gè)月發(fā)送的文檔”或“Thompson上周發(fā)布的文件”。去年秋季，谷歌增加了使用智能搜索來搜索第三方文檔的功能。這似乎是一個(gè)漸進(jìn)的升級(jí)，但分析師表示，在不久的將來，人工智能的使命就是幫企業(yè)用戶使用多個(gè)平臺(tái)。
Mann說：“這些變化都不算大，但加在一起卻可以帶來真正的變化?！?/p>
Microsoft的Office 365可以向你顯示，你花在不同任務(wù)上的時(shí)間，并幫你發(fā)現(xiàn)工作習(xí)慣的模式
對(duì)Office 365用戶來說，微軟使用Designer功能將人工智能合并到PowerPoint中，該功能可根據(jù)你所添加的照片、圖表或表格在演示文稿中自動(dòng)創(chuàng)建布局選項(xiàng)。微軟也正在為OneDrive for Business和SharePoint推出人工智能驅(qū)動(dòng)的音頻和視頻轉(zhuǎn)錄功能，以及在其數(shù)字助理小娜（Cortana）、Teams與其他Office應(yīng)用程序之間實(shí)施更大程度的集成。
Office 365還在其他領(lǐng)域獲得了人工智能增強(qiáng)，這其中包括個(gè)性化搜索和數(shù)據(jù)分析。Mann說：“根據(jù)你過去所做的事情，MS Graph （微軟的API）和人工智能改善了搜索，能根據(jù)你感興趣的內(nèi)容提供更好的結(jié)果。Excel具有在數(shù)據(jù)中查找意想不到的模式的功能。MyAnalytics能根據(jù)你的在線工作習(xí)慣發(fā)現(xiàn)意想不到的工作模式?！?/p>
基于云的辦公套件Zoho One包含一個(gè)名為Zia的人工智能助手，這是一個(gè)聊天機(jī)器人，它可用來分析CRM數(shù)據(jù)庫的銷售數(shù)據(jù)并預(yù)測(cè)哪些交易可能成功——或者可能發(fā)現(xiàn)問題，這些問題可能會(huì)影響未來收入。該助手（Zoho在所有Zoho One應(yīng)用程序中要擴(kuò)展的功能）也可以跟蹤電子郵件并提醒用戶跟進(jìn)客戶。
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