過去,具備遠程項目管理能力的企業(yè)更擅長跨地域擴展其業(yè)務(wù)和運營。但新冠肺炎疫情發(fā)生后,與那些沒有遠程項目管理能力的企業(yè)相比,具備這項能力的企業(yè)在全球市場和本地市場中具有明顯的競爭優(yōu)勢。

這場疫情,刺激了遠程項目管理的需求,甚至是本地項目的需求。那么,遠程項目管理是一時的風潮,還是一種提振效益的長期戰(zhàn)略?

深耕項目管理領(lǐng)域多年的8Manage認為,遠程辦公能夠跨越時間和空間的限制,加強員工與企業(yè)組織之間的連接,提升企業(yè)的協(xié)同辦公效率,進而實現(xiàn)降本增效的目的。當前企業(yè)應(yīng)轉(zhuǎn)變管理思維,創(chuàng)新管理模式,充分認識遠程辦公的價值,積極推動企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

遠程項目管理與日常面對面會議項目之間主要的區(qū)別是什么?

經(jīng)常性面對面開會比遠程開會更容易識別謊言,更能敦促員工保持誠實。如果項目只需要管理不會說謊的機器人或機器,那么遠程管理項目和面對面管理項目沒有多大區(qū)別。

如果遠程項目管理不當,通常會造成什么后果?

遠程項目管理不當會導(dǎo)致生產(chǎn)力重大下降。即便是最敬業(yè)的項目經(jīng)理和團隊成員,有時也會注意力不集中,難以堅持完成任務(wù),盡管他們對項目非常投入。對于注意力不集中的項目經(jīng)理和團隊成員來說,這個項目可能成為一場災(zāi)難。

如何解決遠程項目管理遇到的難題?

最重要的是保持項目數(shù)據(jù)真實性及完整性。

要做到這點,可使用具備該功能的遠程項目管理軟件——8Manage PM,它通過獨特的實時交易型的事務(wù)處理技術(shù),保持項目數(shù)據(jù)的完整性,克制人的不誠實。這類軟件通常有以下特征:

1、項目計劃與執(zhí)行合二為一

如果項目計劃與項目執(zhí)行不合二為一,就容易產(chǎn)生很多不必要的復(fù)雜問題(如下面所提到的那些),并且需要花費不少的人力物力去應(yīng)對這些問題,以維持項目計劃的有效性與項目團隊的協(xié)作。

—必須確保每個團隊成員都即時更新項目中已更改的日期及其可交付成果的依賴

—必須確保每個團隊成員都能按要求將可交付成果提交給上級評審

—必須確保每個團隊成員都及時評審需要其評審的可交付成果

當現(xiàn)實與計劃有少許不相符的情況下,是可以追蹤到其緣由的。但當一些靠不住的依賴建立在其他靠不住的依賴之上時,就會極其混亂,根本沒法追蹤到緣由。

項目計劃與項目執(zhí)行脫節(jié)的另一癥狀是一個計劃存在多個版本,造成混亂及責任不清晰,難以問責。 當大部分現(xiàn)實與計劃不相符追蹤不到緣由,即使有小部分現(xiàn)實與計劃偏離能追蹤到緣由, 也沒法有效地問責,那么項目的失敗是必然的。

借助8Manage PM遠程項目管理軟件,項目的計劃與執(zhí)行總能合二為一。項目成員可以隨時查看項目基線或先前保存的任一狀態(tài)的計劃與執(zhí)行情況。項目有且只有一個版本的計劃(即一個版本的事實),當前計劃總是反映項目團隊最新的工作進度與可交付成果情況。

2、責任劃分與工作交付清楚明確

將負責人的名字寫在項目活動旁邊,并不等于有效的承諾。支持項目數(shù)據(jù)真實性及完整性管理的項目管理工具可以確保任務(wù)和承諾的清晰。

當承諾影響其他參與方的工作或可交付成果時,8Manage PM遠程項目管理軟件將實時通知所有受影響的參與方。

可交付成果的清晰與明確性(如可交付成果被接受或不被接受),會在很大程度上影響團隊對其承諾的責任心。最終項目可交付成果變糟糕,往往是中間的可交付成果沒法進行度量所致。

而8Manage PM遠程項目管理軟件將在整個項目的計劃和執(zhí)行過程中貫徹四眼原則(maker-checker 4-eye principle),保持數(shù)據(jù)的完整和真實,防止人為作偽。

承諾管理是8Manage系統(tǒng)中的核心要素,能夠使承諾人明確自己的責任。承諾管理的后果歷史記錄,可以使項目經(jīng)理對不同干系人的承諾完成情況進行追蹤監(jiān)管,對他們的工作能力和完成情況進行判斷,是分配項目責任的有力依據(jù)。

這種方式可讓責任及承諾得到適當?shù)募訌姟．斢腥烁钠涑兄Z時,8Manage會通知其他相關(guān)人員。

3、資源與依賴清晰明確

支持項目數(shù)據(jù)真實性及完整性管理的8Manage PM遠程項目管理軟件通過以下方式幫助項目團隊成員管理復(fù)雜的項目:

a) 使資源與可交付成果的依賴盡可能明確

b) 自動跟蹤間接依賴

c) 自動監(jiān)測靠不住的依賴并在需要時警告相關(guān)人員(如:一個逾期完成的可交付成果會導(dǎo)致其他可交付成果也逾期)

資源共享與依賴會在很大程度上增加遠程項目的復(fù)雜性。但基于經(jīng)濟方面的考慮,以及由于某些特別資源的匱乏,同一資源有時會被多個項目共享。

而在依賴方面,由于項目的工作分解,使得幾乎每個項目都無法避免活動之間或可交付成果之間存在很多的依賴關(guān)系。因此,你需要更強大的遠程項目管理軟件來管理復(fù)雜的項目。

在8Manage PM,你可以用活動之間的依賴關(guān)系或可交付成果依賴來決定項目時間計劃,單個活動可以存在兩種依賴關(guān)系。系統(tǒng)能檢測出有風險的依賴,對被依賴數(shù)量最多和次多的負責人發(fā)出警示。

同時,8Manage PM能幫助你了解實時的資源狀態(tài)信息,支持跨部門、跨站點、跨項目的資源分配及有效跟蹤其實際使用率,以防資源申請者輕易夸大資源的需求。這樣做也會使資源申請者更努力地去估計真正的資源需求及時間。

除了能幫助用戶恰當分配資源時間之外,8Manage還能檢測到資源技能與需求之間的差距,讓資源與需求更加匹配。

遠程項目管理最大的挑戰(zhàn)在于管理,包括信息管理、人員管理、資源管理、計劃管理等等,因此需要有專業(yè)的遠程項目管理軟件輔助業(yè)務(wù)開展。

支持項目數(shù)據(jù)真實性及完整性的8Manage PM遠程項目管理軟件,能極大提高信息的準確率和傳遞效率,增加項目績效的透明度和項目人員的責任心。

從企業(yè)長遠發(fā)展來看,具備遠程項目管理能力的企業(yè)更有利于在不確定風險中活下來,獲得持久生命力。

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