隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈,企業(yè)要想在市場(chǎng)環(huán)境中占有一席之地,有效控制項(xiàng)目成本支出是關(guān)鍵。如果同類項(xiàng)目質(zhì)量、交付成果類似,那么價(jià)格將是客戶是否選擇由該企業(yè)負(fù)責(zé)項(xiàng)目的決定因素,而價(jià)格的主要依據(jù)便是成本。因此,企業(yè)必須將目光聚焦在每個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目的直接成本,將其控制在合理范圍,使其在同等市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)條件下以成本領(lǐng)先的價(jià)格優(yōu)勢(shì)更具市場(chǎng)吸引力,從而不斷盈利,改善和提高自身服務(wù)水平,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展。

為什么要對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行管控?除了上述提到以價(jià)格獲得更大市場(chǎng)的優(yōu)勢(shì),更有其項(xiàng)目成本超支會(huì)給企業(yè)帶來(lái)的不良影響,它可能會(huì)在項(xiàng)目完成一段時(shí)間后才出現(xiàn),而企業(yè)不會(huì)察覺。不要以為這只是涉及成本問(wèn)題這么簡(jiǎn)單,其背后可能產(chǎn)生一些你想不到的連鎖反應(yīng):

因?yàn)轫?xiàng)目收入推遲及成本回收困難,影響企業(yè)信譽(yù)及將來(lái)信用貸款;

項(xiàng)目時(shí)間延長(zhǎng),客戶滿意度下降,可能會(huì)收到來(lái)自客戶的法律訴訟;

影響企業(yè)聲譽(yù),進(jìn)而導(dǎo)致商機(jī)減少;

更難招聘到優(yōu)秀人才,造成企業(yè)項(xiàng)目人才出現(xiàn)斷層。

項(xiàng)目成本管控如此重要,然而大多數(shù)企業(yè)還是難以避免成本超支的問(wèn)題,很大一部分原因是企業(yè)沒(méi)有對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行實(shí)時(shí)管控,不能準(zhǔn)確找出導(dǎo)致項(xiàng)目超支的因素,及時(shí)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制,減輕對(duì)項(xiàng)目交付的影響。接下來(lái)8MSaaS將為大家詳細(xì)講解項(xiàng)目成本超支的原因,并找到進(jìn)行實(shí)時(shí)管控的方法。

一、項(xiàng)目成本超支的原因

1、資源使用率低

資源使用率低,浪費(fèi)嚴(yán)重,是大部分企業(yè)增加總支出的原因。以建筑工程項(xiàng)目為例,項(xiàng)目成本構(gòu)成大致比例為:材料成本為70%,設(shè)備成本為10%,人工成本為10%,這三大費(fèi)用控制項(xiàng)目的直接成本。

在材料采購(gòu)方面,若采購(gòu)人員沒(méi)有進(jìn)行種類、價(jià)格、運(yùn)輸方式等方面的詳細(xì)對(duì)比,將會(huì)出現(xiàn)“以次充好”的現(xiàn)象,不僅采購(gòu)成本大大增加,項(xiàng)目質(zhì)量也岌岌可危。在施工過(guò)程中,若項(xiàng)目經(jīng)理沒(méi)有監(jiān)控用料,不按配額發(fā)放,使用人可以隨意領(lǐng)用主要材料,也會(huì)出現(xiàn)材料嚴(yán)重浪費(fèi)的現(xiàn)象。此外,在設(shè)備使用上,施工單位為了縮短工期,往往是超負(fù)荷運(yùn)作機(jī)械設(shè)備,一旦出現(xiàn)損壞,也會(huì)因此延誤工期,并且增加設(shè)備方面的維修開支。

另一方面是人力資源的低效率占用。這大部分是由于工人不熟悉工作環(huán)境,項(xiàng)目前期沒(méi)有對(duì)工人進(jìn)行一定的崗前培訓(xùn),導(dǎo)致人員流動(dòng)頻繁,工作效率低,工期延長(zhǎng),薪資成本增加,進(jìn)而造成的人力資源浪費(fèi)。

因此項(xiàng)目要做好成本控制,還需要提高資源使用率,減少資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。如果在項(xiàng)目開始就出現(xiàn)嚴(yán)重浪費(fèi),必然會(huì)導(dǎo)致預(yù)算緊張,影響之后的項(xiàng)目開展。

2、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真,匯總不及時(shí)慢

在項(xiàng)目管理中,財(cái)務(wù)管理是不可忽視的一部分,它直接與企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益相關(guān),影響項(xiàng)目最后的收益結(jié)算。項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總不及時(shí)、反映不真實(shí),使得資金不能及時(shí)進(jìn)行有效控制,也是導(dǎo)致項(xiàng)目成本超支的原因之一。

一般來(lái)說(shuō),項(xiàng)目前期資金充裕,項(xiàng)目管理者有很大的管控空間。但如果財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總不及時(shí),沒(méi)有根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度與所花費(fèi)的成本進(jìn)行核算,統(tǒng)計(jì)資金使用情況,就濫用資金,盲目付款,極有可能導(dǎo)致項(xiàng)目后期出現(xiàn)資金緊張的情況。

此外,在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,由于合同簽訂不規(guī)范,項(xiàng)目預(yù)算隨意調(diào)整,也會(huì)直接影響成本估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目各環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不能實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng),手工統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤,也會(huì)造成項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息失真的情況。而等到項(xiàng)目管理者發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)問(wèn)題,項(xiàng)目資金已是周轉(zhuǎn)困難,為時(shí)晚矣。

3、項(xiàng)目監(jiān)控失效

項(xiàng)目監(jiān)控是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目監(jiān)控有助于企業(yè)及時(shí)作出分析,采取措施使項(xiàng)目回到正軌。歸根結(jié)底,企業(yè)成本超支很重要的原因就是項(xiàng)目監(jiān)控不到位。沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本在某一環(huán)節(jié)發(fā)生了偏差,超出了容許的誤差范圍,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中可能遇見的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估不足。項(xiàng)目監(jiān)控失效,說(shuō)明要找到并解決問(wèn)題需要花更長(zhǎng)時(shí)間,并且需要花費(fèi)更多的時(shí)間和精力才能達(dá)到原有預(yù)估的項(xiàng)目成果。這勢(shì)必導(dǎo)致項(xiàng)目時(shí)間延長(zhǎng),固定成本開支增加,項(xiàng)目成本超支也就不可避免了。

以上便是導(dǎo)致項(xiàng)目成本超支的主要原因。有效的成本管理不能只單靠財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管控賬本數(shù)字,還需要在花費(fèi)及資源使用之前作出控制,之后作出實(shí)時(shí)追蹤。使用白板、電子表格、敏捷型PPM管理風(fēng)險(xiǎn)因素已經(jīng)過(guò)時(shí),實(shí)時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度及成本、跟蹤大量數(shù)據(jù)、第一時(shí)間洞悉項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)與問(wèn)題,需要一個(gè)專門的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。

8MSaaS PM項(xiàng)目管理系統(tǒng)以“動(dòng)態(tài)管理、實(shí)時(shí)共享”的先進(jìn)理論實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、資源、績(jī)效、風(fēng)險(xiǎn)等的有效跟進(jìn),可以減少浪費(fèi)及降低成本,提高生產(chǎn)能力和資源利用率,最終提高盈利能力。

二、8MSaaS PM的項(xiàng)目成本管理解決方案

1、實(shí)時(shí)跟蹤匯總實(shí)際收入和成本

有效的項(xiàng)目成本管控,必須支持項(xiàng)目實(shí)際收入和成本的實(shí)時(shí)匯總和更新,通過(guò)與項(xiàng)目預(yù)算的對(duì)比,項(xiàng)目管理者第一時(shí)間獲知項(xiàng)目超支情況,及時(shí)采取調(diào)整措施。

8MSaaS PM支持項(xiàng)目管理會(huì)計(jì)的功能,提供多層次的預(yù)算、實(shí)際收入和費(fèi)用的實(shí)時(shí)跟蹤功能,讓財(cái)務(wù)信息在機(jī)構(gòu)、合同及項(xiàng)目間保持一致,不出現(xiàn)偏差。在財(cái)務(wù)信息真實(shí)性方面,

8MSaaS PM任一信息更改,其它相關(guān)信息都會(huì)自動(dòng)同步更新,并通知相關(guān)人員,從多個(gè)維度來(lái)減少信息錯(cuò)誤,避免員工虛報(bào)財(cái)務(wù)信息,保證數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)精準(zhǔn)。

2、項(xiàng)目各個(gè)階段的成本信息可視化

8MSaaS PM能幫助企業(yè)全面有效地管理項(xiàng)目層及活動(dòng)層收入和成本的預(yù)算,包括項(xiàng)目中的銷售訂單與合同,項(xiàng)目工時(shí)成本,各項(xiàng)項(xiàng)目費(fèi)用,采購(gòu)訂單,開票與回款等。

項(xiàng)目啟動(dòng)前,8MSaaS PM根據(jù)項(xiàng)目總成本層層向下,計(jì)劃好每個(gè)子項(xiàng)的成本支出,用于指導(dǎo)項(xiàng)目實(shí)際支出。項(xiàng)目進(jìn)行時(shí),8MSaaS PM自動(dòng)實(shí)時(shí)匯總項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)實(shí)際支出,并在出現(xiàn)超支情況時(shí)高亮顯示,發(fā)出預(yù)警。同時(shí),系統(tǒng)還提供費(fèi)用控制功能,可自定義項(xiàng)目或單個(gè)事項(xiàng)的費(fèi)用在某個(gè)范圍內(nèi)需要再被審批。項(xiàng)目完成后,利用8MSaaS PM進(jìn)行商業(yè)智能分析,從多個(gè)維度對(duì)項(xiàng)目的成本進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,還能一鍵生成報(bào)表,項(xiàng)目的預(yù)算支出一目了然,所有數(shù)據(jù)都有據(jù)可依,實(shí)現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)某杀竟芸亍?/p>

3、項(xiàng)目審批及跟蹤貫穿整個(gè)過(guò)程

如果項(xiàng)目管理者能按需審批分配預(yù)算、采購(gòu)、資源等,并跟蹤其使用情況,就能有效減少資源浪費(fèi)的現(xiàn)象,也能讓相關(guān)人員不敢隨意亂攤成本,用其他發(fā)票以假亂真,將項(xiàng)目費(fèi)用轉(zhuǎn)作其他用途,增加項(xiàng)目成本。

8MSaaS PM提供簡(jiǎn)單審批與驗(yàn)收機(jī)制。支持跨部門、跨站點(diǎn)、跨項(xiàng)目的資源分配及有效跟蹤其實(shí)際使用率,以防資源申請(qǐng)者輕易夸大資源的需求,同時(shí)也使資源申請(qǐng)者更努力地去估計(jì)真正的資源需求及時(shí)間。8MSaaS 除了能幫助用戶恰當(dāng)分配資源時(shí)間之外,還能檢測(cè)到資源技能與需求之間的差距,讓資源與需求更加匹配。

8MSaaS PM也支持基于項(xiàng)目的采購(gòu)。所有的采購(gòu)信息都會(huì)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的WBS架構(gòu)實(shí)時(shí)匯總更新,并可以利用項(xiàng)目管理規(guī)則對(duì)采購(gòu)資源進(jìn)行有效管理和跟蹤。

4、自動(dòng)預(yù)警計(jì)劃預(yù)算與實(shí)際的偏差

風(fēng)險(xiǎn)管理是項(xiàng)目管理中必不可少的一環(huán)。預(yù)防和控制風(fēng)險(xiǎn)可以維持企業(yè)項(xiàng)目穩(wěn)定開展,減少資源浪費(fèi),進(jìn)一步控制項(xiàng)目成本支出。

8MSaaS PM能自動(dòng)檢測(cè)項(xiàng)目各種系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)及其影響,包括項(xiàng)目計(jì)劃,成本,資源以及質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn),并且能根據(jù)現(xiàn)有影響自動(dòng)推測(cè)最終的影響,項(xiàng)目人員可清楚地知道若不及時(shí)恰當(dāng)?shù)毓芾磉@些風(fēng)險(xiǎn)的嚴(yán)重性。所有的風(fēng)險(xiǎn)信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地從項(xiàng)目層匯總到項(xiàng)目群以供項(xiàng)目群管理者隨時(shí)查看,以便項(xiàng)目人員更快速有效地確定行之有效的方案來(lái)避免風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語(yǔ)

項(xiàng)目成本管控是規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理、促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)應(yīng)在保證項(xiàng)目質(zhì)量的前提下,增強(qiáng)項(xiàng)目人員的成本管控意識(shí),減少不必要的資源浪費(fèi),利用優(yōu)秀的項(xiàng)目管理軟件幫助項(xiàng)目人員提高成本管理工作質(zhì)量,這樣才能有效控制項(xiàng)目成本。8MSaaS PM助力企業(yè)合理分配項(xiàng)目資源,及時(shí)查看項(xiàng)目進(jìn)度,根據(jù)項(xiàng)目數(shù)據(jù)總結(jié)及時(shí)規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn),審批項(xiàng)目申請(qǐng),查看項(xiàng)目可交付成果等,提升項(xiàng)目管理效率,降低項(xiàng)目成本支出,從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

免責(zé)聲明：市場(chǎng)有風(fēng)險(xiǎn)，選擇需謹(jǐn)慎！此文僅供參考，不作買賣依據(jù)。

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