大多數(shù)采購(gòu)人員只想著交易中的工作，他們認(rèn)為，交易進(jìn)行中的這個(gè)階段至關(guān)重要，這是企業(yè)作為買(mǎi)方，與賣(mài)方供應(yīng)商就采購(gòu)商品的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行反復(fù)磋商的正面交鋒，只要雙方達(dá)成協(xié)議，那么采購(gòu)就完成了。殊不知，一切才剛剛開(kāi)始。

作為采購(gòu)人員，要意識(shí)到采購(gòu)交易前及交易后的工作遠(yuǎn)比交易中重要。為什么這么說(shuō)?一名優(yōu)秀的采購(gòu)人員，懂得在交易前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，制定采購(gòu)計(jì)劃，了解供應(yīng)商，調(diào)查商品價(jià)格……做好采購(gòu)交易前的工作，才能在交易中取得優(yōu)勢(shì)，達(dá)到交易目標(biāo)。此時(shí)還不可放松，交易協(xié)議達(dá)成，交易后的工作也必不可少。若是雙方談判出來(lái)的結(jié)果不能得到有效執(zhí)行，那也只能算是失敗的采購(gòu)交易。采購(gòu)交易前及交易后的工作沒(méi)做好，是大多數(shù)企業(yè)采購(gòu)成本超支、延期交貨等問(wèn)題產(chǎn)生的重要原因。

采購(gòu)交易前和交易后的工作沒(méi)做好會(huì)產(chǎn)生哪些后果？

1、沒(méi)有采購(gòu)計(jì)劃，浪費(fèi)資金及人力

采購(gòu)人員在交易前要根據(jù)需求部門(mén)所提出的需求制定完善的符合實(shí)際的采購(gòu)計(jì)劃，滿(mǎn)足公司生產(chǎn)計(jì)劃所需。采購(gòu)計(jì)劃以需用材料為依據(jù)，說(shuō)明如何對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行管理，具體包括采購(gòu)費(fèi)用、合同簽訂、采購(gòu)人員組織、供應(yīng)商管理、考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)等等。

然而很多企業(yè)在交易前往往沒(méi)有制定采購(gòu)計(jì)劃，不作材料需求評(píng)估，采購(gòu)批量隨意，忽大忽小。批貨大，庫(kù)存積壓，需要租賃倉(cāng)庫(kù);批貨小，材料短缺，影響生產(chǎn)進(jìn)度。這兩種結(jié)果都造成了大量的資金浪費(fèi)。

此外，采購(gòu)時(shí)沒(méi)有規(guī)律的下單，采購(gòu)訂單零散，每個(gè)訂單采購(gòu)人員都要重新做詢(xún)價(jià)、合同、付款、催貨驗(yàn)貨、入庫(kù)出庫(kù)，采購(gòu)人員的工作量也日益增多。

2、供應(yīng)商分類(lèi)不清，詢(xún)比價(jià)困難

企業(yè)面向的供應(yīng)商很多，特別是工業(yè)企業(yè)，所需的原材料多，還需要按照不同材料的屬性來(lái)進(jìn)行采購(gòu)，這時(shí)候面對(duì)的可是成百上千的供應(yīng)商了。如何在交易前從眾多供應(yīng)商中選出最合適的進(jìn)行合作，就需要做好供應(yīng)商分類(lèi)。大到地區(qū)行業(yè)、企業(yè)資質(zhì)，小到服務(wù)產(chǎn)品、材料價(jià)格，這都需要進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)。此外，還需要對(duì)其表現(xiàn)好壞進(jìn)行等級(jí)管理。若供應(yīng)商分類(lèi)不清，將會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加，交貨期延長(zhǎng)等問(wèn)題。

在交易前，還需做好采購(gòu)詢(xún)價(jià)，確定供應(yīng)商范疇。有些企業(yè)在采購(gòu)詢(xún)價(jià)上存在局限性，因其在交易前沒(méi)有接觸到更多供應(yīng)商，開(kāi)發(fā)新的合作伙伴，這就導(dǎo)致與老供應(yīng)商合作多。供應(yīng)商沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)也沒(méi)有儲(chǔ)備，一是導(dǎo)致企業(yè)在詢(xún)比價(jià)上沒(méi)有主動(dòng)權(quán)，二是萬(wàn)一供應(yīng)不及時(shí)，企業(yè)就要面臨停工停產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)了。

3、招投標(biāo)混亂，競(jìng)爭(zhēng)不公平

招投標(biāo)是一種成熟規(guī)范的交易方式，在企業(yè)中已被廣泛應(yīng)用和推廣。企業(yè)通過(guò)招投標(biāo)的方式，在產(chǎn)品設(shè)備采購(gòu)中選擇成本質(zhì)量相對(duì)優(yōu)勢(shì)、信譽(yù)業(yè)績(jī)良好的供應(yīng)商，以降低采購(gòu)成本、提高經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化。

然而目前大部分企業(yè)招投標(biāo)工作混亂不透明，競(jìng)爭(zhēng)不公平，從報(bào)名、資格預(yù)審到招標(biāo)投標(biāo)操作的過(guò)程及事后的監(jiān)督檢查等環(huán)節(jié)都存在著錯(cuò)位和缺位現(xiàn)象，甚至有些不法分子為了利益，通過(guò)一些非法手段，利用招投標(biāo)治理機(jī)制中的漏洞，牟取暴利，導(dǎo)致市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)環(huán)境出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題。

4、合同簽訂存在漏洞，企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)大

在確定合作的供應(yīng)商后，企業(yè)與供應(yīng)商要簽訂一份“供需關(guān)系”的法律性文件，即采購(gòu)合同。企業(yè)要嚴(yán)密審核合同，以確保合同的合法性和有效性。采購(gòu)合同中價(jià)格雖然是主體之一，但不是全部，簽訂合同時(shí)還要確認(rèn)好數(shù)量質(zhì)量、交貨驗(yàn)收、付款售后等，把自身風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

企業(yè)在簽訂合同前沒(méi)有做好準(zhǔn)備工作，將會(huì)因業(yè)務(wù)不熟悉或者談判經(jīng)驗(yàn)不足，使簽訂的采購(gòu)合同在實(shí)際操作中出現(xiàn)漏洞。如質(zhì)量約定不明確、履行地點(diǎn)不清晰、違約責(zé)任無(wú)判定等等。這些漏洞多出現(xiàn)在合同主文內(nèi)容缺少或者約定不明，使用文字雙方有爭(zhēng)議等情況。交易前若無(wú)對(duì)合同進(jìn)行審核，企業(yè)就要花費(fèi)大量時(shí)間和金錢(qián)去處理這些風(fēng)險(xiǎn)了。

5、售后服務(wù)無(wú)保障，造成企業(yè)損失

采購(gòu)交易后的工作也不容忽視，特別是售后服務(wù)。供應(yīng)商將產(chǎn)品送至企業(yè)后，不代表整個(gè)采購(gòu)交易完成，企業(yè)要確保供應(yīng)商能提供完善的售后服務(wù)，如產(chǎn)品安裝、產(chǎn)品退換、補(bǔ)發(fā)換貨的時(shí)效性等。有些供應(yīng)商為了在價(jià)格上贏得優(yōu)勢(shì)，以次充好，降低了產(chǎn)品的質(zhì)量，若無(wú)在交易后驗(yàn)收并進(jìn)行退換補(bǔ)償，將會(huì)造成企業(yè)損失。

6、供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制不健全，采購(gòu)質(zhì)量難把控

采購(gòu)交易完成后，如果不對(duì)其進(jìn)行有效的評(píng)估，就很難為下次的采購(gòu)交易提供借鑒。現(xiàn)在很多企業(yè)都沒(méi)有建立完善的供應(yīng)商考評(píng)機(jī)制，采購(gòu)流程績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)模糊，對(duì)于長(zhǎng)期質(zhì)量交付好的供應(yīng)商沒(méi)有鼓勵(lì)及表?yè)P(yáng)，對(duì)于交付表現(xiàn)不好的供應(yīng)商也沒(méi)有懲罰措施。這導(dǎo)致采購(gòu)質(zhì)量不便管理，供貨產(chǎn)品良莠不齊，極易導(dǎo)致采購(gòu)成本失控。

怎樣做好采購(gòu)交易前和交易后的工作？

隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)步入新常態(tài)，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也愈加激烈。想要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獨(dú)占鰲頭，單憑技術(shù)力量已難以取勝。要想適應(yīng)新的發(fā)展形勢(shì)，企業(yè)的管理方式必須要調(diào)整，供應(yīng)鏈中的采購(gòu)模式也要作出相應(yīng)改變。8MSaaS SPM采購(gòu)與供應(yīng)商管理系統(tǒng)，輕松管理成千上萬(wàn)供應(yīng)商，降低企業(yè)采購(gòu)成本，保證企業(yè)供應(yīng)鏈高效運(yùn)作，層層擊破企業(yè)采購(gòu)?fù)袋c(diǎn)。

1、制定符合實(shí)際的采購(gòu)計(jì)劃

使用8MSaaS SPM采購(gòu)管理系統(tǒng)，各部門(mén)可根據(jù)各自不同的費(fèi)用類(lèi)別來(lái)制定不同的采購(gòu)計(jì)劃。通過(guò)采購(gòu)計(jì)劃能確定需要采購(gòu)的所有項(xiàng)目并將其鏈接到采購(gòu)清單，以便管理采購(gòu)里程碑，而且系統(tǒng)能與采購(gòu)訂單、產(chǎn)品庫(kù)存功能相結(jié)合，不僅減少人工輸入的工作量與人為錯(cuò)誤，而且有效地避免了產(chǎn)品積壓。除此之外，8MSaaS SPM還能根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，管理采購(gòu)?fù)瓿陕屎透櫰?，在整個(gè)采購(gòu)計(jì)劃和執(zhí)行過(guò)程中提供預(yù)警，為采購(gòu)人員提供了強(qiáng)有力的幫助。

2、實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商精細(xì)化管理

供應(yīng)商越來(lái)越多的時(shí)候，企業(yè)就更需要一套行之有效的管理工具來(lái)管理所有供應(yīng)商了。8MSaaS SPM能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行細(xì)分管理，幫助企業(yè)選擇合適的供應(yīng)商。此外，8MSaaS SPM支持公開(kāi)招募供應(yīng)商，企業(yè)可按需設(shè)置預(yù)選問(wèn)卷和發(fā)布招募公告，供應(yīng)商可自助注冊(cè)填寫(xiě)預(yù)選問(wèn)卷。8MSaaS SPM會(huì)根據(jù)預(yù)選問(wèn)卷上每道題的預(yù)設(shè)分?jǐn)?shù)自動(dòng)計(jì)算每個(gè)申請(qǐng)人的總分，從而判定其是否通過(guò)資格預(yù)審。

3、監(jiān)控招投標(biāo)采購(gòu)流程

8MSaaS SPM電子招投標(biāo)為企業(yè)的招投標(biāo)提供高效、公平和全面有力的監(jiān)控。企業(yè)可按需預(yù)先設(shè)定招投標(biāo)的規(guī)則，整個(gè)招投標(biāo)過(guò)程系統(tǒng)都會(huì)嚴(yán)格遵循這些規(guī)則執(zhí)行。另外，8MSaaS 提供有效的安全保障機(jī)制確保所有招投標(biāo)過(guò)程及信息的安全，系統(tǒng)可通過(guò)安全代碼，一次性密碼，雙向通信加密，基于角色的訪問(wèn)控制和審計(jì)跟蹤等機(jī)制實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的安全。

4、規(guī)范采購(gòu)合同條款

在傳統(tǒng)的合同管理中，查閱和管理都非常繁瑣，在8MSaaS SPM中，通過(guò)實(shí)現(xiàn)合同數(shù)字化轉(zhuǎn)型，把關(guān)采購(gòu)合同的整個(gè)規(guī)劃、制定和執(zhí)行的流程，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)中財(cái)務(wù)、結(jié)算、合同等多方位管理，從而為企業(yè)構(gòu)建智能化采購(gòu)管理新模式，降低采購(gòu)成本，促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力加強(qiáng)。

8MSaaS可幫助企業(yè)管理復(fù)雜采購(gòu)的合同條款與交付的驗(yàn)收，確保采購(gòu)物品的交付按照合同條款的要求執(zhí)行。

5、記錄采購(gòu)訂單執(zhí)行過(guò)程

采購(gòu)產(chǎn)品與服務(wù)的交付情況多變復(fù)雜，稍有不慎就容易出問(wèn)題，導(dǎo)致無(wú)法按時(shí)交付或金錢(qián)上的損失。8MSaaS SPM提供嚴(yán)密的流程與監(jiān)控機(jī)制管理整個(gè)交付的過(guò)程，記錄與跟蹤交付的具體進(jìn)度與狀態(tài)，及時(shí)解決交付過(guò)程中的各種問(wèn)題以確保交付的順利完成。系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)記錄采購(gòu)訂單的整個(gè)執(zhí)行過(guò)程，所有的執(zhí)行問(wèn)題都可追溯緣由。

6、建立供應(yīng)商獎(jiǎng)懲機(jī)制

為了確保供貨的質(zhì)量，企業(yè)需要對(duì)供貨商進(jìn)行績(jī)效考核，建立健全的供應(yīng)商獎(jiǎng)懲機(jī)制，通過(guò)淘汰機(jī)制尋找出最合適最優(yōu)秀的供貨商并與其進(jìn)行長(zhǎng)期的戰(zhàn)略合作。8MSaaS SPM不僅能自動(dòng)實(shí)時(shí)追蹤客觀的供應(yīng)商績(jī)效數(shù)據(jù)，還可以結(jié)合直接接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶(hù)對(duì)他們的主觀績(jī)效評(píng)估，更加靈活全面。這種基于績(jī)效的獎(jiǎng)懲管理可以加強(qiáng)企業(yè)及其供應(yīng)商的承諾意識(shí)，讓他們清楚地知道不遵守承諾將會(huì)面臨的后果。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)要提升盈利能力，除了要做好自身業(yè)績(jī)，還要努力降低企業(yè)成本。而在許多行業(yè)中，采購(gòu)成本都占到了銷(xiāo)售額的60%以上。如果能科學(xué)進(jìn)行采購(gòu)管理，控制采購(gòu)成本，那么企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力將得到實(shí)質(zhì)性的提高。

采購(gòu)是企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管理的前端，也是企業(yè)最容易出現(xiàn)漏洞的地方。做好采購(gòu)交易前及交易后的工作，才能使采購(gòu)結(jié)果達(dá)到預(yù)想目標(biāo)。采用8MSaaS SPM采購(gòu)管理軟件，能有效幫助企業(yè)理清采購(gòu)流程，加強(qiáng)企業(yè)制度管理，健全企業(yè)采購(gòu)管理制度，提高企業(yè)采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，監(jiān)督減少企業(yè)不必要的開(kāi)支，有效解決采購(gòu)中遇到的各項(xiàng)難題。

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