如今，在互聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)的助推下，傳統(tǒng)飲印刷行業(yè)正在遭遇越來越強烈的轉(zhuǎn)型沖擊，印刷企業(yè)要真正完成轉(zhuǎn)型，除了提升生產(chǎn)裝備的先進(jìn)性，更亟需從精細(xì)化管理著手，加速IT工具與企業(yè)經(jīng)營管理的充分融合。再加上注重快捷性、時效性，集制造與服務(wù)于一身的行業(yè)特性，傳統(tǒng)印刷企業(yè)的物料需求特別廣，紙張、油墨等原料品種繁多，并且印刷工序復(fù)雜，往往是邊生產(chǎn)邊確認(rèn)邊上物料，就對印刷企業(yè)生產(chǎn)運營各關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理提出了很高的要求。

業(yè)界專家分析指出，印刷類企業(yè)所承接的單子有著其他行業(yè)完全不同的特點，幾乎每個單子之間都有不同的地方，既不是先生產(chǎn)后推銷，也不是來訂單按圖紙生產(chǎn)銷售的過程，作為一個非?；A(chǔ)的傳統(tǒng)的加工行業(yè)，印刷企業(yè)每天幾乎要承接幾十個不同的單子，每個單子不同的報價，不同的合同，不同的工單，在使用紙質(zhì)管理媒介的過程中很容易出現(xiàn)各類錯誤遺漏，甚至出現(xiàn)合同錯誤造成的損失，為使合同不再出現(xiàn)可能出現(xiàn)的各類專業(yè)性錯誤，讓業(yè)務(wù)下單人員思考過的問題延續(xù)到后來所有環(huán)節(jié)，也為了業(yè)務(wù)人員能快捷準(zhǔn)確的下單，需要借助信息化手段對印刷合同進(jìn)行大量防錯限制，這樣在未來就永遠(yuǎn)不會出現(xiàn)同樣的錯誤。

作為專業(yè)的信息化管理軟件，勤哲Excel服務(wù)器在信息化集成方面有著獨特優(yōu)勢。作為該軟件的受益企業(yè)，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負(fù)責(zé)人說道，公司從 2008年開始為更好的管理，不斷的尋找研究各種印刷管理類的 ERP軟件，也試用了不少版本，但一直覺得無法滿足公司的要求，因為其軟件無法為公司進(jìn)行調(diào)整，只能公司適應(yīng)軟件的要求，但這樣的適應(yīng)勢必會要進(jìn)行巨大的調(diào)整和成本的增加，而且也深知未必會有好的結(jié)果，因為軟件可能不適應(yīng)公司而造成使用的麻煩和禁錮，也會使得軟件的生命期并不長久。

而在不斷探索對比的過程中，公司接觸到了勤哲 Excel 服務(wù)器，該軟件能夠完全由自己去編輯的功能非常的完美，同時，公司各個領(lǐng)導(dǎo)熟悉各個印刷環(huán)節(jié)的同時具備喜歡研究的性格特點，以前就創(chuàng)造過由 excel完成的報價軟件，公司所有的人員也都在使用，反映也非常好。為了配合公司的管理，公司引進(jìn)了勤哲 Excel 服務(wù)器，經(jīng)過近 5年的不斷完善修改補充，已經(jīng)將該系統(tǒng)的應(yīng)用覆蓋到下單、開單、應(yīng)收應(yīng)付、出貨管理，客戶管理，機(jī)臺統(tǒng)計等各個領(lǐng)域中，無論哪個部門需要什么數(shù)據(jù)和需求，都能及時的進(jìn)行調(diào)整和補充。

據(jù)介紹，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司成立于 1999年，經(jīng)過十多年的發(fā)展。目前為商務(wù)印刷為主，包裝為輔，加工客戶為主，直接客戶為輔的印刷企業(yè)，為鄂西北地區(qū)最大的民營印刷企業(yè)，員工近百人，有八開四色，海德堡四開四色，小森對開四色，及單色打碼印刷機(jī)，產(chǎn)品涉及到商務(wù)印品，包裝及黑白類印品，具備從設(shè)計到制版印刷及印后一條龍服務(wù)的能力。湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負(fù)責(zé)人表示，勤哲 Excel 服務(wù)器不僅支持自主定制，它還能夠讓管理者及時的在系統(tǒng)中補充相關(guān)的內(nèi)容，做到了依據(jù)需求來及時修改補充 ERP的目的，這也是勤哲 Excel 服務(wù)器最大的特色。

下面，筆者僅就流程管理方面，闡述一下使用勤哲 Excel 服務(wù)器系統(tǒng)(以下簡稱 ES 系統(tǒng))的一點心得。

在合同中，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司目前針對公司所承接業(yè)務(wù)的特點進(jìn)行了 16項自動錯誤檢查，下合同時，合同會自動檢查，只要出現(xiàn)一項錯誤，合同會自動提示出現(xiàn)了哪類錯誤，如果不修改相關(guān)錯誤，合同則無法保存。

舉例如下：下單時印色是 X+0與輸入的印刷方式不吻合，自動報錯，

下單時輸入的機(jī)型如對開， 4開， 8開，與輸入的放數(shù)開度不吻合，自動報錯;下單時沒輸入報價時考慮過的紙張噸價，自動報錯，(因為噸價對審核成本時有重大意義);下單時沒輸入印刷套數(shù)時，自動報錯;下單時輸入的開料尺寸與相應(yīng)的機(jī)型不吻合時自動報錯，比如上 4開機(jī)卻寫個對開開料尺寸，比如開料尺寸大于四開機(jī)最大開料尺寸等等。

下單時，如果是黑白類產(chǎn)品，要求輸入顏色種類，否則自動報錯;下單時，如果是手提袋，要求同時輸入繩子的顏色種類，否則自動報錯;下單時，如果是畫冊，要求輸入每套版的拼版 P數(shù)，便于拼版部來拼版，否則自動報錯下單時，如果是膠訂類畫冊，要求必須寫畫冊厚度，否則自動報錯不能存;下單時，如果是 300克以上，要求不能上四開機(jī)，否則自動報錯不能存;同時還增加了十幾項提示，可以存的提示，以便業(yè)務(wù)人員及時發(fā)現(xiàn)自己可能的錯誤。

總之，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司是印刷行業(yè)經(jīng)手業(yè)務(wù)比較復(fù)雜的那種，商務(wù)單張畫冊有，黑白聯(lián)單單本有，包裝瓦楞的也有，不像有的廠經(jīng)手的業(yè)務(wù)比較單一，為了適應(yīng)這所有的情況，目前勤哲Excel服務(wù)器的下單模板基本也滿足了所有的情況，同時，勤哲Excel服務(wù)器對各類可能出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行了大量的提示和約束，把出錯率降低到 0狀態(tài)。

湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負(fù)責(zé)人說，很多所謂的專業(yè)印刷 ERP，我研究過，下單模板都很簡單，就像廣告公司的合同，而把所有的可能出現(xiàn)的錯誤讓后一步的人去思索，去承擔(dān)，這是思維上的浪費，也是程序上的無奈，我的目標(biāo)是上一步人員思考過的問題只要對下一步有意義，就會在模板中得以體現(xiàn)，上一步的疏忽可能會對下一步造成的問題，就在上一步的模板中限制提示來解決，不能讓下一步的人在繁忙的工作中還去思考，還去琢磨，浪費精力，人也容易焦躁，目前公司利用勤哲Excel服務(wù)器基本解決了這個問題。

合同模板如圖：

作為非印刷行業(yè)的人員看到這樣的模板，當(dāng)然是顯得很復(fù)雜的，但作為同行來看的話，這樣的合同是非常完善的，業(yè)務(wù)人員所做的每步思考將極大的在合同上得到反映，比如如何拼版，比如如何開料，比如上什么機(jī)型，比如那種印刷方式，這些業(yè)務(wù)人員的思考過程將直接指導(dǎo)拼版部和開單部的工作，下面兩個部門的人不需要再去重復(fù)思考，不用再去咨詢，不會發(fā)生思考的不一樣而扯皮，甚至可以及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員的錯誤。

湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司負(fù)責(zé)人表示，印刷行業(yè)是最容易出錯的一個行業(yè)，在這個行業(yè)工作過的人就深知這個弊端，我記得我在深圳一家非常大型的印刷廠打工時，公司到處貼的一個標(biāo)語是“不在我手中出錯”，可見容易出錯是造成員工累，效率低，易扯皮的直接原因，自從引進(jìn)了勤哲 Excel 服務(wù)器系統(tǒng)，自從在合同模板中進(jìn)行大量的不能存提示和可以存提示后，因為合同而造成的損失幾乎降為 0，也使得下面流程的人員更加便捷更加輕松的高效率的工作。

如圖：

如圖

當(dāng)然，這個合同模板還有大量其他的特點，

比如便于審核部自動導(dǎo)入工單來審核成本。

比如審核后，如果業(yè)務(wù)人員修改合同金額就自動進(jìn)入審核部的工作視野

比如能自動提示業(yè)務(wù)人員下合同時的全開數(shù)和正數(shù)，

總之，源頭越嚴(yán)格，越完善，下面的部門出錯的幾率就更小更便捷，

作為模板設(shè)計者深深的把握這個原則。

同時，為了減輕業(yè)務(wù)人員的每天繁忙的工作量，因為他們要大量的接待網(wǎng)上 QQ的報價，眾多的廣告公司設(shè)計公司都是印刷廠的客戶，每天的報價都非常的繁忙，為了他們能更快捷的下合同，模板制作者戴軍，大量采用了便捷的方式，

比如輸入原來合同的后五位和年份就能自動導(dǎo)入原來合同的絕大部分需要的內(nèi)容。便于有的客戶對原來的合同重新下單。

如圖：

比如用下拉菜單選擇一些快捷方式，能自動填寫部分內(nèi)容，如圖：

合同下完后，通過打印機(jī)打印出來，形成紙質(zhì)合同，此紙質(zhì)合同只在拼版部和開單部流動，到開單部截止，無需保留。

業(yè)務(wù)人員打印后，客戶文件接收后，紙質(zhì)合同交與拼版部，拼版部人員無需進(jìn)入系統(tǒng)，手持合同進(jìn)行拼版，拼版后，紙質(zhì)合同由拼版人員交與開單部，開單部只需要在工單模板中，輸入合同編號的后 5位數(shù)既可以進(jìn)行開單工作。

下面我們看看開單部的工作模板。

開單部因為合同的完善，也使得開單部的工作快捷準(zhǔn)確，很少出錯，

很多市場上的印刷類 ERP都是合同非常簡單，但我覺得那樣使得業(yè)務(wù)工作人員的思考失去了價值，使得后面開單部和拼版部的人員還得進(jìn)行二次思考，而二次思考出現(xiàn)的錯誤是很容易的，扯皮的現(xiàn)象更是經(jīng)常會發(fā)生。

現(xiàn)在簡單了，開單部輸入合同編號，就可以得到合同中的全部數(shù)據(jù)，同時為了開單部第二次對合同進(jìn)行檢查，我設(shè)置了部分重要數(shù)據(jù)，需要開單人還是手工輸入一遍，如果輸入的跟合同不吻合，會提示。二次輸入部分重要數(shù)據(jù)的過程是增加一次檢查的過程。以便把錯誤率降為 0，如果輸入得不對，工單也會自動提示，不用擔(dān)心因為輸入手誤而造成損失。

一個合同，不可能就一個工單，

在這里，我設(shè)置的是一種印刷版式就在合同中體現(xiàn)為一行。

最多為 5行，經(jīng)過多年經(jīng)驗，我公司經(jīng)手的再復(fù)雜的印刷單子，不會超過 5種印刷方式，也就是說不會超過 5個工單，這里提供的例子，是個畫冊，既有彩頁，也有黑白內(nèi)容，每一行就會對應(yīng)一個工單，

開工單時，開單人員只需輸入合同編號和行數(shù)即可獲得需要的內(nèi)容

如圖：

工單上也會自動顯示此合同共有三個工單，

這樣的好處是為了機(jī)臺人員能便捷的知道哪些紙用什么印刷方式。

不會造成混亂的結(jié)果。這也是在外地工作過的機(jī)臺工作人員對我公司工單有良好反映的原因，認(rèn)為我公司工單準(zhǔn)確，表達(dá)整體，無需疑問顧慮。便于自己工作也便于自己主動去發(fā)現(xiàn)可能的錯誤。

小結(jié)：

在傳統(tǒng)印刷產(chǎn)業(yè)越來越深的陷入轉(zhuǎn)型泥潭的當(dāng)下，很多企業(yè)選擇用信息化技術(shù)構(gòu)筑起競爭的碉堡，湖北襄陽創(chuàng)爾深美彩印包裝有限公司充當(dāng)了行業(yè)的智者，用信息化謀局企業(yè)的變革，利用勤哲Excel服務(wù)器軟件提升運營效能。

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