31會(huì)議的學(xué)術(shù)會(huì)管理系統(tǒng)中，除了現(xiàn)場(chǎng)管理常用的電子簽到和證卡管理以外，日程管理和征文管理也是較有針對(duì)性的兩個(gè)數(shù)字產(chǎn)品。其中，會(huì)議日程作為大會(huì)或活動(dòng)組織的核心部分之一，是會(huì)議的導(dǎo)航系統(tǒng)，為參會(huì)者提供參會(huì)指南。

大型會(huì)議尤其是學(xué)術(shù)會(huì)議通常由于參會(huì)人較多，分會(huì)場(chǎng)及學(xué)術(shù)分類多，使得日程編排、日程邀約確認(rèn)，日程變更工作變得紛繁復(fù)雜。而31日程管理系統(tǒng)能夠輕松搞定大會(huì)日程，讓學(xué)術(shù)會(huì)主辦方可以更高效地運(yùn)營(yíng)學(xué)術(shù)活動(dòng)。

下文中，我們將以擁有400+日程的某大型學(xué)術(shù)會(huì)議為例，為大家演示如何通過(guò)31會(huì)議日程管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)日程編排及其他學(xué)術(shù)會(huì)需求。

大會(huì)日程平鋪?zhàn)阌?60cm，約等于一個(gè)成年女性身高

　　亮點(diǎn)一：數(shù)字化日程編排，所見即所得

會(huì)議難點(diǎn)：該會(huì)議期間設(shè)有20+分會(huì)場(chǎng)，大會(huì)日程總計(jì)有400+，主辦方在日程編排上面臨很大壓力，表格式樣的日程表在制作和查找過(guò)程中都有諸多不便。

31解決方案：在31會(huì)議的日程管理后臺(tái)中，當(dāng)工作人員完成每個(gè)日程的錄入后，系統(tǒng)可根據(jù)時(shí)間自動(dòng)生成日程表，采用的是所見即所得的一覽模式，讓日程安排更加清晰。當(dāng)完成了日程編排后系統(tǒng)也可以自動(dòng)生成word版本的日程。

　　亮點(diǎn)二：時(shí)間/場(chǎng)地沖突系統(tǒng)自查，日程可實(shí)時(shí)更新

會(huì)議難點(diǎn)：在這樣分會(huì)場(chǎng)多、日程多的學(xué)術(shù)會(huì)議中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)會(huì)場(chǎng)重復(fù)、時(shí)間沖突等問題。同時(shí)日程安排變動(dòng)較大，傳統(tǒng)會(huì)刊難以及時(shí)更改。

31解決方案：當(dāng)會(huì)務(wù)組的日程安排出現(xiàn)沖突(同一時(shí)間在同一會(huì)場(chǎng)安排兩場(chǎng)演講、不同嘉賓分配了同一個(gè)內(nèi)容講題、同一時(shí)間安排某位嘉賓進(jìn)行兩場(chǎng)演講)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示并彈出紅色叉子表示沖突，而當(dāng)嘉賓在30分鐘內(nèi)在兩個(gè)不同的會(huì)場(chǎng)均有演講任務(wù)時(shí)(嘉賓趕場(chǎng)時(shí)間緊張)，系統(tǒng)會(huì)彈出橘色警告標(biāo)識(shí)，橘色警告標(biāo)識(shí)是可以選擇忽略的(存在會(huì)場(chǎng)距離較近情況)，而紅色的沖突標(biāo)識(shí)必須需要主辦方重新調(diào)整日程后再上傳。有效避免了錯(cuò)誤沖突的日程安排，也為主辦方修改日程時(shí)節(jié)省了不少時(shí)間。

同時(shí)31系統(tǒng)后臺(tái)的日程管理隨改隨上，不需技術(shù)人員支持，為主辦方籌辦期間的日程變動(dòng)提供了強(qiáng)有力的支持保障。

　　亮點(diǎn)三：付費(fèi)日程可單獨(dú)報(bào)名，區(qū)分權(quán)限

大會(huì)難點(diǎn)：根據(jù)需求大會(huì)日程需要單獨(dú)付費(fèi)選購(gòu)，未付費(fèi)的參會(huì)人無(wú)法進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。在參會(huì)人數(shù)眾多的情況下，僅通過(guò)工作人員進(jìn)行查證核驗(yàn)不僅效率低，也容易出錯(cuò)。

31解決方案：31會(huì)議將課程日程與注冊(cè)報(bào)名相連接，將海量大會(huì)日程嵌入注冊(cè)報(bào)名下，以“購(gòu)物車”的購(gòu)票形式，參會(huì)人可獨(dú)立添加想要購(gòu)買的付費(fèi)課程。當(dāng)參會(huì)人所選多項(xiàng)日程出現(xiàn)沖突，系統(tǒng)也會(huì)自動(dòng)提示。嘉賓完成報(bào)名之后即可通過(guò)電子票中的二維碼掃碼入場(chǎng)，電子票權(quán)限根據(jù)參會(huì)人的課程選擇實(shí)時(shí)更新，有效保證參會(huì)人入場(chǎng)權(quán)限的準(zhǔn)確性。

一場(chǎng)成功的學(xué)術(shù)大會(huì)圓滿舉辦離不開專業(yè)的組織者與成熟的團(tuán)隊(duì)，當(dāng)然也離不開智數(shù)字會(huì)務(wù)的支持，期望31會(huì)議數(shù)字會(huì)務(wù)系統(tǒng)能助力更多大會(huì)解放人力，讓大會(huì)運(yùn)營(yíng)更高效。

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