郵件是商務(wù)往來最普遍最常見的通訊手段,正因?yàn)猷]件中常常夾雜一些機(jī)密資料或涉及到公司人事升降等內(nèi)容,因此郵件泄密也成為許多公司的心頭大患,泄密主要是兩個(gè)渠道,一是外部黑客對(duì)郵箱賬號(hào)的竊密、郵件內(nèi)容的竊取篡改等,其二則是內(nèi)部工作人員有心報(bào)復(fù)或無意疏忽釀成的錯(cuò)誤。對(duì)于前者,公司可以購置安全性高的郵件系統(tǒng)防御,而對(duì)于后者,公司該怎樣借助于郵件系統(tǒng)妥善管理呢?我們請(qǐng)教了業(yè)界知名品牌U-Mail專家李工程師。

李工指出,防范內(nèi)部竊密的一個(gè)重要手段,就是對(duì)發(fā)出郵件實(shí)施“審核管理”,也就是公司管理人員根據(jù)崗位重要性、業(yè)務(wù)實(shí)際情況和要達(dá)到的目標(biāo)來對(duì)指定人的郵箱根據(jù)某個(gè)條件來作出限制,符合該條件則準(zhǔn)予其外發(fā),否則便終止。而在U-Mail郵件系統(tǒng)中,使用“郵件審核”這個(gè)命令功能,它既能對(duì)特定的用戶或部門人員進(jìn)行審核管理;又能通過設(shè)置敏感詞或內(nèi)容規(guī)則并設(shè)定觸發(fā)審核機(jī)制時(shí)能夠周密細(xì)致的管控到位;同時(shí)配合收發(fā)權(quán)限來對(duì)某些關(guān)鍵崗位限制其只能外發(fā)或接收郵件。

具體操作是登錄U-Mail郵件系統(tǒng)超級(jí)管理員后臺(tái),在左邊的命令列表中選擇“系統(tǒng)設(shè)置”——“郵件審核設(shè)置”,打開一個(gè)對(duì)話框如下圖所示:

一、所有已經(jīng)建立的“審核名稱”都在其中,點(diǎn)擊右邊的“修改”或“刪除”按鈕執(zhí)行相應(yīng)操作。

如果我們需要建立一個(gè)新的審核名稱,比方說對(duì)“業(yè)務(wù)員”加強(qiáng)審核工作,則點(diǎn)擊上方的“添加”按鈕,它的操作其實(shí)類似于點(diǎn)擊“修改”按鈕,所以我們來看“修改”如何進(jìn)行,如下圖所示:

在其中,改“審核名稱”IT為“業(yè)務(wù)員”,選擇“主審”和“副審”兩個(gè)人,建立雙重審核機(jī)制,“自動(dòng)轉(zhuǎn)換等待時(shí)間”意味著當(dāng)“主審”在若干分鐘內(nèi)未實(shí)施“審核”操作就交由“副審”處理。

二、在“審核管理”對(duì)話框中點(diǎn)擊“審核規(guī)則”便開始建立一條規(guī)則,點(diǎn)擊“啟用”,規(guī)則開始運(yùn)行,點(diǎn)擊“禁用”或“刪除”,規(guī)則不起作用,點(diǎn)擊“修改”,如下圖所示:

說明:

1.輸入“規(guī)則名稱”;

2.“審核人”點(diǎn)擊“選擇”下拉列表中勾選一位;

3.“審核”類型中有“外發(fā)”和“所有”兩個(gè)選項(xiàng),意味著只針對(duì)外發(fā)郵件審核呢還是對(duì)所有郵件均審核。

4.“審核預(yù)設(shè)”有“人工”、“批準(zhǔn)”、“拒絕”三個(gè)選項(xiàng),也就是說對(duì)目標(biāo)郵件先預(yù)設(shè)一個(gè)什么樣的操作。

5.“權(quán)重”則意味著優(yōu)先審核哪些郵件,數(shù)值越小優(yōu)先級(jí)越高,這個(gè)根據(jù)崗位性質(zhì)和重要性來定,比方說可以把發(fā)給董事長、總經(jīng)理的設(shè)為最高優(yōu)先級(jí)。

6.“審核條件”可以通過設(shè)置“父條件”或“子條件”等多個(gè)關(guān)系來設(shè)置,如“主題”或正文、附件中等包含某些關(guān)鍵詞等

綜上,就是U-Mail郵件系統(tǒng)豐富而又強(qiáng)大且細(xì)致到位的“審核管理”功能,如果您想了解U-Mail郵件系統(tǒng)其他功能也可以咨詢客服

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