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    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

    據(jù)調(diào)查,絕大多數(shù)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)都具有以下共性:周期長、節(jié)點(diǎn)多、產(chǎn)生文件繁雜、需要多個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)通力合作等。

    隨著信息化的加速發(fā)展,企業(yè)日常辦公、業(yè)務(wù)運(yùn)營、資料管理等越來越依賴于信息系統(tǒng),對于資料數(shù)據(jù)的可靠性和業(yè)務(wù)連續(xù)性要求也越來越高。傳統(tǒng)的文檔管理局限于存檔,早已經(jīng)無法滿足企業(yè)的過程控制、成果積累及服務(wù)體系化的要求。

    億方云作為一款團(tuán)隊(duì)高效協(xié)同辦公的工具,為企業(yè)的文件管理和異地辦公等需求痛點(diǎn)提供安全、便利、高效的解決方案。

    企業(yè)痛點(diǎn)之一:文件涉及企業(yè)機(jī)密,流失泄漏風(fēng)險(xiǎn)巨大

    企業(yè)在日常運(yùn)營中會產(chǎn)生大量文件,其中包含重要客戶信息以及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等,這些文件都是企業(yè)寶貴的數(shù)字資產(chǎn),部分文件內(nèi)容為企業(yè)核心機(jī)密,數(shù)量大而且分散在員工的個(gè)人電腦、U盤等處。像律師等行業(yè)更具有特殊性,同一個(gè)文件可能要經(jīng)過很多人之手,同一個(gè)部門的不同員工對同一文件可能也會有不同操作權(quán)限??傊募狈y(tǒng)一規(guī)范的管理,存在損壞、流失和泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

    解決方案:文件權(quán)限統(tǒng)一管理,工作文件安全流轉(zhuǎn)

    億方云提供海量文件存儲空間,實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料匯總存儲和管理,進(jìn)行統(tǒng)一歸檔和備份。

    支持通過文件/文件夾的基礎(chǔ)搜索功能,還可以自定規(guī)則來高級搜索,方便日后查找資料、分析和利用數(shù)據(jù),對企業(yè)的知識和數(shù)據(jù)不斷進(jìn)行沉淀和積累。

    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

    員工可以先在億方云上建立協(xié)作文件夾,邀請相關(guān)同事進(jìn)入?yún)f(xié)作。億方云不僅支持對不同的文件/文件夾設(shè)置不同權(quán)限,而且權(quán)限可具體到任意成員??梢栽O(shè)置七級權(quán)限管控,分別為“上傳者”、“預(yù)覽者”、“上傳/預(yù)覽者”、“查看者”、“查看/上傳者”、“編輯者”、“共同所有者”??筛鶕?jù)用戶職責(zé)范圍,快速配置權(quán)限,可追溯的操作日志監(jiān)督,滿足企業(yè)多樣化權(quán)限管控。

    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

    如果是需要對外分享的文件,分享者還可針對文件本身進(jìn)行密碼、分享期限、訪問及下載權(quán)限等設(shè)置,所有文件的流轉(zhuǎn)過程安全、可控。

    同時(shí),億方云采用傳輸存儲全鏈路加密,文件上傳下載使用HTTPS傳輸協(xié)議,傳輸過程中對文件本身進(jìn)行了二次AES CTR 256算法流式分塊加密,為用戶數(shù)據(jù)做了多達(dá)四份加密保存,且數(shù)據(jù)分布在不同的存儲平臺,杜絕因平臺原因造成的用戶數(shù)據(jù)丟失。

    企業(yè)痛點(diǎn)二:文件多平臺存放傳輸,版本重復(fù)混亂

    在傳統(tǒng)辦公情景中,員工大多通過微信、QQ、郵件或者其他溝通軟件渠道通知對方文件的修改進(jìn)度,反復(fù)多次的來回傳輸,辦公效率大大降低,信息同步不及時(shí),版本容易混亂。

    解決方案:文件分享標(biāo)準(zhǔn)化,實(shí)時(shí)無感知同步

    企業(yè)使用億方云,可以對“文件獲取與分享”進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的改造。

    在文件獲取方面,員工可以在億方云上發(fā)起文件收集邀請,被邀請人接收到信息后,可以自行將文件上傳到指定的文件夾中,無需傳統(tǒng)的郵件或微信收發(fā),大大減少文件收集時(shí)間。

    億方云還可以實(shí)現(xiàn)本地文件實(shí)時(shí)與云端文件同步,意味著員工不再需要把文件從本地復(fù)制,再粘貼到億方云中。省去了文件傳輸?shù)倪^程,使媒介「網(wǎng)盤」的概念淡化,只有本地和云端的差別。

    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

    在文件分享方面,同為億方云用戶的同事們,在平臺上可直接互相分享文件。而分享給外部的案件參與人員時(shí),可以先為文件生成鏈接后再分享至微信、QQ。

    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

    而不管是以上哪一種分享方式,對被分享文件所做的編輯、修改、更新等操作都會實(shí)時(shí)無感知同步,被分享的參與人員看到的均會是最新版本。

    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

    隨著文件的不斷修改和更新,億方云會自動(dòng)保存文件的歷史版本和歷史修改記錄,可隨時(shí)追溯查看,免費(fèi)版支持10個(gè)歷史版本保留,最多支持 100 個(gè)歷史版本保留。歷史版本可實(shí)現(xiàn)設(shè)為「最新版本」「下載」和「刪除」等操作。

    如此一來,在多人合作的場景之下,文件“來回傳輸”的時(shí)間就可被大大縮減。

    企業(yè)痛點(diǎn)三:多地辦公聯(lián)動(dòng)周期長,工作效率低

    工作中經(jīng)常遇到與多方合作的情況,項(xiàng)目周期比較長,在各個(gè)階段有不同的部門參與,這個(gè)過程存在大量的文件的協(xié)作。文件下載查看不方便,意見回復(fù)往往不及時(shí)。

    解決方案:企業(yè)文件隨身而行,移動(dòng)端全功能支持

    億方云移動(dòng)端實(shí)時(shí)消息提醒,第一時(shí)間獲得新消息提醒,即時(shí)加入?yún)f(xié)作,重要工作不再錯(cuò)過,支持語音評論功能,出差途中更便捷,企業(yè)通訊錄方便聯(lián)絡(luò)同事。

    微信、QQ輕松分享文件,無需下載就可直接訪問,告別消耗流量的手機(jī)文件傳送,第三方應(yīng)用中的文件可以直接保存至億方云。

    億方云支持在線訪問和編輯文件,web端Word、Excel、PowerPoint等常用格式文檔無需下載,在線編輯和保存,各終端支持100+種格式完美預(yù)覽,PSD、CAD等專業(yè)格式無需轉(zhuǎn)換,隨時(shí)隨地獲取工作資料。

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    企業(yè)痛點(diǎn)四:出差時(shí)文件確認(rèn)步驟繁瑣

    一份重要的紙質(zhì)文件需要和總部做確認(rèn),此時(shí)員工又身處在外,看似簡單的“文件確認(rèn)”工作往往需要經(jīng)過滿大街找打印店、掃描紙質(zhì)文件、轉(zhuǎn)成電子文件、U盤拷貝文件、發(fā)送總部、總部審閱、蓋章后回傳等眾多繁瑣步驟才能完成最終確認(rèn)。

    解決方案:移動(dòng)端文檔掃描與打印

    通過億方云的文檔掃描功能,員工哪怕是出差在外,也可使用移動(dòng)端掃描識別文檔、合同等資料, 將各類紙質(zhì)文檔快速轉(zhuǎn)換為PDF文檔。同時(shí),掃描后的文檔將被自動(dòng)進(jìn)行文檔邊角識別和視覺上的優(yōu)化處理,用戶也可根據(jù)需要手動(dòng)調(diào)整文檔,進(jìn)行邊角優(yōu)化、還原處理、旋轉(zhuǎn)、刪除等操作。優(yōu)化完成后,員工即可將PDF文檔實(shí)時(shí)上傳到億方云,并@總部相關(guān)人員及時(shí)確認(rèn)。

    同時(shí),為給出差在外的員工提供更多便利,億方云移動(dòng)端預(yù)覽頁面還設(shè)有“打印”入口。在手機(jī)和打印機(jī)處于同一局域網(wǎng)的前提下,凡是支持預(yù)覽、未開啟本地加密且用戶擁有下載權(quán)限的文件,用戶均可通過手機(jī)直接進(jìn)行打印操作。紙質(zhì)合同便可通過手機(jī)端直接進(jìn)行打印,省去了合同來回傳真的繁瑣操作,客戶間合同溝通及合作進(jìn)程絲毫不受影響。

    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!

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    隨著市場競爭越來越激烈,企業(yè)對于縮短項(xiàng)目周期、管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化、控制成本與質(zhì)量等要求越來越高。管理好海量的文檔資料,解決文件存儲分散、文件丟失、信息檢索困難、信息共享滯后等難題,對于企業(yè)提升管理效率具有重要作用,而數(shù)據(jù)的沉淀和積累也將在未來幫助企業(yè)應(yīng)對大數(shù)據(jù)時(shí)代的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

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    2019-07-24
    億方云助力文件管理高效協(xié)作,實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公!
    據(jù)調(diào)查,絕大多數(shù)企業(yè)的核心業(yè)務(wù)都具有以下共性:周期長、節(jié)點(diǎn)多、產(chǎn)生文件繁雜、需要多個(gè)部門或團(tuán)隊(duì)通力合作等。

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