文檔一體化，是在信息時代的背景下提出的一種新型文檔管理模式。

它將相對分散獨立的文件管理和檔案管理組成一個有機整體進行統(tǒng)籌管理，通過運用信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行公文處理和檔案信息存儲、控制、加工和傳世，以實現(xiàn)對公文和檔案管理的整體優(yōu)化。

圖紙文檔分離帶來大量的弊端，造成大量失控的具有重要價值的賬外文件。在檔案信息化進程的發(fā)展中，文件檔案一體化是必然趨勢和發(fā)展方向。

晨科文件檔案管理系統(tǒng)，就是將目前檔案工作現(xiàn)實中，各機關(guān)相對獨立分散的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體。它打破了原有文件與檔案分治的狀態(tài)，從而解決了信息時代傳統(tǒng)文書檔案的管理體制、管理模式、管理手段不相適應(yīng)的問題，有利于提高文檔管理的整體績效

任何一個文件都是具有其特定的“生命周期”。在文件生命周期理論中指出，文件從產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存，是一個完整的“生命過程”。在整個過程中由于各階段有其不同的價值、作用和特點，各階段的文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點和存放方式。

文件和檔案在時間上是前后相繼的，前一階段的文件板式的規(guī)格統(tǒng)一、處理程序的完備程度，直接影響著下一階段檔案的整理、鑒定和利用。因此文件和檔案的管理，要從整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一安排。

而晨科文件檔案管理系統(tǒng)，就是在文件信息輸入初期，使文件和檔案同時處于文檔信息管理的大系統(tǒng)內(nèi)，將文件的現(xiàn)實使用階段和暫時保存階段揉合。使原來相互獨立但又在不少具體環(huán)節(jié)上相互雷同的兩個管理系統(tǒng)，從組織制度到具體程序真正交融在一起。再采取計算機輔助管理等手段，在文件管理完畢隨時隨地進行文件的整理歸納，實現(xiàn)文檔的一次輸入，多次輸出，從而提高文件管理和檔案管理的工作效率。利用晨科文檔一體化管理系統(tǒng)，加強了對文件管理的超前控制，保證了檔案質(zhì)量，減少了檔案部門的工作程序，改變了檔案部門事后監(jiān)督指導(dǎo)的被動局面，使檔案工作流程科學(xué)化、合理化。

無紙化辦公的進一步普及，使文件處理和檔案管理兩個階段的工作可以緊密聯(lián)系起來。

晨科文件檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準，遵循統(tǒng)一的規(guī)范，將文件從形成、運轉(zhuǎn)、處理、管理到檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)有機結(jié)合起來，組成一個統(tǒng)一的系統(tǒng)，從文件的產(chǎn)生到運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)，都規(guī)范著檔案工作的具體要求。

晨科文件檔案管理系統(tǒng)，適用于行政、企事業(yè)單位在收發(fā)文件和檔案管理的各個環(huán)節(jié)。晨科在滿足文件檔案一體化管理的同時，還研發(fā)了各類管理軟件，人事管理系統(tǒng)、渠道分銷管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、資產(chǎn)設(shè)備管理系統(tǒng)、客戶管理系統(tǒng)、倉儲管理系統(tǒng)、行政OA……從商務(wù)、財務(wù)、銷售到服務(wù)各個領(lǐng)域，滿足企事業(yè)單位工作中的各環(huán)節(jié)問題，從而實現(xiàn)文書與檔案工作的信息共享，再信息接入的第一個環(huán)節(jié)即可規(guī)范銜接納入一整套管理體系中。同時，晨科文件檔案管理系統(tǒng)，具有高達95%以上的OCR文字識別技術(shù)，即使是圖片文件也能快速搜索，形成自動索引。文件的全類型支持，方便使用者在線預(yù)覽，無論是文字、圖像還是聲音、視頻，都能獲得完整存儲。

晨科文件檔案管理系統(tǒng)，具備手機APP移動管理功能，大大解放了使用者在不同場景下的使用需求。不管是文件檔案的查詢，還是文檔的在線預(yù)覽、在線借閱，都可以實現(xiàn)利用手機隨時隨地進行操作。

晨科文件檔案一體化管理，不僅節(jié)省了大量人力和時間，而且提高了工作效率，實現(xiàn)文件檔案管理的集中控制，增強文檔管理的銜接流程。實現(xiàn)資料從采集、編目、存儲、歸檔到發(fā)布、檢索、再利用的全流程應(yīng)用，安全高效，部署靈活，使用簡單，為用戶搭建一個真正意義上的音像資料館，變資料為資產(chǎn)!

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