隨著辦公自化管理在辦公領(lǐng)域的普遍應(yīng)用，政府機(jī)關(guān)和社會各行各業(yè)都在逐步實(shí)行“文檔一體化管理”，以提高工作效率，加快辦公自動化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)全面、科學(xué)的文件檔案全程管理。

項(xiàng)目經(jīng)理讓員工小王去找一下正在實(shí)施的項(xiàng)目A的所有文件和檔案，小王就找到了所有有關(guān)于A項(xiàng)目的資料，但是沒辦法分清楚哪些是文件，哪些是檔案。

很多人都和小王一樣不明白文件和檔案的區(qū)別，認(rèn)為文件不就是檔案，檔案不就是文件嗎?

文件是業(yè)務(wù)運(yùn)行中的過程文件，其生命周期涉及文件的生成、 編輯、處理、共享、協(xié)同、審批、成文等各個(gè)環(huán)節(jié)。就像小王搜索到的資料里，目前正在實(shí)施的項(xiàng)目所生成的各類表格，圖片，視頻，文字信息就是屬于文件，且沒有一個(gè)固定的保存形式，所以文件就是檔案的前提和基礎(chǔ)。

檔案是對有價(jià)值的資源文件進(jìn)行存檔備案后，按照管理規(guī)范將 檔案上架、保管、查詢、借閱、利用、銷毀。就像小王搜索到的資料里，已經(jīng)處理完畢且有保存價(jià)值的文件，且已經(jīng)進(jìn)行過分類整理立卷，著錄，且由檔案室有專人管理的資料，所以檔案是文件的擴(kuò)展和延伸。

再來看一下文件檔案的現(xiàn)狀：文件分散管理、權(quán)限不清晰、版本混亂、格式不統(tǒng)一、易丟失，檔案借閱不規(guī)范、歸還不及時(shí)、庫房管理混亂、手工收錄不完整、電子化程度低……面對這些問題，杭州晨科軟件技術(shù)有限公司基于真正的“文檔一體化”管理概念，自主研發(fā)的“晨科文件檔案管理系統(tǒng)”就實(shí)地解決了文件和檔案管理現(xiàn)狀的難題。

晨科文檔管理系統(tǒng)從企業(yè)自身特點(diǎn)出發(fā)，對文件實(shí)現(xiàn)集中存儲、分類管理、文件模板、在線編輯、在線預(yù)覽、文件分享、批量歸檔，對檔案實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)，整理著錄、掃描上傳、附件掛接、在線預(yù)覽、批量上架、檔案銷毀、批量導(dǎo)出。

在晨科文件檔案管理系統(tǒng)中 ，文件和檔案是一體的，依據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，遵循統(tǒng)一的規(guī)范，將文件從形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、管理 到檔案的收集、整理、鑒定、檢索、利用等各環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合起來，組成一個(gè)系統(tǒng)。提高工作效率、實(shí)現(xiàn)集中控制、增強(qiáng)流程銜接、減降管理難度。

首先，晨科文檔管理系統(tǒng)中打通了線上線下的流程，將文件、檔案、庫房的管理流程實(shí)現(xiàn)了集成。在A項(xiàng)目中，從項(xiàng)目開始到完成，會有前期的報(bào)價(jià)單，項(xiàng)目需求，簽訂的合作合同，項(xiàng)目驗(yàn)收通知等等文件，以附件的形式上傳了文件管理模塊中，在項(xiàng)目結(jié)束以后，通過檔案管理人員的篩選、鑒定，把有價(jià)值的文件做一下歸檔，就形成了檔案，放入系統(tǒng)的庫房中，而這些紙質(zhì)檔案就放在了與系統(tǒng)庫房相對應(yīng)的實(shí)際庫房的位置上。

其次，晨科文檔管理系統(tǒng)全面管控文件與檔案的生命周期，無論是從文件的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、處理、形成，還是檔案的搜集、整理、利用、銷毀，晨科文檔系統(tǒng)都是可以做到全面管控的。

總之，需要增強(qiáng)對文件檔案一體化管理的認(rèn)知，才能使檔案管理適應(yīng)新時(shí)期的要求，只有將文檔一體化的理念深深植入到新的文檔一體化管理工作中，才能把文件檔案整合成一個(gè)系統(tǒng)，以適應(yīng)信息時(shí)代的管理要求，就不會再出現(xiàn)“兩個(gè)和尚挑水喝”甚至于“三個(gè)和尚沒水喝”的尷尬現(xiàn)象，大大提高了企業(yè)的工作效率。

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