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    一文掃蕩績效評(píng)估6大雷區(qū),高效管理三步走

    編者注:本文作者Lenny Rachitsky是Airbnb的前產(chǎn)品經(jīng)理。他回顧了自己的職業(yè)生涯,通過自己的真實(shí)經(jīng)歷為經(jīng)理們提出了一些建議:如何做好三步績效評(píng)估?

    當(dāng)我還是一個(gè)年輕的PM時(shí),我的一個(gè)經(jīng)理改變了我的職業(yè)軌跡。當(dāng)時(shí)是我在Airbnb的第二年。我做的還行,但算不上很好。新經(jīng)理Vlad Loktev接手了,當(dāng)時(shí)我負(fù)責(zé)的項(xiàng)目被推遲了幾周。雖然他幫助我把它拉回到正軌,我們也把它順利推出了,但我知道,當(dāng)績效評(píng)估季來臨的時(shí)候,情況會(huì)很艱難。在績效評(píng)估中,我確實(shí)得到了一個(gè)不太好的評(píng)價(jià)。Vlad指出了我需要關(guān)注的一些重要的發(fā)展領(lǐng)域。盡管我本可能選擇垂頭喪氣地離開,但在我結(jié)束了那場(chǎng)談話時(shí)卻以比以往任何時(shí)候都感覺更清晰、更有動(dòng)力、更興奮。

    原因在于Vlad有一個(gè)簡(jiǎn)單而強(qiáng)大的業(yè)績?cè)u(píng)估系統(tǒng)。他清晰的反饋,在他的發(fā)言中體現(xiàn)出的關(guān)心,以及他的框架的簡(jiǎn)單組織,所有這些結(jié)合在一起,創(chuàng)造了一種我從未有過的職業(yè)發(fā)展體驗(yàn)。這讓我從一個(gè)新上任的IC PM一躍成為一名管理著6名PM的經(jīng)理,負(fù)責(zé)處理從市場(chǎng)質(zhì)量到增長的所有事情。最近,我組建并領(lǐng)導(dǎo)了一個(gè)跨職能的80人團(tuán)隊(duì),旨在推動(dòng)Airbnb的供應(yīng)增長。

    多年來,當(dāng)我進(jìn)入管理層,有了一些直接下屬,進(jìn)行了超過50次的績效評(píng)估。我采用他的系統(tǒng)并將其擴(kuò)展,使其成為一個(gè)端到端的績效管理框架,這樣我能夠系統(tǒng)地將初級(jí)IC成長為明星級(jí)的執(zhí)行者,將大的問題點(diǎn)轉(zhuǎn)化為超級(jí)優(yōu)勢(shì),并建立了Airbnb中最優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)之一。

    考慮到其他經(jīng)理可能也會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)系統(tǒng)很有用,下面我將深入討論幾個(gè)問題:為什么績效評(píng)估通常表現(xiàn)糟糕?我們?nèi)绾涡迯?fù)它們?然后,我會(huì)逐步詳細(xì)介紹這個(gè)框架。無論你是第一次當(dāng)經(jīng)理,還是希望把自己提升成為優(yōu)秀的有經(jīng)驗(yàn)的經(jīng)理,又或者你是一個(gè)早期的創(chuàng)始人,正試圖建立一個(gè)公司績效評(píng)估系統(tǒng),你都會(huì)在這里找到模板、策略,也能看到一些真實(shí)世界的例子。

    避免常見的績效評(píng)估錯(cuò)誤

    很少能有一場(chǎng)會(huì)議對(duì)員工的士氣、表現(xiàn)和發(fā)展軌跡產(chǎn)生如此巨大的影響,但是績效評(píng)估做到了。不幸的是,它們沒有得到充分利用,而且常常做得很差。從直接下屬的角度來看,它們更有可能引發(fā)恐懼而不是希望。對(duì)于管理者來說,它們更多的是被當(dāng)作一件苦差事而不是一個(gè)機(jī)會(huì)。如果做得好,績效評(píng)估可以提高績效,調(diào)整預(yù)期,加速你的職業(yè)生涯;但如果做得不好,它們會(huì)加速員工的離開。

    下面是管理者在績效評(píng)估中最常犯的六個(gè)錯(cuò)誤:

    1. 沒有花足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。績效對(duì)話直接影響你的直接下屬的長期職業(yè)前景、士氣,當(dāng)然還有他們的自我認(rèn)知。如果你花更多的時(shí)間填寫開支報(bào)告,而不是準(zhǔn)備業(yè)績?cè)u(píng)估,那你就做錯(cuò)了。我建議對(duì)于每個(gè)直接下屬至少花3個(gè)小時(shí)(最好是5個(gè)小時(shí))準(zhǔn)備績效評(píng)估對(duì)話,每六個(gè)月一次。

    2. 過于依賴同伴的反饋。過度依賴同伴的反饋是危險(xiǎn)的,因?yàn)槿绻銉H僅根據(jù)同伴的反饋來判斷,你會(huì)優(yōu)化你所期望的,而不是正確的。作為一名管理者,你需要對(duì)直接下屬的表現(xiàn)有自己的觀點(diǎn),將同事的反饋?zhàn)鳛閰⒖?,而不能?dāng)成績效對(duì)話的驅(qū)動(dòng)因素。

    3. 沒有提供實(shí)質(zhì)性的反饋。你的下屬渴望得到反饋。他們會(huì)關(guān)注你與他們分享的每一點(diǎn)信息,以確定他們應(yīng)該把時(shí)間花在哪里,所以你不要浪費(fèi)這個(gè)機(jī)會(huì)。

    4. 進(jìn)行單向談話。通常情況下,管理者只是簡(jiǎn)單地告訴直接下屬他們的想法,該做什么,留給對(duì)話的空間太少。領(lǐng)導(dǎo)者想讓自己看起來更強(qiáng)大,而且不愿意有任何一點(diǎn)的錯(cuò)誤表現(xiàn)。有效的績效發(fā)展過程是對(duì)成長和學(xué)習(xí)的共同承諾,這需要雙向溝通和問責(zé)制。

    5. 沒有后續(xù)計(jì)劃。大多數(shù)管理者會(huì)進(jìn)行績效對(duì)話,說出他們的觀點(diǎn),然后期望他們的直接下屬能記住他們聽到的每個(gè)字并采取行動(dòng)。但是,當(dāng)他們?cè)谙乱淮慰冃гu(píng)估中重新審視這些主題時(shí),他們常常會(huì)感到震驚,因?yàn)闆]有取得多大進(jìn)展,于是他們指責(zé)下屬缺乏改進(jìn)。要知道,這不是他們的錯(cuò)——這是你的錯(cuò)。

    6. 根本不做績效評(píng)估。有一種觀點(diǎn)認(rèn)為,公司不應(yīng)該有績效評(píng)估,反饋應(yīng)該是持續(xù)的,而且永遠(yuǎn)存在的。他們說,既然你可以定期、及時(shí)地給出反饋,為什么還要等六個(gè)月才給出呢?事實(shí)是,這在實(shí)踐中很少奏效(即你沒有得到反饋),更重要的是,這實(shí)際上是一個(gè)錯(cuò)誤的二分法。你的確應(yīng)該定期提供反饋,并參與正在進(jìn)行的職業(yè)對(duì)話。然而,除了正在進(jìn)行的工作,定期的績效評(píng)估節(jié)奏對(duì)員工的職業(yè)生涯軌跡產(chǎn)生了不可思議的影響。

    如果你一整年都沒有花上十幾個(gè)小時(shí)專注于你的下屬的職業(yè)生涯,這通常意味著你的下屬太多,或者你根本不適合成為一名經(jīng)理。

    三步走,做好績效評(píng)估

    第一步:準(zhǔn)備

    這是您應(yīng)該花費(fèi)大量時(shí)間的過程,因?yàn)樗鼮楹竺娴牟襟E奠定了基礎(chǔ)。從收集你直接下屬的表現(xiàn)數(shù)據(jù)開始,既要從下屬的同事那里獲取信息,也要從個(gè)人那里直接獲得自我評(píng)估。在這個(gè)階段,您希望獲得盡可能多的信息,最好是在早期就進(jìn)行(我通常至少在預(yù)定的績效對(duì)話前一個(gè)月開始,因?yàn)楂@取每個(gè)人的反饋通常需要一段時(shí)間)。有很多方法可以做到這一點(diǎn),而且大多數(shù)公司都有自己的收集反饋的系統(tǒng),通過電子郵件采取一種輕量級(jí)的方法也是可行的。

    首先,與你的直接下屬合作,找出5到8名能夠提供意見的人,然后發(fā)郵件(密件傳給所有人)問三個(gè)簡(jiǎn)單的問題:

    1. 他應(yīng)該開始做哪2-3件事?為什么?

    2. 他應(yīng)該繼續(xù)做哪2-3件事?為什么?

    3. 他應(yīng)該停止做哪2-3件事?為什么?

    與此同時(shí),要求你的下屬做自我評(píng)估,并發(fā)送電子郵件詢問三個(gè)問題:

    1. 在這一階段中,你認(rèn)為你的成就有哪些?列出前五個(gè)。

    2. 在下一個(gè)階段,你想專注于哪2-3個(gè)領(lǐng)域的開發(fā)?

    3. 你未來兩年的職業(yè)目標(biāo)是什么?

    在等待反饋的過程中,我強(qiáng)烈建議您開始明確您對(duì)下屬表現(xiàn)情況的看法。他們?cè)谀男┓矫孀龅煤芎??是什么阻礙了他們?在下一個(gè)階段,他們需要關(guān)注的一兩個(gè)最關(guān)鍵的開發(fā)領(lǐng)域是什么?這是減少偏見、避免完全受同事意見影響的關(guān)鍵一步。

    最后,在收集了你自己的想法以及同事的反饋后,充實(shí)我們上面提到的模板。以下是模板的各個(gè)部分:

    成就:詳細(xì)描述一個(gè)人在這段時(shí)間內(nèi)的成就。從他的自我評(píng)估、同事的反饋以及你自己收集的信息。每一項(xiàng)都應(yīng)該是有意義的、有分量的。在這一部分中,我還想包含一些我收集到的關(guān)于這個(gè)人的積極的同事反饋。

    超能力:大多數(shù)績效評(píng)估都超過了發(fā)展領(lǐng)域的指標(biāo)?,F(xiàn)實(shí)情況是,如果一個(gè)人能夠靈活運(yùn)用自己真正擅長的東西,而不是僅僅試圖改進(jìn)他們正在努力解決的領(lǐng)域,那么他對(duì)一個(gè)組織的影響將是很大的。在這里,你可以強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn):描述一下他們最厲害的超能力,以及他們?nèi)绾文苓M(jìn)一步發(fā)揮出來。

    高水平反饋:用一個(gè)簡(jiǎn)短的敘述(大約4-6句話)總結(jié)下屬的表現(xiàn)。我試著做一個(gè)簡(jiǎn)單的概括,先描述他們目前的發(fā)展?fàn)顩r,然后用一兩句話描述他們是如何完成這個(gè)過程的,最后是對(duì)他們下一步需要關(guān)注的內(nèi)容進(jìn)行一個(gè)高層次的概述。

    發(fā)展領(lǐng)域:確定下一個(gè)階段要關(guān)注的一到兩個(gè)發(fā)展領(lǐng)域,并將它們放在中間一欄中。這部分是績效評(píng)估的核心,所以仔細(xì)選擇這些是絕對(duì)關(guān)鍵的。

    以下是一些具體的建議:

    是什么阻礙了一個(gè)人進(jìn)入下一個(gè)階段?如果你的公司有一個(gè)平衡系統(tǒng),利用它來解釋你的想法。同事的反饋或自我評(píng)估中是否有清晰的主題?你從其他經(jīng)理那里聽到的關(guān)鍵問題是什么?即使這不是你同意的事情,這也是你需要解決的問題。確保你仍然為最優(yōu)秀的員工確定重要的發(fā)展領(lǐng)域。不管一個(gè)人有多棒,他們總能專注于一些事情,從而達(dá)到下一個(gè)層次。

    詳細(xì)填寫各發(fā)展領(lǐng)域:

    右邊的這一欄是大部分內(nèi)容——最終也是大部分面對(duì)面交談的內(nèi)容所在。這是為了非常清楚地說明什么是發(fā)展機(jī)會(huì),為什么它如此重要,以及如何具體地改進(jìn)它。

    每個(gè)發(fā)展領(lǐng)域應(yīng)包括:

    1. 描述發(fā)展機(jī)會(huì)的簡(jiǎn)短摘要;

    2. 列出具體的例子。包括來自同事反饋的支持這些觀點(diǎn)的引用,以及任何你能回憶起的導(dǎo)致問題、抱怨或在會(huì)議中出現(xiàn)的例子。

    3. 提出具體的改進(jìn)建議。你分享你提高技能的智慧和經(jīng)驗(yàn)。你建議他們具體做些什么來顯著提高這項(xiàng)技能?要直接、有抱負(fù)、有建設(shè)性。

    4. 描述失敗的場(chǎng)景。向你的直接下屬描繪這個(gè)場(chǎng)景:到下一次績效評(píng)估時(shí),達(dá)不到會(huì)是什么后果?

    寫下達(dá)到下一級(jí)別的時(shí)間表:

    最后,讓你的下屬知道他們離下一個(gè)“級(jí)別”有多遠(yuǎn)。即使你的公司沒有正式的級(jí)別,也要在為你的下屬寫上一個(gè)有意義的里程碑,讓他對(duì)達(dá)到這個(gè)里程碑感到興奮(比如成為一名經(jīng)理,擴(kuò)大職權(quán)范圍,或者換一個(gè)職位)。這里有三種常見的情況原型:

    1. 很接近:這些人就在邊緣,但沒有完全做到。我用6到12個(gè)月的評(píng)估,如果是口頭的話,可能更接近6個(gè)月。

    2. 剛剛升職:這些人并不太擔(dān)心達(dá)到下一個(gè)級(jí)別,所以要對(duì)可能需要多長時(shí)間非?,F(xiàn)實(shí)。我通常認(rèn)為是12到18個(gè)月。

    3. 表現(xiàn)一般:這是最常見的情況,一般需要6到12個(gè)月。

    第二步:傳達(dá)

    績效評(píng)估不僅僅是簡(jiǎn)單地分享評(píng)分、發(fā)展領(lǐng)域,如何傳達(dá),以及它所引發(fā)的對(duì)話,是實(shí)現(xiàn)變更的重要部分。我做過績效評(píng)估,得到的評(píng)價(jià)很低,但我依然精力充沛,充滿動(dòng)力。我也有過一些評(píng)估,我得到了驚人的評(píng)價(jià),但對(duì)我的未來仍不確定。這是因?yàn)槿藗兿胍钕胫赖氖窍乱徊皆趺醋摺?/p>

    下面是一些建議,幫助你準(zhǔn)備好進(jìn)行績效評(píng)估:

    安排時(shí)間:我在直接下屬的日程表上預(yù)定了45分鐘的績效談話時(shí)間。盡快把它寫在日歷上,一方面讓你的下屬知道它就要來了,另一方面為自己創(chuàng)造一個(gè)強(qiáng)制功能。我通常會(huì)在會(huì)議開始前為自己額外預(yù)留30分鐘的時(shí)間來做準(zhǔn)備。

    準(zhǔn)備敘述:無論是筆記中,還是在腦海中,寫出你進(jìn)行回顧的方法。不要在沒有仔細(xì)考慮你的話術(shù)和一系列關(guān)鍵點(diǎn)之前 “即興發(fā)揮”。

    提前通知:在對(duì)話的當(dāng)天,我一般會(huì)提前幾個(gè)小時(shí)發(fā)郵件。這給了人們處理內(nèi)容的時(shí)間,而不是即時(shí)反應(yīng),通常也會(huì)使會(huì)議中有更豐富的討論。

    帶上紙質(zhì)文件:這是一件小事,但我發(fā)現(xiàn)它很有影響力。我打印了兩份文件,一份給我,一份給下屬。我還帶了一只高亮筆,用來強(qiáng)調(diào)我們討論中得出的重要觀點(diǎn)。

    做好了準(zhǔn)備工作之后,我通常是這樣安排談話順序的:

    引入:每次談話開始時(shí),我都要緩和一下氣氛,詢問對(duì)方的近況。每個(gè)人都會(huì)感到緊張不安——想個(gè)辦法讓自己不那么緊張,然后分享一些關(guān)于聊天的內(nèi)容:

    向他們明確這是一次非常有意義的談話,可以提出任何問題和想法。提醒他們你對(duì)待這次談?wù)撀殬I(yè)發(fā)展的機(jī)會(huì)很認(rèn)真,強(qiáng)調(diào)你在其中投入了多少時(shí)間和精力。簡(jiǎn)要分享議程,包括你將如何進(jìn)行評(píng)估,并留出足夠的時(shí)間進(jìn)行問答。

    分享評(píng)價(jià):我試著在談話中盡早分享這個(gè)人的評(píng)價(jià)。這是人們腦海中最直接的事情,我發(fā)現(xiàn)人們?cè)谥浪麄兪侨绾巍罢健弊龅竭@一點(diǎn)之前并沒有完全注意到這一點(diǎn)。如果它不是一個(gè)非常驚人的評(píng)價(jià),就不要停留太久。繼續(xù)前進(jìn),這樣你就可以花時(shí)間談?wù)撎嵘臋C(jī)會(huì)。盡可能地確??冃гu(píng)估不會(huì)完全出乎意料。你的下屬應(yīng)該通過全年定期的聊天了解他們的進(jìn)展情況。如果評(píng)估確實(shí)有問題,這部分需要特別關(guān)注,通常需要與HR密切合作。

    深入談話:如果你提前發(fā)送了郵件,對(duì)方也讀了,那就抓住要點(diǎn)吧。中途可以停下來,問問是否一切都講得通,或者他們是否有什么不同意的地方。確保你在關(guān)注時(shí)間,并且至少花三分之二的時(shí)間在發(fā)展領(lǐng)域的細(xì)節(jié)上。如果可能的話,分享一下你自己在這些相同的發(fā)展領(lǐng)域工作時(shí)的個(gè)人經(jīng)歷,你遇到過什么困難,以及你是如何克服它們的。你越是覺得你站在他們一邊,幫助他們成功(而不是評(píng)判或斥責(zé)他們),他們就越有可能接受反饋。

    在談話中要注意的幾個(gè)常見反應(yīng):

    1. 自我防衛(wèi)或心煩意亂。如果你注意到了這一點(diǎn),聽他們說出來,真正傾聽他們的觀點(diǎn),但是不要困在一個(gè)問題上。如果在談話結(jié)束時(shí)這仍然是個(gè)問題,而你還沒有動(dòng)搖,那就支持你的觀點(diǎn),同時(shí)向他明確表示不同意也沒關(guān)系。討論下一步,并同意看看未來6到12個(gè)月的進(jìn)展。

    2. 沉默。這是最典型的反應(yīng)??冃гu(píng)估是一次要吸收很多信息,所以大多數(shù)人都處于聽和處理的模式,這很好。但是,如果你覺得太安靜了,可以簡(jiǎn)單地指出來。

    3. 看起來很沮喪或不知所措。當(dāng)你有太多的信息要分享時(shí),或者你的評(píng)價(jià)是負(fù)面的,就會(huì)出現(xiàn)這種情況。在這些情況下,慢下來。我有時(shí)會(huì)停下談話,把話題轉(zhuǎn)到談心上。

    共享薪酬更新情況:這通常會(huì)使談話變得愉快。簡(jiǎn)單地分享事實(shí),并祝賀對(duì)方的成就。員工很容易認(rèn)為加薪是理所當(dāng)然的,而不是把它當(dāng)作一件大事,所以利用這個(gè)機(jī)會(huì)來提醒他們你有多重視他們的偉大工作。

    留出討論的時(shí)間:把剩下的問題和想法留給大家,試著留出至少五分鐘的時(shí)間。

    后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃:將這個(gè)討論變成一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。

    結(jié)尾:想辦法以積極的方式結(jié)束這一切。讓他們知道自己對(duì)公司有多重要,你有多喜歡和他們一起工作,他們?cè)谀愕墓居卸啻蟮臐摿ΑV匾氖?,讓他們知道,如果有任何事情發(fā)生,毫不猶豫地聯(lián)系你。

    第三步:后續(xù)行動(dòng)

    蕭伯納說:“溝通最大的問題在于,人們想當(dāng)然地認(rèn)為已經(jīng)溝通了?!?/p>

    在我管理生涯的早期,我遇到過一個(gè)表現(xiàn)不佳的下屬。我花了幾個(gè)小時(shí)準(zhǔn)備我們的談話。我確定了發(fā)展領(lǐng)域,包括許多例子,并分享了大量建議。我用了一個(gè)小時(shí)和他詳細(xì)討論了這件事。我覺得我的談話是有作用的。但是一個(gè)月后,我重新審視了我們的討論,感覺就像從未發(fā)生過一樣。我的直接下屬對(duì)我提到的幾個(gè)要點(diǎn)只有模糊的記憶,雖然有強(qiáng)烈的改善的愿望,但是95%的信息丟失了。

    在那一刻,我學(xué)到了兩點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)。第一,如果我的下屬不記得要關(guān)注哪些發(fā)展領(lǐng)域,那是我作為經(jīng)理的過錯(cuò)。第二,我把績效對(duì)話當(dāng)作終點(diǎn),而實(shí)際上它只是績效發(fā)展過程的起點(diǎn)。

    解決這兩個(gè)問題的方法很簡(jiǎn)單:留出專門的時(shí)間來檢查,并讓彼此負(fù)責(zé)。

    具體可以這樣做:首先,創(chuàng)建一個(gè)雙向的行動(dòng)計(jì)劃。要求你的下屬列出未來6個(gè)月他們想要做的5到7項(xiàng)具體行動(dòng),并將它們添加到一個(gè)超級(jí)簡(jiǎn)單的電子表格中。給他們一周的時(shí)間去做這件事。然后,每月安排一個(gè)小時(shí)的會(huì)議時(shí)間。馬上把這次會(huì)議安排在日程表上,這個(gè)時(shí)間稱為“月度職業(yè)指導(dǎo)”。

    在月度職業(yè)指導(dǎo)的會(huì)議上,你有三個(gè)目標(biāo):

    1. 查看你的下屬在發(fā)展領(lǐng)域的進(jìn)展情況。

    2. 確保他們有所需要的一切,以推動(dòng)前進(jìn)。

    3. 確保他們關(guān)注的行動(dòng)項(xiàng)目列表仍然是正確的。

    會(huì)議的主要內(nèi)容應(yīng)該是傾聽、提問,以及在真正必要時(shí)提出建議。在整個(gè)討論過程中,不要確切地告訴你的下屬應(yīng)該做什么,而是幫助他們自己解決問題。當(dāng)被問及答案或建議時(shí),轉(zhuǎn)身問:“你認(rèn)為正確的方法是什么?”

    談話中:記錄下你的下屬做得好或沒做好的實(shí)例,盡可能與他實(shí)時(shí)共享這些內(nèi)容。

    全盤了解

    作為一名經(jīng)理,最好的感覺就是看著你的直接下屬成長。我永遠(yuǎn)不會(huì)忘記一個(gè)年輕的PM,他來到我們的團(tuán)隊(duì)時(shí)與他們?cè)趨f(xié)作技能上有相當(dāng)大的差距。確定發(fā)展區(qū)域后,通過上述過程一起努力,在六個(gè)月后評(píng)估時(shí),我很興奮地看到,幾乎每一次來自同事的反饋都表明,這不再是一個(gè)問題——事實(shí)上,他的發(fā)展領(lǐng)域已經(jīng)變成了一個(gè)優(yōu)勢(shì)。

    即使你的公司已經(jīng)建立了反饋或績效評(píng)估流程,你也可以輕松地將此系統(tǒng)映射到該流程。我發(fā)現(xiàn),對(duì)于管理者來說,他們有很大的空間可以采用更加定制的、個(gè)性化的方法,這種方法可以在周期和組織變革中持續(xù)存在。不要只是高談闊論,敷衍了事,做好實(shí)際的工作,這樣你會(huì)立刻注意到它的影響,并朝著成為一個(gè)更好的管理者的方向前進(jìn)。

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    2019-07-26
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