制造企業(yè)是典型的復雜體,從研發(fā)、采購、生產(chǎn)、銷售到售后等盤根錯節(jié)。在業(yè)務復雜度、流程規(guī)范化等持續(xù)進階的同時,報銷單據(jù)量更是月月破萬,可企業(yè)在差旅報銷的管理依然保持“傳統(tǒng)風格”。

從申請、審批、預訂到報銷,環(huán)節(jié)復雜冗長,這也逐漸形成了制造業(yè)特有的支出管理難題————“三多一低”,即業(yè)務類型多、流程多,發(fā)票種類多,財務效率低。“三多一低”帶來了更多合規(guī)問題的排查,一些潛藏的支出浪費更是防不勝防,財務每月審核和結(jié)算工作壓力巨大。

一樣的壓力,一樣的頭疼。這篇文章告訴你,科世達、眾瑞智能、高仙機器人是如何用“一個平臺”應對挑戰(zhàn)的。

01科世達:如何讓90%的支出

下單即合規(guī),還能降本百萬?

科世達是世界500強之一,也是老牌汽車零部件及配套設備服務商之一?？鐕?jīng)營、萬人規(guī)模也讓這家企業(yè)很早就建立起財務智能化體系。截止2021年,科世達亞洲財務中心便僅有15名財務人員,卻擔負著14家分子公司的總賬、應收應付和稅務全方位工作。

但傳統(tǒng)的報銷模式是阻礙財務部效率的“絕對要素”。科世達要求員工需要在原來的在墊付差旅等費用,后將行程、花費等信息錄入OA系統(tǒng),財務再將員工提供的原始票據(jù)與OA系統(tǒng)信息進行核對,通過后進而記賬。流程聽起來挺順,但異地報銷、違規(guī)超支等問題的坑,躲也躲不開。

〉〉如何讓90%的支出,下單即合規(guī)?

科世達牽手分貝通,在自有OA、SAP系統(tǒng)中,將分貝通SaaS平臺進行嵌入,從事前、事后兩個部分顛覆傳統(tǒng)報銷模式,將傳統(tǒng)報銷痛點一一擊破。聚合場景下,科世達在支出管控方面能夠通過嵌入分貝通平臺,將各項差旅、用餐、采購等支出規(guī)則,嵌入在員工的消費過程中,90%的支出下單即合規(guī)。

科世達基于分貝通,完成了從月均處理萬張發(fā)票到幾張“大發(fā)票”的改變,財務側(cè)員工每個月節(jié)省半個小時用工時間,并釋放給結(jié)算分析、財務分析等更具價值型的工作。如今,基于整個企業(yè)財務智能化體系建設,科世達可實現(xiàn)年均成本節(jié)約數(shù)百萬元。

02眾瑞智能:改變報銷方式

“五步曲,變兩步走”?

作為青島儀器研發(fā)與創(chuàng)新應用的國家高新技術(shù)企業(yè)之一,眾瑞智能在組織規(guī)模逐步擴大的過程中,傳統(tǒng)報銷模式卻“拖了后腿”。

以銷售團隊為例。眾瑞智能有5個銷售大區(qū),30多個客服站,幾十個銷售經(jīng)理和客服人員,平均一個月至少20天都要出差跑客戶。面對百人團隊每月產(chǎn)生的上千張報銷單據(jù),審核工作繁,合規(guī)問題碎。“事后發(fā)作”式的費控模式,冗余的流程更是加劇工作量。

〉〉報銷“出差五步曲,變兩步走”?

眾瑞智能通過分貝通實現(xiàn)了員工費用支出的事前管控。比如銷售人員出差前先提交申請,通過后便可直接在分貝通App內(nèi)完成機票、酒店、火車、用車等的計劃內(nèi)行程預訂,直接由企業(yè)買單。銷售人員免墊資,免報銷,財務每月壓力也小了。

分貝通支持自定義的審批流和規(guī)則配置,如今員工不僅大部分因公消費都可在分貝通App完成,更能潛移默化的“按規(guī)則辦事”。使用分貝通大約一年后,差旅報銷類發(fā)票量大約有80%以上的降低。即使仍需面對一些報銷處理情況,員工在分貝通App端便能通過OCR技術(shù)自動、多維度校驗發(fā)票合規(guī)性,這也為財務的報銷核算提供初步把關(guān)。

03高仙機器人:千筆打車訂單

如何化“零散”為“整”?

作為清潔機器人領(lǐng)域的霸主,高仙機器人的業(yè)務已覆蓋全世界30多個國家和地區(qū),在國內(nèi)更是擁有11+分/子公司。面對每月破萬的票據(jù)處理量,總部財務習以為常。

就拿加班打車來說,總部從分子公司每月回收的加班打車訂單上千筆,經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票抬頭開錯、不提供具體的行程單,財務每個月至少存在5%左右的打車票據(jù)需要重新溝通,僅此類票據(jù)審核工作,每月至少占用財務5天的時間。這對于管理人員來講需要耗費大量時間精力。

〉〉月度打車訂單如何化“零散”為“整”?來聽聽高仙機器人CFO怎么說

分貝通

如今,分貝通用一個平臺管理的模式,聚合優(yōu)質(zhì)供應鏈,員工下單,企業(yè)支付,分貝通直接與企業(yè)按約定周期統(tǒng)一結(jié)算,幫助財務節(jié)約出大量重復性工作的時間,讓財務的人效更高、讓員工的體驗更好。

從世界工廠到制造強國,中國正面臨著制造業(yè)轉(zhuǎn)型之機。尤其在金稅四期加速推進的當下,制造業(yè)企業(yè)也在逐步轉(zhuǎn)型。企業(yè)可以優(yōu)先考慮選擇適配性高的數(shù)字化應用,提升企業(yè)效率,實現(xiàn)迅速降本。一個平臺管理企業(yè)全部消費支出,分貝通適配性高,可以對接企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng),實現(xiàn)全流程互動通,提升企業(yè)管控效率、流程銷量、數(shù)據(jù)效率。

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