“設計師們各自為戰(zhàn)的模式已經不滿足當下需求，新媒體部門需要一個能讓團隊產能更高效的設計協(xié)作平臺。”

——金山文檔新媒體運營團隊主管 敬怡

案例亮點

生產周期縮減近50%

持續(xù)優(yōu)化設計規(guī)范

優(yōu)質模板高效復用

金山文檔是金山辦公旗下的在線協(xié)作Office工具，月活峰值超2億。作為“本土”科技辦公產品，金山文檔秉持“一起辦公才高效”的品牌理念，持續(xù)深耕辦公賽道，不斷打磨技術和產品，服務國人用戶。

在線協(xié)同提效，填補工具空白

金山文檔的新媒體運營團隊的6位同學，要負責公眾號、微博、小紅書、知乎等多個新媒體平臺的內容產出。金山文檔相關新媒體內容的更新數(shù)量和頻次非常高，并且要基于龐大的用戶基數(shù)以及不同的用戶畫像規(guī)劃不同的內容風格，巨大的工作量對團隊的產能和協(xié)作提出極高的要求。

“在今年年初，新業(yè)務的發(fā)展對于內容設計提出了更高的標準，內容品質和數(shù)量雙雙提升。這就勢必要求團隊的協(xié)作及設計效率整體提升。金山文檔就是在線協(xié)作文檔，文檔協(xié)作我們在行，但設計上的協(xié)作卻缺乏合適的工具。當務之急就是找到一個可以讓團隊產能更高效的設計協(xié)同工具。”金山文檔新媒體運營主管 敬怡 介紹到，“最開始是一個MasterGo的忠實用戶建議我們試用一下這個產品，后來發(fā)現(xiàn)各方面的需求都能滿足，于是就一直沿用下來了。”

對于國內的平面設計團隊而言，在面對協(xié)同提效的轉型需求時，最大的難點就是找到一款合適的替代工具，主要原因是國外的協(xié)同工具存在安全隱患，傳統(tǒng)的設計工具又不具備很好的在線協(xié)同能力。而MasterGo的出現(xiàn)，恰恰填補了市場上此類需求的“工具空白”。

首先，和國外工具相比，MasterGo作為一款國產自研的在線協(xié)同工具，具備天然的安全屬性，對數(shù)據(jù)資產的安全保障切實有效，解除了眾多客戶對數(shù)據(jù)安全的后顧之憂。并且，MasterGo的功能更加本土化，無論是語言還是使用習慣，更符合中國設計師的用戶體驗。“比如 MasterGo文件導入的兼容性，就特別值得一夸。”金山文檔新媒體運營團隊設計師 淑苑 提到，“其他團隊用Figma做的素材，我們直接導入到 MasterGo里面就行了，還有AI的矢量形狀，直接復制粘貼就能導入MasterGo并實現(xiàn)節(jié)點編輯、漸變調整等等，非常方便。”

其次，和傳統(tǒng)設計軟件相比，MasterGo在線協(xié)同的優(yōu)勢就更加突出了。“使用傳統(tǒng)的本地軟件，我們只能直接拿著草圖去跟同事當面交流，再用AI或者PS等軟件進行設計，然后反復進行溝通修改，文件就會越來越臃腫。我們特別喜歡MasterGo的一個重要原因，就是在同樣的工作流程中，減少了本地文件的下載以及傳輸過程，我們只需要在云端就可以實現(xiàn)溝通交流以及文件分享。”金山文檔新媒體運營團隊主管 敬怡 介紹到，“而且正是因為有了MasterGo在線協(xié)同提效的助力，遇到設計任務趕周期的情況，我們就可以多人協(xié)作，加倍提效。像今年上半年公司的AI能力WPS AI亮相，需要在短期內制作多篇差異化的亮點宣發(fā)內容。團隊就通過 MasterGo的在線協(xié)作提升產能，最終圓滿完成宣發(fā)亮相。相比之前的傳統(tǒng)設計軟件，這種協(xié)作就是很難順暢實現(xiàn)。”

除了內容生產上的協(xié)同提效，MasterGo在文件管理和評審溝通上的協(xié)同提效同樣獲得了金山文檔新媒體運營團隊的一致好評。

“如果用本地軟件的話，基本就是各自在各自的電腦上進行文件歸檔。需要調用文件時，還得在工作群組里溝通分享，不僅會導致群文件過大，而且翻找麻煩，很影響效率。但是在 MasterGo上協(xié)作，所有的文件和資產都沉淀在平臺上，一鍵分享、實時更新，溝通成本以及管理效率和以往相比，都有顯著的提升。”金山文檔新媒體運營團隊設計師 阿瑤 介紹到，“而且正是基于這樣的在線協(xié)同模式，我們的評審工作也會方便很多。因為新媒體的很多內容相對來說管理周期會比較長，不同渠道不同周期會多次復用。從制作初稿到不同的發(fā)布周期對同一稿件進行多次優(yōu)化，不斷進行后續(xù)更迭，在 MasterGo上進行文件的管理和更新，就能節(jié)省大量的低耗時間成本，大大提高團隊的產能效率。”

而在一些具體的設計功能上，MasterGo同樣優(yōu)于傳統(tǒng)設計軟件：比如 MasterGo的資源庫，擁有各種現(xiàn)成的、豐富的信息圖標，減少設計師手動重繪的工作;利用 MasterGo特效制作輕擬物風格的圖片圖標更快更便捷;利用MasterGo原型功能，制作一些比較絲滑的動畫效果，可以滿足大部分的動圖制作需求等等。

“整體來講，在使用了 MasterGo之后，提效效果是相當直觀的。我們之前一篇圖文的制作，從大綱到成稿到最終發(fā)布，周期大概在三天。但是新媒體平臺的特點是追熱點，講究時效性，這個性質決定我們很多時候需要趕著出內容。如果內容制作周期較長，就沒辦法及時響應熱點需求。在用了MasterGo之后，我們的周期大概能縮短到一天半左右，提效接近50%。”金山文檔新媒體運營團隊主管 敬怡 介紹。

搭建設計規(guī)范，沉淀設計資產

在實現(xiàn)產能提效的基礎上，金山文檔新媒體運營團隊同時還利用 MasterGo搭建設計規(guī)范、沉淀設計資產，從更長遠的意義上，進一步解放設計師，為團隊帶來更大的效能提升。

由于金山文檔新媒體運營團隊在以前都是各自使用習慣的工具，有的用本地設計軟件，有的用網(wǎng)頁的海報編輯工具，導致很難統(tǒng)一規(guī)范。而且素材分散不好管理，協(xié)作交流的成本也在無形中增高。所以從長遠的發(fā)展來看，搭建設計規(guī)范、沉淀設計資產是團隊成長必不可少的一環(huán)。

“得益于 MasterGo的協(xié)同功能，我們正在優(yōu)化新一版的設計規(guī)范。其目的就是讓相關內容擁有更系統(tǒng)、更嚴謹、更統(tǒng)一的風格，與我們的產品基調更契合。我們的設計規(guī)范是在 MasterGo上持續(xù)更新的，2023年年初有一版，到現(xiàn)在年末了，又在更新第二版。相對來說，設計規(guī)范會不斷向更高的標準去優(yōu)化，比如更適合閱讀的行距、字距、字號等，歸根結底就是從用戶體驗的角度出發(fā)實現(xiàn)規(guī)范化的內容生產運營，從而帶給用戶更愉悅的體驗。”設計師 淑苑 分享了團隊在 MasterGo搭建設計規(guī)范的成效以及必要性。

而對于金山文檔的新媒體團隊來說，設計資產的沉淀和管理尤為重要。不同于普通產研團隊，金山文檔的新媒體內容更新周期非常高頻，從而積累了豐富的素材。“如何管理龐大的素材庫?”這個難題，在使用 MasterGo以后就迎刃而解。

“我們在 MasterGo上建立了自己的團隊素材庫，將常用的素材以及公用的優(yōu)質圖標等資源共享在里面。當團隊成員需要調用時，直接打開團隊素材庫的鏈接就能各取所需，輕松搞定。在以前，像這種涉及到非常多的、大批量的團隊文件、團隊素材，管理起來尤為麻煩，整理歸檔成本高。但是現(xiàn)在通過 MasterGo的團隊素材庫管理，就完全能解決我們的管理難題，滿足所有團隊成員的需求。”

通過 MasterGo大半年的沉淀，金山文檔新媒體運營團隊如今已積累了很大一批設計資產。而這些設計資產在團隊內部形成優(yōu)質模板，從而將內容制作的效率大幅提升，為團隊節(jié)省出來很多寶貴的時間。“比如說今年下半年的開學季和上半年開學季的選題類似，那么大部分的項目資料是可以通過模板復用的，這樣其實已經為我們節(jié)省了很大的時間。”設計師 阿瑤 介紹到，“在所有的設計資產中，使用比較高頻的模板，我們就直接放在團隊素材庫里，這一部分資產大概能覆蓋我們 80% 的日常復用需求;然后把剩余的其他內容，也都在 MasterGo中進行歸檔整理，后續(xù)想復用的時候直接去調用即可，這樣就覆蓋了剩下的20%特殊需求。換句話說，通過 MasterGo對設計資產的沉淀與管理，基本就能滿足我們對于設計資產高效復用的大部分需求。”

MasterGo與金山文檔的合作，為新媒體運營團隊打造了一個協(xié)同提效的最佳實踐，為國內平面設計團隊步入“在線協(xié)同”時代提供了一個可行性樣本。正如金山文檔新媒體運營團隊主管 敬怡 所說的：“我們選擇 MasterGo作為在線協(xié)同工具時的想法，是希望能讓設計為團隊帶來更大的效能提升。我們新媒體團隊的所有成員都是多面小能手，每個人都能作為設計師獨立負責一篇內容的文字稿、設計、排版、發(fā)布等全部流程的產出，所以我們期望讓設計參與到更多的流程中，最大程度的釋放設計師價值。”MasterGo也期待在和用戶共創(chuàng)的過程中，在助力團隊產能提效的同時，和團隊一起去提升設計師的未來價值。

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