最近很多朋友在后臺問我,數(shù)字化移動辦公環(huán)境下如何做好項目管理,但是問題不夠聚焦,所以我決定從自己的理解出發(fā),分享一下項目管理的一些心得。需要說明的是,傳統(tǒng)項目管理和互聯(lián)網(wǎng)項目管理存在很大的差異,尤其在“在線辦公背景下,很多項目直接搬到云端,管理也在工具上完成,因此,探討這個管理過程顯得比較重要”

為方便大家理解,以下內(nèi)容將由以下目錄組成:

什么是項目管理?

為什么要做項目管理?

在線辦公如何做項目管理?

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一、什么是項目管理?

項目管理是管理學(xué)的一個分支學(xué)科,對項目管理的定義是:指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法,使項目能夠在有限資源限定條件下,實現(xiàn)或超過設(shè)定的需求和期望的過程。項目管理是對一些成功地達成一系列目標(biāo)相關(guān)的活動(譬如任務(wù))的整體監(jiān)測和管控。這包括策劃、進度計劃和維護組成項目的活動的進展。

為方便大家理解,我做了一張圖:

簡單理解就是運營管理的知識、工具、技術(shù)于項目本身,達成項目需求或者解決項目問題。這里說的所謂的管理包含領(lǐng)導(dǎo)、組織、用人、計劃、控制等幾項關(guān)鍵工作。

我們做互聯(lián)網(wǎng)項目的,從時間軸上去分析可能更加方便,項目管理其實就是五大過程,即立項、計劃、執(zhí)行、檢查、總結(jié);從空間軸上看就是九大領(lǐng)域,即項目整體管理、進度管理、質(zhì)量管理、范圍管理、成本管理、風(fēng)險管理、人事管理、溝通管理、采購管理。

項目管理時間軸流程一張圖表示如下:

二、為什么要做項目管理?

首先明確下,本篇中說的項目管理,指的是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品項目?；ヂ?lián)網(wǎng)行業(yè)廣泛,每個職位的項目負責(zé)人對項目管理的需求并不那么強烈,所以對于專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品項目經(jīng)理來說,他們在項目管理層面更加注重服務(wù)于需求,包括需求的傳遞、評審、落地,以便追求更加高效的跨部門協(xié)同、團隊協(xié)作能力。因此,項目管理看起來更多都是團隊管理的一部分。

所以,我們?yōu)槭裁匆鲰椖抗芾?如果你知道這個事情為什么做,那么你就是在做正確的事情,還需要知道把這個事情給做對,那就是HOW的方法。項目管理就是關(guān)于把事情做正確的方法。因為項目在本質(zhì)上市獨特的,臨時的非重復(fù)性工作,要求使用有限的資源在有限的時間內(nèi)為特定的人或組織完成特定的目標(biāo)、服務(wù)或者結(jié)果。

我們做項目管理是因為要整合資源,協(xié)同并進。一個項目是多個部門甚至是多個組織進行合作協(xié)同的工作。拿我們公司來說(我們公司是做APP軟件技術(shù)開發(fā)的),產(chǎn)品、設(shè)計、交互、前端開發(fā)、后端開發(fā)、測試、運營、用戶等多個角色,只有將涉及到的資源有效整合起來才能順利推進項目落地。

項目管理可以減少不確定因素,有效保障衡進度。做項目管理很重要一點是風(fēng)險管理,畢竟項目在推進過程中會遇到各種不確定的因素,做好項目各方面準備工作和可能會遇到的問題,可以很好的將不確定因素盡量保證可控。

做好項目管理,形成團隊執(zhí)行邏輯化、一致化、清晰化。項目管理的核心是將工作內(nèi)容變清晰和文檔化,我們現(xiàn)在很多用戶使用飛項產(chǎn)品的時候就需要確保項目結(jié)束后文檔能即可歸檔分類保存,作為項目復(fù)盤的依據(jù)。

三、在線辦公如何做項目管理?

想做好項目管理,僅僅靠理論和一些項目管理框架遠遠不夠。好比說你會寫很多字,但是讓你寫一篇文章就不容易一個道理。在實際項目管理中,談?wù)剛€人體會:

爭取關(guān)鍵資源,與項目關(guān)鍵人物的良好關(guān)系至關(guān)重要,畢竟重要的組織資源都在大人物的掌控之下,沒有“大人物”的支持,項目基本上搞不好。因此,搞項目管理,項目經(jīng)理“拉大旗作虎皮”的能力,必不可少,一定要準確理解領(lǐng)導(dǎo)的意圖,低調(diào)做人可以,但一定要高調(diào)做事。簡言之就是要讓項目相關(guān)方都清楚,這個項目是領(lǐng)導(dǎo)“高度重視”的項目。開個項目啟動會,關(guān)鍵里程碑完成,一定要把負責(zé)的大領(lǐng)導(dǎo)(項目發(fā)起人)請上。因為大領(lǐng)導(dǎo)都愿意是樂見其成的。

與客戶的良好溝通,作為項目承包方,也就是乙方,如果不能與項目發(fā)包方有融洽的關(guān)系,這個項目基本上“兇多吉少”。不要想當(dāng)然,一定要準確理解客戶意圖,多確認,不猜測。最好讓客戶成為你的“良師益友”。多聽客戶意見和檢驗,共同確認項目的目標(biāo)和關(guān)鍵節(jié)點及里程碑標(biāo)志,不要擅自替客戶做主。永遠做且只做自己該做的,要有邊界感。避免好心辦壞事,永遠在進度、質(zhì)量、范圍、成本四個要素中獲得平衡。

合適的項目團隊成員,這個非常重要,“項目是人做的”,一流的項目在三流的團隊手里也避免不了失敗的命運,反之,即便是三流的項目,在一流團體的手里也可以大獲成功。事在人為,人不靠譜,萬事皆休。把合適的項目任務(wù)托付的最專業(yè)的團隊成員手里是項目成功的關(guān)鍵。項目管理的本質(zhì),就是在規(guī)定的時間解決必須解決的問題。從而達成項目目標(biāo)。

項目管理是一門成事的學(xué)問,項目管理知識只是項目管理的最基礎(chǔ)的理論,需要大家不斷實際和總結(jié)。最終轉(zhuǎn)化成解決項目實際問題的能力,這才是每個有志成為項目經(jīng)理的必修課。

另外,如果是在線辦公的項目管理方式,跟線下會有差異。線上更多是基于平臺進行,線下更多是互動和實際討論,雖然說數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)都在平臺,但是線下會產(chǎn)生更多的面聊溝通,以及帶來更多的不確定變動,而線上則少了這種概率的發(fā)生。

線上辦公如何做好項目管理,我通過一個平臺來實際聊聊。

以項目管理工具飛項為例,線上辦公無非是這么一個流程:

遠程參加會議、團隊協(xié)同作業(yè)、項目負責(zé)人進行任務(wù)分配、團隊成員多人協(xié)同編輯文件及同時推進項目、人力部門在線進行審批報銷……

隨著“云辦公”的加速普及,人們只需一臺電腦、一部手機、一根網(wǎng)線,就能隨時進入辦公狀態(tài),工作時間和場所更加彈性靈活。尤其這幾年期間,遠程交流、線上會議等已成為“剛需”,改變著許多“上班族”的工作模式。飛項剛好能滿足這個管理流程。

雖然大部分員工傾向于居家辦公,但好一些“身在居家辦公中”的老板們與日俱增的焦慮也隨之而來:

員工居家工作,有沒有認真干活?

在做事還是摸魚?

項目能順利推進嗎?

進度能保證嗎?

如何做績效考核?

如何明確目標(biāo),落實到人。居家辦公比不上在會議室面對面交代任務(wù)來得干脆利落,很多時候大家通過線上會議或者語音電話接收到的信息理解不一定到位,因為任務(wù)如何正確的傳達到位就非常關(guān)鍵,搞不好很多員工還會因此偷工減料。

做項目管理的,溝通到位,信息完全觸達是居家遠程辦公的一個痛點。平時很多工作需要團隊協(xié)作,居家辦公之后,同事之間、團隊之間的溝通要依賴線上、語音、電話,很多時候無法進行多信息的同步和觸達,視頻會議的效果肯定不如大家面對面溝通直接,所以相互協(xié)作和溝通成本變高,影響工作進度。

飛項IM在溝通上做了很多人性化的設(shè)置,每個事項都擁有專屬的IM可以在事項內(nèi)繼續(xù)發(fā)起待辦、會議等小任務(wù),也可以給溝通內(nèi)容標(biāo)記重點,這樣,溝通到哪里隨時發(fā)起待辦和會議,能解決的事情可以馬上處理,以免下線后又暈頭轉(zhuǎn)向忘記要做的事。因此,做項目管理的,只需要關(guān)注重點和難點,不用面面俱到。

很多時候,居家辦公會出現(xiàn)一種情況,那就是“缺乏上班儀式感”帶來的積極性下降、效率不如以前,甚至居家后沒有在公司的那種激情,人變得拖延松垮,家務(wù)事也影響著工作。別說做個人績效考核打分,恐怕連KPI都無法完成!這也是項目管理者的焦慮所在。

如何緩解這種焦慮?建立信任,讓領(lǐng)導(dǎo)充分相信居家辦公的效率和積極性,但這是下策,畢竟情感的信任更多是基于感性上的。想要降低項目負責(zé)人的焦慮,只有轉(zhuǎn)變信任的方式,比如直接用任務(wù)進度導(dǎo)向來考核。如何用任務(wù)進度導(dǎo)向考核?我推薦飛項的月視圖、團隊日程和數(shù)據(jù)報表。

在團隊日程里面,項目管理者可以在月視圖中快速概覽月度安排,飛項提供多種篩選維度:空間、項目、標(biāo)簽、完成情況、協(xié)作人、創(chuàng)建人、責(zé)任人,以及自定義篩選器,過濾出自己想要看的內(nèi)容,多項目多任務(wù)同步推進也小菜一碟。此外,在成員安排中也可以非常直觀的看到項目組成員的工作進展和時間安排,方便管理者隨時調(diào)整。對于項目管理者來說,這也是其中可以作為績效考核的板塊之一。

所以,線上辦公去做績效考核也是非常簡單高效的,調(diào)閱看板心理自然有數(shù)。

數(shù)據(jù)分析也是項目管理者“監(jiān)控”居家遠程辦公的利器之一。很多時候我們無法時時通過視頻或語音聊天監(jiān)控員工是在拼命工作還是混沌摸魚,但是數(shù)據(jù)不會騙人。飛項支持在空間內(nèi)跨項目進行以“事”緯度、以及以“人”緯度分別的報表分析,主要包括:整體分析、人員分析和事項分析。項目管理者通過數(shù)據(jù)可以看到每個項目和成員的效率、任務(wù)進展程度。作為項目管理者,每天盯著數(shù)據(jù)進展,是一個比較直觀和高效的方法,但凡數(shù)據(jù)產(chǎn)生差異了,就馬上看看成員的進度,以此來重新安排和調(diào)整人員工作日程,避免項目出現(xiàn)大的延誤。

作為項目管理者,為了確保員工能夠及時、準確、圓滿地完成工作任務(wù),各層級管理者,要善于利用遠程辦公的機遇,通過溝通和協(xié)作不斷激勵、提升下屬的學(xué)習(xí)能力,并進行適當(dāng)?shù)臋z查、跟蹤和監(jiān)督,可以對下屬進行學(xué)習(xí)內(nèi)容的適當(dāng)考核和跟蹤,復(fù)盤,并將其作為績效考核的其中一項內(nèi)容,占據(jù)一定的考核比例,這些都是遠程辦公下切實可行的管理措施。

不管是線上還是線下辦公,想做好項目管理,項目負責(zé)人需要做好項目管理的10個關(guān)鍵點:

1、明確且達成共識的項目目標(biāo);——飛項的詳細事項創(chuàng)建,讓大家同步所有關(guān)鍵信息。

2、制定項目標(biāo)準及流程;——脈絡(luò)圖清晰化項目執(zhí)行流程和任務(wù)分派。

3、合理的優(yōu)先級排序;——利用四象限,每天做好重要緊急的事情。

4、有能力保障且有能力執(zhí)行的資源分配;——盯緊成員日程和項目進展,隨時調(diào)整日程。

5、精細化的任務(wù)分解,任務(wù)責(zé)任到人;——脈絡(luò)圖創(chuàng)建和任務(wù)派發(fā)。

6、每日檢查、每周檢查項目進展和提交物;——盯緊成員日程和項目進展,隨時調(diào)整日程。

7、根據(jù)檢查情況調(diào)整任務(wù)目標(biāo)、資源、進度,并修改計劃;

8、有效溝通;——利用飛項的IM溝通及小任務(wù)功能,對重點待辦做好跟進。

9、激勵;——根據(jù)成員表現(xiàn),做好激勵的方式,如馬斯洛的需求層次理論。

10、工具化。——把業(yè)務(wù)搬到云端,例如飛項。

總之,項目管理是一門人和事互相調(diào)配和促進的學(xué)問,項目管理知識只是項目管理的最基礎(chǔ)的理論,需要大家不斷實際和總結(jié)。線上辦公可能更多是用工具化去跟進項目,手段其實是一樣的,做好全流程管理和監(jiān)控。

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