隨著近期國(guó)家調(diào)整疫情防控政策,很多公司都開始了混合和云端辦公時(shí)代:遠(yuǎn)程視頻會(huì)議、共享文檔、移動(dòng)審批……如今,“上班族”只需要一臺(tái)電腦、一部手機(jī)即可完成以往在辦公室里的工作。

疫情以來(lái),線上辦公成為了“剛需”,改變了“上班族”的工作習(xí)慣,開啟了產(chǎn)業(yè)發(fā)展的新路徑、新賽道,也塑造著經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)能、新優(yōu)勢(shì)。中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心發(fā)布的《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示,截至2022年6月,中國(guó)在線辦公用戶規(guī)模達(dá)4.61億,占網(wǎng)民整體的43.8%。

如何在遠(yuǎn)程辦公也能取得高效的工作效率?我們采訪了很多項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,除了把項(xiàng)目每天匯報(bào)制外,他們更傾向于使用一些最新的在線項(xiàng)目管理工具來(lái)管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目。下面我們看看這些先進(jìn)的團(tuán)隊(duì)和組織是怎樣通過(guò)工具來(lái)賦能項(xiàng)目的。

林經(jīng)理是廣東一家大型設(shè)計(jì)公司的部門總監(jiān),自從團(tuán)隊(duì)大部分居家辦公后,他們項(xiàng)目推進(jìn)管控也一度成為大家關(guān)心的事情。林經(jīng)理在團(tuán)隊(duì)管理上非常有經(jīng)驗(yàn),也善于用飛項(xiàng)這種項(xiàng)目管理工具推進(jìn)項(xiàng)目。首先他把部門所有項(xiàng)目搬上飛項(xiàng),給團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目創(chuàng)建了一個(gè)個(gè)空間,所有負(fù)責(zé)人的大小任務(wù)都匯聚在此。

其次,林經(jīng)理親自抓重點(diǎn)項(xiàng)目。創(chuàng)建一個(gè)項(xiàng)目直接把任務(wù)需求和分工通過(guò)飛項(xiàng)脈絡(luò)圖進(jìn)行科學(xué)分工和派發(fā),不需要等對(duì)方同意,直接進(jìn)入對(duì)方的事項(xiàng)中,少了逐個(gè)溝通的麻煩。

居家辦公后的每天早上,林經(jīng)理第一件事就是查看當(dāng)天的重點(diǎn)緊急事項(xiàng),不管早晨多忙,都要集中火力優(yōu)先解決重點(diǎn)緊急的事情。

查看團(tuán)隊(duì)成員日程,可以更好的對(duì)每個(gè)人的分工任務(wù)進(jìn)行全盤了解,分析是否遇到延誤的可能,便于給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好日程安排和調(diào)整,以免因小失大影響了整體進(jìn)展。

項(xiàng)目拆解到位,任務(wù)分配科學(xué),人不走空。遠(yuǎn)程辦公可不止居家這一個(gè)場(chǎng)景,還有公寓、酒店、飛機(jī)高鐵,甚至咖啡香撲鼻的星巴克等,不同的地方影響溝通的程度也不同,也比不上一起在會(huì)議室面聊來(lái)得干脆。因此在項(xiàng)目拆解和分配上就非常重要,群聊一個(gè)缺點(diǎn)就是人多七嘴八舌,等到要查閱分配的時(shí)候就一頭霧水。利用飛項(xiàng)的項(xiàng)目拆解和任務(wù)派發(fā)就非常方便和清晰。

首先將需要啟動(dòng)的任務(wù)逐層拆解,細(xì)分到人;然后根據(jù)需求和個(gè)人所長(zhǎng)進(jìn)行科學(xué)分配,責(zé)任到人,誰(shuí)也不能因?yàn)闆]聽到聊天會(huì)議而摸魚。

另外,因?yàn)榫蛹曳稚⒏鞯?很多人可能因?yàn)榧彝セ蛘邉e的原因?qū)е聼o(wú)法及時(shí)上線回復(fù)或者做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。沒關(guān)系,林經(jīng)理直接通過(guò)飛項(xiàng)的數(shù)據(jù)報(bào)表即可分析一切。如可以通過(guò)事情和人的維度對(duì)任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行分析,從而判斷每個(gè)人的完成效率和執(zhí)行情況。

飛項(xiàng)的多種提醒,時(shí)刻不忘“你在上班”。飛項(xiàng)的多種提醒形式也會(huì)讓你時(shí)刻記住項(xiàng)目情況:新消息提醒、執(zhí)行時(shí)間提醒、完成狀態(tài)提醒等。此外,飛項(xiàng)的日?qǐng)?bào)功能也非常人性化,它會(huì)根據(jù)你每日事項(xiàng)的完成和計(jì)劃情況,推送早計(jì)劃與晚總結(jié),這樣就避免了很多居家辦公的人心不在焉的情況發(fā)生。優(yōu)秀的項(xiàng)目管理對(duì)這種人性化的功能愛不釋手,畢竟解放了自己需要不斷催促大家的“煩惱”。

以上是一個(gè)普通的項(xiàng)目總監(jiān)居家辦公的工作流程和內(nèi)容。不難發(fā)現(xiàn),很多老板和領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心居家辦公會(huì)影響效率,無(wú)法管控員工的工作飽和度。但是通過(guò)一款簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理軟件,這些煩惱都可以輕松化解。在線協(xié)同,遠(yuǎn)程辦公的趨勢(shì)越來(lái)越明顯,作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,擁有一款實(shí)用好用的項(xiàng)目管理軟件傍身還是非常有必要的。

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