前言:項(xiàng)目經(jīng)理軟件工具怎么在工作中實(shí)際運(yùn)用?團(tuán)隊(duì)管理工具軟件可以和項(xiàng)目共用嗎?能否有一款工具可以同時(shí)協(xié)同團(tuán)隊(duì)和任務(wù)呢?

我們知道,每一款產(chǎn)品要完成上市,需要經(jīng)歷市場(chǎng)調(diào)研、研發(fā)設(shè)計(jì)、功能測(cè)試、上市評(píng)估、營(yíng)銷推廣等階段。作為項(xiàng)目經(jīng)理最關(guān)鍵的任務(wù)除了確保產(chǎn)品的順利孵化上市,更多的是管理團(tuán)隊(duì)。我們調(diào)研過(guò)很多項(xiàng)目管理用戶,工作痛點(diǎn)是如何在研發(fā)的全流程中有效管理團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目。所以如果有一款專業(yè)的項(xiàng)目管理工具可以承載整個(gè)產(chǎn)品從生產(chǎn)到上市的全鏈路管理,深度打通各個(gè)參與部門(mén),完成協(xié)同,相信可以解決很多項(xiàng)目經(jīng)理的痛點(diǎn)和難點(diǎn)。

張先生是一家集研發(fā)、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)、銷售一體的日化企業(yè)研發(fā)部門(mén)的項(xiàng)目經(jīng)理。主要參與管理產(chǎn)品的研發(fā)和上市,整個(gè)團(tuán)隊(duì)約80人,分為開(kāi)發(fā)部、設(shè)計(jì)部、測(cè)試部、材料部、市場(chǎng)部、用戶部等,每個(gè)部門(mén)設(shè)一名部門(mén)經(jīng)理,兩名部門(mén)主管。

張先生部門(mén)新品研發(fā)上市流程為:

可以看出,產(chǎn)品從研發(fā)到上市,經(jīng)歷的過(guò)程十分漫長(zhǎng),涉及部門(mén)多,溝通成本高。項(xiàng)目產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)龐大,稍有整理不當(dāng),可能會(huì)造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤甚至丟失。下面分享一下張先生團(tuán)隊(duì)使用飛項(xiàng)做項(xiàng)目管理的體驗(yàn):

管理挑戰(zhàn)1:項(xiàng)目周期長(zhǎng),整體管理難。

張先生認(rèn)為,項(xiàng)目周期長(zhǎng)是整個(gè)行業(yè)的挑戰(zhàn)。比如我們通過(guò)市場(chǎng)和客戶售后調(diào)研發(fā)現(xiàn),用戶對(duì)某細(xì)分領(lǐng)域的洗護(hù)產(chǎn)品需求非常強(qiáng)烈,那么我們需要出一個(gè)調(diào)研報(bào)告上報(bào)企業(yè)戰(zhàn)略部,部門(mén)審批同意后,需要做系列的準(zhǔn)備工作,包括競(jìng)品調(diào)研、產(chǎn)品定位、目標(biāo)群體、功能提煉、賣點(diǎn)提煉、產(chǎn)品slogan、包裝設(shè)計(jì)、配方研發(fā)等。每個(gè)部門(mén)管理不同的板塊,工作量也千差萬(wàn)別,整個(gè)周期一下子拉長(zhǎng)了,在進(jìn)度方面就非常難以把控。

時(shí)間就是金錢(qián),就是獲得用戶和銷售的關(guān)鍵。以我們研發(fā)女性內(nèi)衣洗衣液為例,從調(diào)研到產(chǎn)品上市,我們花了大概一年半時(shí)間,因?yàn)檫@是一個(gè)非常新的細(xì)分領(lǐng)域,屬于開(kāi)拓性的嘗試和探索,所花費(fèi)的時(shí)間也更多。常規(guī)的新品,我們?cè)跁r(shí)間上會(huì)大大縮減,最快可以一個(gè)月。日化制造業(yè)做新品,沒(méi)有做好合理的時(shí)間規(guī)劃,項(xiàng)目推進(jìn)速度就會(huì)大打折扣,即便最終完成了,也會(huì)錯(cuò)過(guò)產(chǎn)品搶先進(jìn)入市場(chǎng)的黃金時(shí)間。

飛項(xiàng)價(jià)值1:今日關(guān)注和項(xiàng)目概覽、分組,統(tǒng)攬整體進(jìn)展。

項(xiàng)目如果涉及到多部門(mén)同時(shí)開(kāi)展,執(zhí)行層面會(huì)產(chǎn)生很多子事項(xiàng)和任務(wù),不管是時(shí)間還是效率上都帶來(lái)很大挑戰(zhàn)。一方面管理者對(duì)接的部門(mén)和事項(xiàng)猛然增多,分配到每個(gè)事項(xiàng)的精力就會(huì)減少。另一方面,管理者對(duì)每個(gè)事項(xiàng)的監(jiān)控和管理力度降低后,如果遇到風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)難以及時(shí)處理。利用飛項(xiàng)今日看板,一屏掌控當(dāng)天的工作安排。

在今日日程,以時(shí)間先后順序?yàn)檩S,一個(gè)頁(yè)面將你今日需要處理的待辦事項(xiàng)全部展現(xiàn)出來(lái)。不用在擔(dān)心自己因?yàn)榉植磺鍟r(shí)間先后而錯(cuò)過(guò)了重要事項(xiàng)的完成時(shí)間,清晰安排后可以根據(jù)當(dāng)月重點(diǎn)和非重點(diǎn)研發(fā)產(chǎn)品的進(jìn)度進(jìn)行工作推進(jìn),同時(shí)更好的聚焦你關(guān)注、派發(fā)、接受的重點(diǎn)日程。

在項(xiàng)目分組里面,對(duì)各個(gè)板塊的事項(xiàng)可以非常直觀的瀏覽。

管理挑戰(zhàn)2:多部門(mén)配合,溝通協(xié)作難。

制造業(yè)是綜合性和跨部門(mén)非常頻繁的一個(gè)行業(yè),不管產(chǎn)品大小,基本會(huì)動(dòng)用所有的部門(mén)。如果項(xiàng)目多且同時(shí)推進(jìn),項(xiàng)目經(jīng)理需要溝通的人員和對(duì)接的事就更多,溝通內(nèi)容的增加,也產(chǎn)生了更多需要配合和調(diào)度方面的問(wèn)題,負(fù)責(zé)人需要向上匯報(bào)各種進(jìn)展,向下需要傳達(dá)各種指令。

不同的部門(mén)人員混雜,溝通起來(lái)非常不順暢,群里發(fā)一個(gè)消息半天沒(méi)人回復(fù),作為項(xiàng)目管理你會(huì)不斷的去提醒和反復(fù)確認(rèn),所以在這一塊非常耗費(fèi)精力和時(shí)間。

并且,大家對(duì)目標(biāo)的認(rèn)知是缺失和不一致的。如客服部認(rèn)為一旦把客戶需求順利轉(zhuǎn)達(dá)就算完成任務(wù),技術(shù)部認(rèn)為產(chǎn)品順利轉(zhuǎn)入測(cè)試階段就大功告成了,測(cè)試部只關(guān)注產(chǎn)品的檢測(cè)與執(zhí)行測(cè)試任務(wù),設(shè)計(jì)部只關(guān)心設(shè)計(jì)范疇,質(zhì)檢部則僅僅對(duì)產(chǎn)品研發(fā)流程和質(zhì)量的穩(wěn)定保證,而市場(chǎng)部門(mén)只關(guān)注產(chǎn)品何時(shí)上市、推廣營(yíng)銷,售后部門(mén)則希望產(chǎn)品不要出現(xiàn)使用問(wèn)題。如何解決每個(gè)部門(mén)完成了所承擔(dān)的任務(wù)就“溜之大吉”的頑疾,成了很多項(xiàng)目經(jīng)理的“心頭之痛”。

飛項(xiàng)價(jià)值2:從任務(wù)派發(fā)到即時(shí)溝通,環(huán)環(huán)相扣。

首先,在項(xiàng)目啟動(dòng)階段,可以利用脈絡(luò)圖進(jìn)行多級(jí)事項(xiàng)拆解,脈絡(luò)圖還可以縱覽事項(xiàng)全貌,還支持用戶在脈絡(luò)圖查看事項(xiàng)協(xié)作過(guò)程,對(duì)各事項(xiàng)進(jìn)行拖拽,調(diào)整子孫關(guān)系。便于不同層級(jí)的人對(duì)事項(xiàng)進(jìn)行管理。先梳理清楚項(xiàng)目整個(gè)邏輯圖,接下來(lái)的工作自然就好辦了。

總的來(lái)說(shuō),飛項(xiàng)事項(xiàng)脈絡(luò)圖給項(xiàng)目管理提供了便利,為管理者展現(xiàn)了整個(gè)項(xiàng)目的全貌及各環(huán)節(jié)的進(jìn)度簡(jiǎn)況,如要把控環(huán)節(jié)進(jìn)度,也可通過(guò)脈絡(luò)圖快速跳轉(zhuǎn)。如果你還在為項(xiàng)目管理/進(jìn)度把控發(fā)愁,就千萬(wàn)不要錯(cuò)過(guò)這個(gè)個(gè)性化功能?？纯从脩魪埾壬侨绾瓮ㄟ^(guò)脈絡(luò)圖進(jìn)行項(xiàng)目的安排的:

其次,如果項(xiàng)目涉及的參與人員較多怎么辦?不用急,飛項(xiàng)支持事項(xiàng)多人派發(fā),支持母子任務(wù)派發(fā)給不同的協(xié)作人,分工協(xié)作更清晰。不用害怕任務(wù)分錯(cuò)的情況出現(xiàn)。事項(xiàng)可以通過(guò)點(diǎn)擊邀請(qǐng)協(xié)作人派發(fā)給微信好友或飛項(xiàng)協(xié)作人,該事項(xiàng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)入對(duì)方的日程,實(shí)時(shí)共享完成情況。

另外,每個(gè)事項(xiàng)都擁有專屬的IM,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在事項(xiàng)內(nèi)繼續(xù)發(fā)起待辦、會(huì)議等小任務(wù),也可以給溝通內(nèi)容標(biāo)記重點(diǎn)、進(jìn)展提醒,這樣項(xiàng)目負(fù)責(zé)人想要溝通和開(kāi)會(huì)、了解進(jìn)展,就不用在微信或者Q群等各種平臺(tái)來(lái)回跑的翻閱瀑布式的聊天記錄了。

最后,飛項(xiàng)擁有多種提醒形式:新消息提醒、執(zhí)行時(shí)間提醒、完成狀態(tài)提醒等。不管是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人還是參與的成員,都會(huì)收到不同狀態(tài)的提醒。

管理挑戰(zhàn)3:文件凌亂,調(diào)取困難。

張先生說(shuō),經(jīng)常有領(lǐng)導(dǎo)和客戶吐槽,服務(wù)器存儲(chǔ)的大量文件因?yàn)闆](méi)有分類整理,信息版本檢索不清晰,導(dǎo)致沒(méi)人愿意查閱,想要拿到最新版的資料也只能靠旁敲側(cè)擊打聽(tīng),導(dǎo)致每個(gè)環(huán)節(jié)得到的信息不準(zhǔn)確。

確實(shí),不同的項(xiàng)目階段對(duì)文件的依賴和管理都不大相同,即便同一個(gè)階段,也會(huì)產(chǎn)生大量不同類別的文檔,例如排期規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、進(jìn)度管理、風(fēng)險(xiǎn)控制、復(fù)盤(pán)總結(jié)等文件沉淀,沒(méi)有規(guī)范的文件管理SOP,難以建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)沉淀。

飛項(xiàng)價(jià)值3:分類沉淀,一鍵調(diào)取。

人的記憶是短暫的,但工具的記憶是最長(zhǎng)久的,利用平臺(tái)記錄文檔將有助于我們提高效率,并長(zhǎng)期提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的研發(fā)和測(cè)試能力。

好記性不如爛筆頭,利用飛項(xiàng)筆記功能,可以隨時(shí)隨地,開(kāi)會(huì)或討論期間都可以記錄一切靈感,關(guān)聯(lián)到相關(guān)事項(xiàng)中就不會(huì)忘記或丟失了。

飛項(xiàng)基于這個(gè)原理,還可以在空間匯聚項(xiàng)目一切過(guò)程沉淀,包含項(xiàng)目文件、過(guò)程文件、討論文件、背景文件等。此外,項(xiàng)目文件支持上傳、下載、重命名等多種操作。好好利用空間資源庫(kù),項(xiàng)目的回溯和傳承將不再困難。

事項(xiàng)中上傳或閱覽的文件都將自動(dòng)存儲(chǔ)在飛項(xiàng)文檔,永不丟失(2G免費(fèi)空間)。

飛項(xiàng)既方便又科學(xué)的解決了制造業(yè)新品研發(fā)到上市過(guò)程中項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)的管理。飛項(xiàng)以解決職場(chǎng)人的每件“事”為基點(diǎn),串聯(lián)因“事”產(chǎn)生的計(jì)劃要素、分工協(xié)作、過(guò)程溝通、及內(nèi)容沉淀,形成任務(wù)的完整閉環(huán),以解決個(gè)人待辦管理、項(xiàng)目協(xié)作、及團(tuán)隊(duì)工作統(tǒng)籌的任務(wù)管理工具。

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