“機關業(yè)務系統(tǒng)形成和收集的各類數(shù)據(jù)資源是國家數(shù)字檔案資源的重要組成部分。”
近日，國家檔案局印發(fā)《關于進一步加強機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的通知》，明確了業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作的總體要求、主要任務和工作安排。
并且將“遴選一批具有一定條件的單位先行先試，重點面向全流程線上運行的業(yè)務系統(tǒng)、電子證照制發(fā)管理系統(tǒng)、具備電子簽名功能的辦公自動化系統(tǒng)等開展電子文件歸檔和管理工作。”
在檔案數(shù)字化大潮下，泛微積極響應國家對檔案管理的政策。泛微文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠實現(xiàn)紙質檔案、電子檔案一體化管理，100%歸檔、防篡改、3秒可查、權限嚴密，讓數(shù)字化成果永久封存、可查可驗。
通過靈活集成的方式，助力更多政府機關推進機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作，打造政府的數(shù)字檔案室。
泛微如何協(xié)助政府機關進行業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理?
根據(jù)《通知》，要求從4個方面規(guī)范有序開展業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作：
1、健全業(yè)務系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范
政策要求：要健全業(yè)務系統(tǒng)歸檔制度規(guī)范，推動建立完善的業(yè)務系統(tǒng)歸檔管理制度和技術規(guī)范。
泛微解決方案：
目前，檔案已允許單獨以電子形式進行歸檔。
·借力電子流程讓制度落地：
泛微文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將政府機關的檔案管理制度嵌入電子化流程中，將管理和流程結合起來，經過相關人員審批、授權后方可由系統(tǒng)自動執(zhí)行。
實現(xiàn)從檔案的收集、著錄、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀為一體的全生命周期管理，全程以流程驅動，審批留痕，可記錄可追溯。
·全面適配信創(chuàng)環(huán)境：
泛微文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)全面適配國產化的環(huán)境、包含國產化的CPU、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件，全面滿足信創(chuàng)要求。
2、業(yè)務系統(tǒng)電子文件100%歸檔
政策要求：要完善業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能，保證業(yè)務系統(tǒng)能夠按照檔案工作要求完成電子文件形成、收集、整理、歸檔工作。
泛微解決方案：
泛微OA天然具備電子檔案管理的要素，在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔，能夠實現(xiàn)電子檔案100%歸檔。
·自動收集異構系統(tǒng)數(shù)據(jù)：
泛微提供多種系統(tǒng)集成方式，可以提供標準的接口被其他系統(tǒng)調用，可以主動開發(fā)調用其他系統(tǒng)接口。接口采集的數(shù)據(jù)及記錄統(tǒng)一以列表形式展示，采集記錄清晰可查。
通過接口可以快速集成來自政府機關各個業(yè)務系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)，包括各類公文、黨群工作文件、人事檔案、機關采購文件等。
組織中合同、公文、項目等業(yè)務場景中會產生大量文件。檔案系統(tǒng)中和這些業(yè)務場景機器流程關聯(lián)，自動收集業(yè)務檔案。
系統(tǒng)可以對符合要求對電子檔案進行登記，支持電子檔案對入庫前預處理，比如：分類、整理、排序、編目。在登記過程中對電子檔案對數(shù)量、元數(shù)據(jù)進行確認。
·支持文件和數(shù)據(jù)歸檔：
不僅支持對檔案數(shù)據(jù)的自動獲取，同時也支持以附件形式進行歸檔，最終實現(xiàn)異構系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。
3、完善檔案系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有效銜接
政策要求：要推進業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)有效銜接，通過歸檔接口實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間的信息交互和集成。
泛微解決方案：
泛微文書定加強了中臺能力，方便被集成和集成，主動采集形成統(tǒng)一檔案管理庫，檔案數(shù)據(jù)可以被異構系統(tǒng)調用。
提供可視化的接入配置，支持多種對接方式，泛微數(shù)字化檔案系統(tǒng)可方便與各個異構系統(tǒng)集成。
泛微身份核驗能力可以被各類系統(tǒng)調用，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動接收或者定時拉取。
泛微數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)支持多種數(shù)據(jù)源，提供報表分析工具，能夠抽取內部數(shù)據(jù)和外部集成數(shù)據(jù)，構建多種形式的報表和看板。
4、業(yè)務歸檔全流程安全可控
政策要求：要不斷提升數(shù)字檔案資源建設質量和管理水平，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)歸檔全流程安全可控、科學規(guī)范管理。
泛微解決方案：
泛微通過接入數(shù)字身份和電子簽名功能，讓業(yè)務系統(tǒng)歸檔全流程更安全、更可控。
·電子檔案防篡改：
國家明確電子檔案系統(tǒng)必須具備電子簽名能力，泛微對歸檔的業(yè)務系統(tǒng)文件自動加蓋電子簽名，助力電子檔案系統(tǒng)具備文件防篡改的能力。
·用戶行為歸檔：
用戶在檔案系統(tǒng)中的所有行為都會被日志記錄下來。檔案系統(tǒng)會對這些日志記錄添加數(shù)字簽名后再次存證，確保所有操作都出自用戶的真實身份與真實意愿，且內容防篡改。
對內實現(xiàn)操作可溯可查，對外能夠滿足監(jiān)管、審計等各方面的要求。
·檔案自動檢測：
為了確保業(yè)務系統(tǒng)電子檔案的真實性、完整性、可用性、可靠性，泛微文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可對其進行四性檢測，檢測完成后會自動生成報告。
·第三方存證形成證據(jù)鏈：
為了進一步保障電子檔案的安全性、有效性，所有歸檔的業(yè)務系統(tǒng)文件和數(shù)據(jù)都可以在權威的國家公證處或司法區(qū)塊鏈中存證，并且可出具存證報告，報告內容包括電子簽名過程、證書信息、認證記錄和存證信息。
泛微政府機關電子文檔歸檔應用場景
例如泛微協(xié)助政府單位進行電子公文歸檔，總體架構以《黨政機關電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T 39362-2020)為主要依據(jù)，全面貫徹國家電子政務總體框架，滿足國家相關標準和規(guī)范。
電子公文歸檔整個過程可分為文件收集、文件整理、文件移交、檔案接收等環(huán)節(jié)環(huán)節(jié)。遵守電子公文歸檔范圍的要求，完成電子公文及其元數(shù)據(jù)的收集。
在文件整理過程中，將完成組件和編號的擬歸檔電子公文整理到文件盒子(案卷)，按國家標準規(guī)范進行建立全宗卷。
覆蓋了電子公文的捕獲(或錄入)、轉換、組件、編號、封裝、移交檢測、移交登記、接收登記、接收確認等全過程。
公文辦理完成歸檔時，將公文的處理單、正文、附件、底稿生成新的PDF和OFD文件，并著錄元數(shù)據(jù)，符合檔案歸檔要求。
總結：
泛微文書定-數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)通過靈活的集成能力，與機關單位業(yè)務系統(tǒng)高效融合交互，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)的電子文件全流程數(shù)字化管理。
推進機關業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔與管理工作是優(yōu)化政務環(huán)境、打造數(shù)字政府的重要基礎性工作，是提升檔案治理和服務效能的有力舉措，對于加強政務信息化建設、推動公共數(shù)據(jù)開放共享、不斷提高數(shù)字化政務服務效能具有重要意義。
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