“我不管你怎么做,我只看結(jié)果。”

“結(jié)果不達(dá)標(biāo)就是你的問題,為什么別人可以完成,就你不行?”

“項(xiàng)目最重要的就是結(jié)果,你做的事情沒有效果,就是在做無效功。”

......

話聽起來很扎心,但現(xiàn)實(shí)就是如此。

在日本職場劇《我要準(zhǔn)時(shí)下班》中,也有諸如此類的場景。

在劇里,同樣都是公司的中層管理者,同樣是執(zhí)行項(xiàng)目,賤岳八重、三谷佳菜子和女主東山結(jié)衣的做法卻截然不同。賤岳八重和三谷佳菜子都是踐行“重結(jié)果輕過程”的工作原則,完全不考慮團(tuán)隊(duì)成員的處境和感受,最后不得人心,項(xiàng)目也沒有達(dá)到預(yù)期的效果。

而女主東山結(jié)衣卻認(rèn)為,不管是在日常工作中,還是在執(zhí)行項(xiàng)目的重要階段,管理者要做,是和團(tuán)隊(duì)成員一起參與到過程中,多和他們互動(dòng),實(shí)時(shí)跟進(jìn)和管理,最后才能達(dá)到1+1>2的效果,而不是高高在上,做“甩手掌柜”,一到點(diǎn)就要結(jié)果,這也是合格的管理者要忌諱的一點(diǎn)。

那作為項(xiàng)目的管理者,要怎么做好項(xiàng)目管理,才能高效協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員,輕松直觀了解項(xiàng)目的進(jìn)行狀態(tài),實(shí)時(shí)跟進(jìn)和解決問題,確保項(xiàng)目按時(shí)按質(zhì)完成呢?

結(jié)合我們公司的經(jīng)驗(yàn),我也提出小小的建議,不妨借助項(xiàng)目管理工具,用智能化的方式來管理項(xiàng)目,而不是人工化。像我們公司比較常用的是這款飛項(xiàng),大大提高了我們的辦事效率。

Step1:創(chuàng)建和分解項(xiàng)目,落實(shí)到人

搭構(gòu)好項(xiàng)目的大框架,如同夯實(shí)好大樓的地基。只有確定好項(xiàng)目的大目標(biāo),才能逐步分解成小目標(biāo),具體到每一步要做什么工作,落實(shí)到哪位團(tuán)隊(duì)成員,推動(dòng)項(xiàng)目順利開展。

在飛項(xiàng)上,項(xiàng)目管理者可以在新增的[項(xiàng)目]板塊上,根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建項(xiàng)目,填上項(xiàng)目的相關(guān)內(nèi)容、目標(biāo)時(shí)間等信息,并且邀請相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員,就可以創(chuàng)建項(xiàng)目了。如圖,創(chuàng)建的項(xiàng)目便是我們運(yùn)營部的第一季度的工作,這還只是大框架,接下來就是細(xì)化和填空了。

先把項(xiàng)目“大卸八塊”,創(chuàng)建一個(gè)一個(gè)具體的事項(xiàng),換句話說,就是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo),具體要做什么事,上文提到的運(yùn)營部的工作,我們主要是做雙微平臺(tái)、小紅書平臺(tái)、抖音等幾個(gè)平臺(tái)的運(yùn)營工作,然后根據(jù)“一個(gè)蘿卜一個(gè)坑”的原則,把事項(xiàng)各自分配給負(fù)責(zé)各平臺(tái)的團(tuán)隊(duì)成員。而且還能把某一協(xié)作人設(shè)為“責(zé)任人”,更方便項(xiàng)目管理。

Step2:清晰脈絡(luò),掌控大局

在飛項(xiàng)中,項(xiàng)目管理者可以在[項(xiàng)目看板]中看到自己創(chuàng)建或參與的項(xiàng)目,每個(gè)項(xiàng)目的完成度也能清晰看到。而且點(diǎn)擊進(jìn)入某一項(xiàng)目,在[項(xiàng)目概覽]中還可以看到該項(xiàng)目的具體內(nèi)容,比如,項(xiàng)目動(dòng)態(tài)、事項(xiàng)總數(shù)、事項(xiàng)完成度等等。值得一提的是,增設(shè)的[排行榜]可以清晰看到各團(tuán)隊(duì)成員的完成情況,卷起來吧。

如果想更詳細(xì)了解該項(xiàng)目成員在項(xiàng)目中的日程安排,還可以點(diǎn)擊[成員日程]進(jìn)行查看。成員總共要完成多少個(gè)日程,已完成多少個(gè),都可以清楚看到。在執(zhí)行時(shí),出現(xiàn)某些原因,需要及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目的時(shí)候,可以以此為參考,根據(jù)成員的日程情況,重新分配事項(xiàng),這也能避免工作分配不均的情況。

此外,每個(gè)事項(xiàng)創(chuàng)建后還會(huì)自動(dòng)生成[脈絡(luò)圖],這是我最喜歡的功能,如果說把整個(gè)大項(xiàng)目比作是一棵大樹,那母事項(xiàng)是主枝干,子事項(xiàng)和孫事項(xiàng)便是主枝干萌發(fā)出來的細(xì)枝干,項(xiàng)目管理者和團(tuán)隊(duì)成員可以通過這些“枝干”,清晰掌握項(xiàng)目的整體架構(gòu)以及各部分工作內(nèi)容和進(jìn)展。

Step3:日程管理,按步執(zhí)行

對項(xiàng)目管理者來說,管理一個(gè)項(xiàng)目不是什么難題,但多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí),恨不得自己能三頭六臂,清楚拿捏每一個(gè)項(xiàng)目。在新增的[今日看板]板塊上,除了了看到自己的日程,還能看到我關(guān)注、我派發(fā)和派發(fā)給我的事項(xiàng),同時(shí)還能自定義篩選,根據(jù)需要管理事項(xiàng),很方便。相關(guān)協(xié)作人也是同個(gè)道理。

Step4:實(shí)時(shí)溝通,提高效率

在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí),溝通不及時(shí)也是最忌諱的點(diǎn)。在之前的工作中,好幾次都是因?yàn)闇贤ú患皶r(shí),干坐著等意見反饋,最后等了個(gè)寂寞,耽誤了項(xiàng)目的進(jìn)度。在飛項(xiàng)中,可以借助項(xiàng)目IM來解決這個(gè)問題,什么時(shí)候要開會(huì),就在直接在上面“預(yù)約會(huì)議”吱一聲,有什么重要信息要注意的,就直接“標(biāo)重點(diǎn)”,省去查閱的時(shí)間。

在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,當(dāng)出現(xiàn)新的工作需求,產(chǎn)生新的工作安排時(shí),還可以直接在項(xiàng)目IM中,點(diǎn)擊“創(chuàng)建事項(xiàng)”來新建新的事項(xiàng),非常方便?？倸w就一句話,做項(xiàng)目管理,便捷高效才是王道。

Step5:早計(jì)劃晚總結(jié),雙管齊下

除了每天的日報(bào)提醒,現(xiàn)在飛項(xiàng)還推出了晚總結(jié)的推送提醒,告訴你今天工作的完成情況,按照我的理解,這也類似是復(fù)盤的功能,復(fù)盤總結(jié)你今天的工作效率,可以及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

這對推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展也有一定幫助。

總的來說,做成為合格的項(xiàng)目管理者,是要懂得如何去安排和調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員,去推動(dòng)項(xiàng)目順利完成。像現(xiàn)在市面上也有這么多項(xiàng)目管理工具,可以借助它們來管理項(xiàng)目,飛項(xiàng)是我們一直在用的軟件,真心覺得還不錯(cuò),推薦大家可以試試。

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