電子招采,即為電子招標(biāo)采購(gòu)。在私營(yíng)部門,招采被視為一項(xiàng)旨在提高企業(yè)盈利能力的策略性職能。人們認(rèn)為招采有利于優(yōu)化供應(yīng)商管理、簡(jiǎn)化流程、獲取更優(yōu)價(jià)格,進(jìn)而降低“底線”。

而在公有部門,“底線”的概念沒(méi)有那么明確的定義——沒(méi)有要支付的股東分紅,也沒(méi)有公開宣布的利潤(rùn)(或虧損)公告。不過(guò),在現(xiàn)有的資金范圍內(nèi)最大限度地提高產(chǎn)出則很有必要。

電子招采如何為企業(yè)帶來(lái)巨大效益?高亞科技憑著十多年市場(chǎng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),以旗下產(chǎn)品8MSaaS SPM電子招采系統(tǒng)為例,從以下3方面入手,為你的企業(yè)帶來(lái)巨大效益:

1、招采策略

在尋源和比較方面,招采特定的產(chǎn)品和服務(wù)(如證券交易所的對(duì)盤系統(tǒng)、衍生品交易系統(tǒng))比招采標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品和服務(wù)(如iPhone、PC服務(wù)器)更難。

在極端情況下,公司可能決定采用單一的招采策略,其中包括從單一供應(yīng)商處獲取優(yōu)質(zhì)的專用產(chǎn)品和服務(wù),目的是招采非常專業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)。

在另一個(gè)極端情況下,同一家公司可能采用完全不同的策略,其中可能包括諸如使用集中招采來(lái)節(jié)省招采成本的選擇。集中招采將整個(gè)招采活動(dòng)集中在一個(gè)主要的權(quán)力來(lái)源之內(nèi),目的是招采標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品和服務(wù)。

一家公司可能會(huì)采用使用了核心采購(gòu)周期的招采策略。該公司通過(guò)持續(xù)要約或正向拍賣向一組固定供應(yīng)商訂購(gòu),同時(shí)使用外包招采進(jìn)行較大的臨時(shí)采購(gòu)。

這家公司可能會(huì)為他們的項(xiàng)目尋找短期材料和勞動(dòng)力,或者在日常使用的材料和服務(wù)(如辦公用品和清潔)上采用競(jìng)價(jià),獲取最優(yōu)價(jià)格。

為了獲得項(xiàng)目所需的所有材料和服務(wù),擁有項(xiàng)目導(dǎo)向業(yè)務(wù)的公司將會(huì)需要基于項(xiàng)目的招采。以項(xiàng)目為基礎(chǔ)的招采管理包括用于確保項(xiàng)目招采成功、招采會(huì)計(jì)和項(xiàng)目會(huì)計(jì)正確完成的流程。

由此看出,招采產(chǎn)品品類需求的多樣性必然導(dǎo)致招采方式多樣性,而招采方式的差異決定企業(yè)的招采運(yùn)營(yíng)成本。

8MSaaS電子招采系統(tǒng)提供方便易用的電子采購(gòu)計(jì)劃功能,能有效地滿足企業(yè)針對(duì)不同采購(gòu)種類走不同的采購(gòu)流程的問(wèn)題。

系統(tǒng)還提供項(xiàng)目管理功能,支持采購(gòu)需求管理以招采項(xiàng)目的形式進(jìn)行,并以項(xiàng)目物料清單(BOM)的形式進(jìn)行采購(gòu)物料和采購(gòu)數(shù)量的規(guī)劃,做到招采需求的提出具有計(jì)劃性與規(guī)范性。

在8MSaaS電子招采系統(tǒng),整個(gè)招采過(guò)程中各相關(guān)部門信息共享,責(zé)任清晰,以成本最小化為目的,實(shí)現(xiàn)整體利益最大化的招采行為。

2、供應(yīng)商管理策略

除了上述招采策略外,8MSaaS電子招采系統(tǒng)的供應(yīng)商管理通常還會(huì)采用以下策略:

● 供應(yīng)商招募和優(yōu)化

由于競(jìng)爭(zhēng)可以降低價(jià)格,企業(yè)定期招募新供應(yīng)商能維持供應(yīng)商間的競(jìng)爭(zhēng)。企業(yè)選擇出最優(yōu)的新舊供應(yīng)商組合,這些供應(yīng)商提供最優(yōu)惠的價(jià)格和最好的條款。

這個(gè)過(guò)程通常意味著公司不斷地招募新的供應(yīng)商,同時(shí)淘汰那些能力較差的供應(yīng)商,因?yàn)檫@些供應(yīng)商無(wú)法根據(jù)所需的條款和價(jià)格提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

但是,較舊的招采系統(tǒng)和企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)大多數(shù)都無(wú)法支持這種策略,因?yàn)檫@些系統(tǒng)是基于亨利·福特(Henry Ford)的合作計(jì)劃供應(yīng)鏈模型,而不是持續(xù)招募和優(yōu)化模型。

不過(guò),這也是現(xiàn)代企業(yè)常用的策略?；诖?8MSaaS SPM電子招采系統(tǒng)支持公開招募供應(yīng)商,企業(yè)按需設(shè)置預(yù)選問(wèn)卷和發(fā)布招募公告,從而判定其是否通過(guò)資格預(yù)審。

8MSaaS電子招采系統(tǒng)管理供應(yīng)商的優(yōu)勢(shì)在于,每次交易都能實(shí)時(shí)自動(dòng)采集供應(yīng)商的客觀績(jī)效數(shù)據(jù),還可以結(jié)合直接接收供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)的用戶對(duì)他們的主觀績(jī)效評(píng)估,這對(duì)全面科學(xué)地評(píng)估供應(yīng)商、動(dòng)態(tài)優(yōu)化供應(yīng)商非常有價(jià)值。

●風(fēng)險(xiǎn)管理

越來(lái)越多公司從海外獲取供應(yīng),他們?cè)絹?lái)越關(guān)注這條供應(yīng)鏈的風(fēng)險(xiǎn)管理。雖然這些國(guó)家能夠以極具競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格提供產(chǎn)品,但這些優(yōu)勢(shì)可能會(huì)被國(guó)家風(fēng)險(xiǎn)所抵消。

對(duì)于短時(shí)間合作的供應(yīng)商,控制和監(jiān)督一般憑借合作的合同就可以完成。但是對(duì)于計(jì)劃長(zhǎng)期進(jìn)行合作的供應(yīng)商,由于空間和時(shí)間的限制,企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)管和控制就相對(duì)很難。

因此,對(duì)于計(jì)劃長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商進(jìn)行監(jiān)管和控制的方法是實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)共享,增加雙方信息透明度。

8MSaaS SPM電子招采系統(tǒng)能夠監(jiān)測(cè)供應(yīng)商的變化以便主動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。

通過(guò)對(duì)供應(yīng)商的靜態(tài)信息及動(dòng)態(tài)信息進(jìn)行360°全面的管理,企業(yè)可以及時(shí)了解供應(yīng)商的相關(guān)信息,對(duì)于存在的問(wèn)題要及時(shí)分析解決,從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效地控制和監(jiān)督。

此外,企業(yè)在系統(tǒng)內(nèi)利用價(jià)格指標(biāo)、供貨及時(shí)性指標(biāo)、質(zhì)量指標(biāo)等對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià),根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果實(shí)施獎(jiǎng)罰,有利于促進(jìn)供應(yīng)商改進(jìn),從而降低交易風(fēng)險(xiǎn)。

3、利用技術(shù)

8MSaaS SPM電子招采技術(shù)解決方案支持端對(duì)端供應(yīng)商管理和采購(gòu)到付款走向自動(dòng)化。

包括供應(yīng)商招募、供應(yīng)商資格預(yù)審、資格審查、評(píng)估和選擇、尋源請(qǐng)求、采購(gòu)申請(qǐng)、招標(biāo)投標(biāo)、簽訂合同、交付和驗(yàn)收,開發(fā)票和付款,令你的企業(yè)可以更有效地運(yùn)行。

在沒(méi)有人為干預(yù)的情況下,你能做的越多,你就有越多的時(shí)間關(guān)注無(wú)法自動(dòng)化的任務(wù),比如策略性采購(gòu)或合同管理,這樣出現(xiàn)導(dǎo)致重大損失的錯(cuò)誤就越少。

8MSaaS對(duì)采購(gòu)每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤與管理,從需求到交付,對(duì)企業(yè)采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行科學(xué)管控,把采購(gòu)中人為干預(yù)的程度降低。

比如在產(chǎn)品和服務(wù)交付方面,8MSaaS SPM電子招采系統(tǒng)提供嚴(yán)密的流程與監(jiān)控機(jī)制管理整個(gè)交付的過(guò)程,記錄與跟蹤交付的具體進(jìn)度與狀態(tài),及時(shí)解決交付過(guò)程中的各種問(wèn)題以確保交付的順利完成。

完整交付完成后,自動(dòng)生成的電子發(fā)票將通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送給企業(yè),然后企業(yè)生成付款申請(qǐng),付款申請(qǐng)審批通過(guò)后即可進(jìn)行付款安排。

8MSaaS電子招采系統(tǒng)支持不同的付款方式,并且系統(tǒng)會(huì)多維度跟蹤付款進(jìn)度和狀態(tài)(如按照采購(gòu)訂單的時(shí)間,負(fù)責(zé)部門,供應(yīng)商等)。

企業(yè)要增加效益,控制開支成本同樣必不可少。8MSaaS SPM可以管理整個(gè)企業(yè)的開支,系統(tǒng)實(shí)時(shí)自動(dòng)匯總開支數(shù)據(jù),分類整個(gè)組織架構(gòu)的開支費(fèi)用,更好地降低企業(yè)成本,提高運(yùn)營(yíng)績(jī)效,并確保所有開支嚴(yán)格合規(guī),有效預(yù)防欺詐行為。

不管企業(yè)的規(guī)模如何,它通常都需要多個(gè)招采策略來(lái)滿足不同的招采需求。而適當(dāng)?shù)碾娮诱胁上到y(tǒng)必須能夠支持一系列常用(如上文所述)的招采策略。

像8MSaaS SPM這樣的電子招采系統(tǒng)完全支持上述所有策略,還能規(guī)范招采流程,簡(jiǎn)化中間環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化端到端電子招采,助推企業(yè)效益最大化。綜上所述,電子招采系統(tǒng)能夠給企業(yè)帶來(lái)巨大效益,現(xiàn)在就來(lái)申請(qǐng)8MSaaS SPM電子招采系統(tǒng)免費(fèi)試用吧。

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